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Das Flex Office verändert die Arbeitsorganisation grundlegend. Klassische Büros mit fest zugewiesenen Arbeitsplätzen weichen einem Modell, in dem die Mitarbeitenden ihren Platz je nach Tagesbedarf reservieren. Diese Flexibilität nutzt die Fläche besser und passt zur hybriden Arbeit.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen, das Flex Office zu verstehen und einzuführen. Sie erfahren die konkreten Schritte, die Herausforderungen und die Lösungen für eine gelungene Umstellung.
Eine Organisation ohne zugewiesene Arbeitsplätze: Alle wählen ihren Platz je nach Tätigkeit aus spezialisierten Zonen.
Den Nutzen messen
Tiefere Immobilienkosten, mehr Selbstbestimmung, attraktiver Arbeitgeber, Lebensqualität am Arbeitsplatz: Das Flex Office verändert vieles.
Menschliche Herausforderungen vorwegnehmen
Fehlende Orientierung, schwächeres Zugehörigkeitsgefühl, Umgang mit Veränderung: Begleitung und klare Regeln lösen diese Reibungen.
Die Einführung gut gestalten
Analyse, modulare Möbel, Akustikkabinen, Reservierungstools, Führung über Ziele: Der Erfolg hängt von mehreren Faktoren ab.
Was ist das Flex Office?
Definition und Grundprinzip
Das Flex Office ist eine Arbeitsorganisation, in der die Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz haben. Sie reservieren ihren Platz je nach Bedarf und Tätigkeit des Tages. Dieser Ansatz verändert die klassische Büronutzung, weil er auf Flexibilität und eine bessere Nutzung der Fläche setzt.
Das Prinzip beruht auf einem berechneten Verhältnis zwischen Mitarbeitenden und verfügbaren Arbeitsplätzen. Ein Unternehmen mit 100 Angestellten kann zum Beispiel gut mit 70 Arbeitsplätzen funktionieren. Grundlage ist die Analyse der tatsächlichen Anwesenheit und der hybriden Arbeitsweisen.
Das Flex Office braucht digitale Tools für die Reservierung. Die Mitarbeitenden planen ihren Tag und wählen den Raum, der zu ihren Aufgaben passt. So passt sich das Arbeitsumfeld jeder Tätigkeit an.
Die Norm ISO 23351-1 legt fest, wie die Schallreduktion von Akustikkabinen gemessen und eingestuft wird. Sie gibt Ihnen einen objektiven Massstab für Vertraulichkeit und akustischen Komfort in flexiblen Arbeitsräumen.
Das flexible Büro gibt es in mehreren Formen, je nach Zielen des Unternehmens:
Hot Desking
Kein fester Arbeitsplatz, jede Person wählt ihren Platz jeden Tag neu.
Desk Sharing
Die Arbeitsplätze werden zwischen den Teams geteilt, die sich mit einem Planungstool im Alltag organisieren.
Eigene Bereiche
Für jede Art von Tätigkeit gibt es einen eigenen Bereich.
Activity Based Working ist die umfassendste Form des Flex Office. Es bietet eigene Zonen für jede Tätigkeit: Konzentrationsbereiche für Einzelarbeit, Zonen für Teambesprechungen und Pausenbereiche für informellen Austausch.
Diese Organisation nutzt die Fläche besser, weil sie spezialisierte Umgebungen schafft. Jede Zone erfüllt bestimmte Bedürfnisse, mit passender Einrichtung und Ausstattung.
Die Vorteile des Flex Office für Ihr Unternehmen
Tiefere Kosten und bessere Nutzung der Fläche
Das Flex Office senkt die Immobilienkosten deutlich. Unternehmen sparen, weil sie ihre Flächen besser auslasten. Wenig genutzte Räume fallen weg.
Die bessere Nutzung erlaubt es, die Gesamtfläche zu verkleinern oder mehr Mitarbeitende in denselben Räumen unterzubringen. Das lohnt sich besonders in Städten, wo Immobilien ein grosser Kostenfaktor sind.
Zu den Vorteilen gehört auch ein besserer Umgang mit Spitzenzeiten. Die Räume passen sich der schwankenden Anwesenheit an, je nach Zeit, Projekt oder Anlass. So lassen sich überdimensionierte Investitionen vermeiden.
Belegungsdaten zeigen, dass ein grosser Teil der klassischen Arbeitsplätze täglich leer bleibt. Das Flex Office macht aus dieser Ineffizienz eine Chance, Kosten und Fläche zu sparen.
Mehr Wohlbefinden für die Mitarbeitenden
Die Lebensqualität am Arbeitsplatz steigt dank verschiedener Räume. Die Mitarbeitenden wählen ihr Umfeld je nach Aufgabe und Stimmung. Diese Freiheit stärkt Zufriedenheit und Engagement.
Das Flex Office entspricht dem Wunsch jüngerer Generationen nach Flexibilität. Es passt gut zu hybriden Arbeitsmodellen und bietet Räume für unterschiedliche Formen der Anwesenheit.
Rückmeldungen von Kundinnen und Kunden bestätigen: Lärm zermürbt und ermüdet, und die Mitarbeitenden brauchen Momente, um aufzutanken, zur Ruhe zu kommen und sich zurückzuziehen.
Verschiedene Arbeitsumgebungen fördern Kreativität und Produktivität. Konzentrationsbereiche erlauben vertieftes Arbeiten, Zonen für Zusammenarbeit regen Ideen und Austausch an.
Vorteil
Einsparungen
Flexibilität
Produktivität
Talente gewinnen
Nutzen
Deutlich tiefere Kosten
Freie Wahl des Umfelds
Räume passend zur Aufgabe
Zeitgemässes Bild
Wirkung
Besseres Budget
Zufriedene Mitarbeitende
Höhere Leistung
Einfachere Rekrutierung
Nachteile und Herausforderungen des Flex Office
Die Umstellung auf das Flex Office bringt Herausforderungen, die ein strukturiertes Vorgehen verlangen. Widerstand gegen Veränderung ist das grösste Hindernis bei der Umgestaltung von Arbeitsräumen.
Fehlende Orientierung und Zugehörigkeit
Ohne eigenen Arbeitsplatz können sich manche Mitarbeitende verunsichert fühlen. Das betrifft vor allem Personen, die an ihrem Platz und ihren Gewohnheiten hängen.
Die Umgewöhnung kann die Produktivität vorübergehend senken. Die Mitarbeitenden müssen neue Routinen entwickeln und sich an täglich wechselnde Umgebungen gewöhnen.
Widerstand gegen Veränderung zeigt sich bei vielen Flex-Office-Projekten. Er entsteht oft durch zu wenig Kommunikation oder eine ungenügende Begleitung der Teams.
Technische und organisatorische Herausforderungen
Ein gut funktionierendes Reservierungssystem ist eine wichtige technische Aufgabe. Die digitalen Tools müssen einfach und zuverlässig sein, damit im Alltag kein Ärger entsteht.
Mobile Ausstattung wird im Flex Office unverzichtbar. Die Mitarbeitenden brauchen Laptops, Headsets und Zubehör, damit sie an jedem Platz gut arbeiten können.
Schulungen für Teams und Führungskräfte sind eine nötige Investition. Führungskräfte müssen ihren Stil anpassen und neue Fähigkeiten entwickeln, um verteilte Teams zu führen.
Wie führen Sie das Flex Office in Ihrem Unternehmen ein?
Analyse und Vorbereitung
Ein erfolgreiches Flex-Office-Projekt beruht auf einer gründlichen Analyse der heutigen Nutzung. Sie zeigt Arbeitsweisen, besondere Bedürfnisse und organisatorische Einschränkungen des Unternehmens.
Die Analyse zeigt Anwesenheitsgewohnheiten, Arten von Tätigkeiten und den Austausch zwischen Teams. Diese Daten leiten die Planung der Räume und die Grösse der einzelnen Zonen.
Wer die Mitarbeitenden schon in der Planung einbezieht, sichert die Akzeptanz des Projekts. Fragebögen zu den Arbeitsweisen erfassen Erwartungen und zeigen, worauf zu achten ist.
Ein typischer Fragebogen behandelt mehrere Themen: Häufigkeit der Anwesenheit, Arten von Tätigkeiten, Bedarf an Vertraulichkeit, bevorzugte Umgebung und technische Einschränkungen. Diese Angaben leiten die Entscheidungen zur Einrichtung.
Unsere Erfahrung mit vielen Unternehmen zeigt, wie wichtig diese Vorbereitung ist. Die erfolgreichsten Projekte nehmen sich viel Zeit für Analyse und Vorbereitung.
Einrichtung der Räume und Ausstattung
Das Flex Office gliedert den Raum in drei Hauptzonen: Konzentration, Zusammenarbeit und Begegnung. So sind die unterschiedlichen Tätigkeiten im Tagesverlauf abgedeckt.
Empfohlen werden 70 % Einzelarbeitsplätze und 30 % gemeinsame Bereiche. Dieses Verhältnis passt sich Branche und Unternehmenskultur an. Die Arbeitsräume sollten verschiedene Umgebungen bieten.
Akustiklösungen spielen eine zentrale Rolle für den Erfolg des Flex Office. Akustikkabinen bieten Rückzug für Telefonate und Videokonferenzen, ohne den offenen Bereich zu stören. Bei knappem Budget gibt es generalüberholte Kabinen mit Herstellergarantie über das Programm «Work With Me Again».
Zonen für Teamarbeit brauchen gute Technik: gemeinsame Bildschirme, Videokonferenzsysteme und eine starke Verbindung. Diese Tools erleichtern die Zusammenarbeit und erhalten die Produktivität.
Checkliste für die Einführung in 10 Schritten:
Analyse der heutigen Nutzung
Ziele festlegen
Räume planen
Ausstattung wählen
Reservierungstools wählen
Teams schulen
Die Veränderung kommunizieren
Pilotprojekt in einer Testzone
Anpassungen und Verbesserungen
Breite Einführung
So einfach war Büroausstattung noch nie.
Unsere Kabinen gibt es im Leasing mit einer Laufzeit von mindestens 24 und bis zu 60 Monaten.
Die wichtigsten Räume für ein gelungenes Flex Office
Räume für Konzentration und Rückzug
Akustikkabinen sind ein zentrales Element eines gelungenen Flex Office. Sie bieten den nötigen Rückzug für Telefonate, Videokonferenzen und Aufgaben, die viel Konzentration verlangen.
Ruheräume bieten eine stille Umgebung für vertieftes Arbeiten. Diese Einzelbereiche erfüllen das Bedürfnis nach Ruhe in einem offenen, oft ablenkenden Umfeld.
Kabinen für eine Person zeigen das gut: Sie bieten Platz für berufliche Telefonate, ohne die Kolleginnen und Kollegen zu stören. So bleibt die Vertraulichkeit gewahrt, und der offene Bereich bleibt ruhig.
Einzelarbeitsplätze ergänzen diese Rückzugsorte. Sie bieten ein halb geschlossenes Umfeld für Aufgaben, die mittlere Konzentration verlangen.
Zonen für Zusammenarbeit und Besprechungen
Flexible Besprechungsräume passen sich verschiedenen Formaten an. Sie eignen sich für formelle Sitzungen ebenso wie für kreative Brainstormings.
Informelle Bereiche für Zusammenarbeit fördern spontanen Austausch. Diese entspannten Zonen regen die Kreativität an und stärken den Teamzusammenhalt.
Integrierte Technik erleichtert die Zusammenarbeit: Touchscreens, Bildschirmfreigabe und Videokonferenztools. So bleibt der Austausch effizient.
Nach der Norm ISO 23351-1 zertifizierte Kabinen bieten einen gemessenen Schallschutz. So eignen sie sich für heikle Gespräche und vertrauliche Besprechungen.
Flex Office und Führung: den Führungsstil anpassen
Der Weg zur Führung über Ziele
Das Flex Office verändert die Führung grundlegend: Ergebnisse zählen mehr als Anwesenheit. Dazu braucht es mehr Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden.
Selbstständigkeit wird zum Kern der Führung in einem flexiblen Umfeld. Die Teams übernehmen mehr Verantwortung und organisieren sich stärker selbst. Diese Freiheit fördert Engagement und Leistung.
Passende Leistungskennzahlen ersetzen die klassische Sichtkontrolle. Sie machen die Beurteilung objektiver und richten die Begleitung auf die Ziele aus.
Die Teams arbeiten stärker bereichsübergreifend. Projekte bringen verschiedene Kompetenzen in Räumen zusammen, die zum jeweiligen Bedarf passen.
Kommunikation und Teamzusammenhalt
Digitale Tools werden wichtig, um den Zusammenhalt in einem verteilten Umfeld zu erhalten. Plattformen für die Zusammenarbeit erleichtern den Austausch und stärken den Teamgeist.
Teamrituale werden im Flex Office wichtiger. Diese gemeinsamen Momente stärken die Beziehungen und erhalten die Unternehmenskultur.
Begegnungsorte fördern informelle Kontakte. Diese entspannten Zonen gleichen die geringere räumliche Nähe aus und regen spontanen Austausch an.
Rückmeldungen von Kundinnen und Kunden betonen, wie schnell Work With Island vom Verkauf bis zur Logistik reagiert, damit die Kabinen reibungslos und einfach aufgestellt werden.
Gute Führungspraxis:
• Klare und messbare Ziele festlegen
• Regelmässige Gespräche mit den Teams planen
• Tools für die Zusammenarbeit gut nutzen
• Verbindende Teamrituale pflegen
„Wir haben ein Bewertungssystem von 1 bis 5 verwendet. Die Kabinen erhielten eine Bewertung von 4,6/5, was ausgezeichnet ist. Einige Kommentare erwähnen sogar „Zu wenige Kabinen" – was zeigt, dass die Mitarbeitenden mehr davon möchten."
Cyrille Picard
Technischer Leiter bei Siemens
Technik und Tools für ein gut funktionierendes Flex Office
Reservierungssysteme und Raumverwaltung
Mobile Reservierungs-Apps bilden das technische Herzstück des Flex Office. Sie ermöglichen die Raumplanung in Echtzeit und eine bessere Auslastung der verfügbaren Flächen.
Eine intelligente Planung analysiert die Nutzungsgewohnheiten und macht persönliche Vorschläge. Das verbessert die Nutzung und die Effizienz der Räume.
Belegungsanalysen liefern wertvolle Daten für laufende Verbesserungen. Sie zeigen wenig genutzte Zonen und leiten Anpassungen der Einrichtung.
Gute Reservierungstools verkürzen die Suche nach einem Arbeitsplatz deutlich. Das spart Zeit und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Akustiklösungen und Ausstattung
Schallschutz ist in offenen, flexiblen Räumen ein wichtiges Thema. Akustiklösungen schützen die Konzentration und die Vertraulichkeit der Gespräche.
Eine integrierte Lüftung sorgt für Komfort in geschlossenen Räumen. Sie hält die Luft in Kabinen und Konzentrationsbereichen frisch.
Gute Anschlüsse gehören in jeden Bereich: Steckdosen, Ports und Ladestationen. So lässt sich überall ohne Unterbrechung arbeiten.
Ausstattung von B Corp-zertifizierten Herstellern, in Europa gefertigt, erfüllt hohe Ansprüche an Qualität und Umweltverantwortung. Das gibt Sicherheit für langlebige Investitionen.
Empfohlene Technik:
• Einfache Reservierungsplattform
• Belegungssensoren in Echtzeit
• Zertifizierte Akustiklösungen
• Vollständige Anschluss-Infrastruktur
Gut zu wissen:
Die Kabinen von Work With Island werden in Europa gefertigt. Das Unternehmen ist seit 2025 B-Corp-zertifiziert. Zur Produktqualität gehören 5 Jahre Herstellergarantie, die Zertifizierung nach ISO 23351-1 (Klasse A für Island Solo und Island Desk) und eine Testphase von 100 Tagen mit voller Rückerstattung. Eine dreifache Sicherheit für eine langfristige Investition.
Ihr Flex-Office-Fahrplan in 8 Punkten:
Das Flex Office definieren Eine Organisation ohne zugewiesene Arbeitsplätze: Alle wählen ihren Platz je nach Tätigkeit aus mehreren eigenen Zonen.
Die passende Variante wählen Vollständig flexibel, teilweise flexibel, hybrid: Das Verhältnis von Arbeitsplätzen zu Mitarbeitenden und der Anteil Home Office bestimmen die passende Form für Ihre Kultur.
Die Einsparungen beziffern Geteilte Möbel, weniger Fläche, tiefere Nebenkosten: Die Einsparungen zeigen sich schon im ersten Jahr nach der Umstellung.
Das Wohlbefinden verbessern Freie Wahl des Umfelds, Selbstständigkeit, Balance zwischen Beruf und Privatleben: Das Flex Office entspricht den Erwartungen jüngerer Generationen.
Menschliche Reibungen vorwegnehmen Kein eigener Platz mehr, Umgang mit persönlichen Sachen, Zugehörigkeit: Begleitung der Veränderung und klare gemeinsame Regeln einplanen.
Reservierung und Verwaltung ausrüsten Reservierungs-App, persönliche Fächer, klare Beschilderung: Die Technik erleichtert den Alltag.
Die Führung anpassen Führung über Ziele und Ergebnisse, mehr Kommunikation, regelmässige Gespräche: Die Führungskraft sichert den Teamzusammenhalt auch auf Distanz.
Work With Island begleitet Ihre Umstellung
Work With Island bietet ein vollständiges Sortiment an zertifizierten Akustikkabinen für flexible Arbeitsräume. Unsere Modelle Island Solo, Island Desk, Island Duo und Island Quattro fügen sich gut in ein Flex Office ein und schaffen die nötigen Rückzugs- und Konzentrationsbereiche.
Zertifizierte Erfahrung: Unsere B-Corp-Zertifizierung 2025 und die Fertigung in Europa zeigen unser Engagement für Qualität und eine verantwortungsvolle Produktion.
Bewährte Erfahrung: Mehr als 4000 Kundinnen und Kunden vertrauen uns. Vom Start-up bis zu Grossunternehmen wie Decathlon, LVMH und L'Oréal begleiten wir Projekte jeder Grösse.
Flexible Lösungen: Der Aufbau dauert 30 Minuten bis weniger als eine Stunde, ohne Umbau. Unsere 100 Tage Testphase mit voller Rückerstattung sichert Ihre Investition ab. Mit Leasing ab 68 € pro Monat können Sie schrittweise ausstatten.
Denken Sie über eine Umstellung auf das Flex Office nach?
Kontaktieren Sie Work With Island und erfahren Sie, wie unsere Akustikkabinen Ihre Arbeitsräume verbessern können. Fordern Sie Ihr persönliches Angebot an und profitieren Sie von unserer Erfahrung.
Möchten Sie mehr über unsere Telefonkabinen für Büros erfahren?
Füllen Sie dieses Formular aus und erhalten Sie unseren Produktratgeber direkt per E-Mail. Ein klares und vollständiges PDF mit Modellen, Maßen, Optionen und Preisen.
Um zu verstehen, zu vergleichen und ohne Zeitverlust voranzukommen.
Häufige Fragen zum Flex Office
Was ist das Flex Office?
Das Flex Office ist eine Arbeitsorganisation, in der die Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz haben. Sie reservieren ihren Platz je nach Bedarf und Tätigkeit des Tages. So werden die Flächen besser genutzt, und die Teams gewinnen an Flexibilität.
Welche Vorteile hat das Flex Office?
Die wichtigsten Vorteile sind deutlich tiefere Immobilienkosten, eine bessere Nutzung der Räume und mehr Flexibilität für die Mitarbeitenden. Das Flex Office fördert den Austausch zwischen Teams und passt die Räume den verschiedenen Tätigkeiten an.
Welche Nachteile hat das Flex Office?
Die grössten Schwierigkeiten sind fehlende persönliche Orientierung und Widerstand gegen Veränderung. Manche Mitarbeitende fühlen sich weniger zugehörig. Die Einführung verlangt Investitionen in Technik und Schulung.
Wie führt man das Flex Office ein?
Der Erfolg beginnt mit einer Analyse der Nutzung und dem frühen Einbezug der Mitarbeitenden. Es braucht verschiedene Raumtypen und gute Reservierungstools. Die Begleitung der Veränderung und die Schulung der Führungskräfte sind entscheidend. Bei knappem Budget gibt es generalüberholte Kabinen.
Was ist der Unterschied zwischen Flex Office und Desk Sharing?
Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Personen gleiche Arbeitsplätze. Das Flex Office geht weiter und bietet verschiedene Raumtypen für unterschiedliche Tätigkeiten. Es betrachtet die Arbeitsorganisation und die Nutzung als Ganzes.
Passt das Flex Office zu jedem Unternehmen?
Das Flex Office passt besonders zu Unternehmen mit Home Office, mobilen Teams oder vielfältigen Tätigkeiten. Weniger geeignet ist es für Arbeitsplätze mit spezieller Ausstattung. Eine Analyse vorab zeigt, ob es machbar ist und welche Anpassungen nötig sind.
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