À retenir
Echte Einsparungen
Bessere Nutzung der Fläche, tiefere Immobilienkosten, geteilte Ausstattung: Das Flex Office verkleinert den Platzbedarf des Unternehmens, ohne auf Komfort zu verzichten.
Mehr Produktivität
Das passende Umfeld für jede Tätigkeit, einfachere Zusammenarbeit, bessere Konzentration: Der richtige Raum für die richtige Aufgabe macht die Arbeit deutlich effizienter.
Ein starkes HR-Argument
Selbstbestimmung, Flexibilität, Lebensqualität am Arbeitsplatz: Das Flex Office entspricht den Erwartungen jüngerer Generationen und macht Arbeitgeber attraktiver.
Eine Organisation, die sich weiterentwickelt
Modulare Möbel, umstellbare Räume, hybride Arbeit: Das Unternehmen passt sich Veränderungen an, ohne alles neu einzurichten.
Was ist das Flex Office und warum lohnt es sich?
Definition des Flex Office
Das Flex Office ist eine Arbeitsorganisation, in der die Mitarbeitenden keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz haben. Der Ansatz beruht auf Desk Sharing: Die Teams wählen ihren Platz je nach Tagesbedarf. Das Flex Office kombiniert Bereiche für Zusammenarbeit, Zonen für Konzentration und flexible Besprechungsräume.
Unternehmen haben gezeigt, dass sich Bürofläche deutlich besser nutzen lässt, ohne dass die Produktivität der Teams leidet. Diese Veränderung zeigt gut, wie sich das klassische Arbeitsumfeld neu denken lässt.
Hybride Arbeit als Treiber
Hybride Arbeit mit Home Office hat die Einführung des Flex Office beschleunigt. Viele Unternehmen kombinieren Flex Office und Home Office zu einem flexiblen Arbeitsumfeld. Das entspricht den Erwartungen der Mitarbeitenden, die mehr Flexibilität im Arbeitsalltag suchen.
Die drei verbreitetsten Formen des Flex Office sind:
Hot Desking
Kein fester Arbeitsplatz, jede Person wählt ihren Platz jeden Tag neu.
Desk Sharing
Die Arbeitsplätze werden zwischen den Teams geteilt, die sich mit einem Planungstool im Alltag organisieren.
Eigene Bereiche
Für jede Art von Tätigkeit gibt es einen eigenen Bereich.
Die 8 wichtigsten Vorteile des Flex Office
Bessere Nutzung der Fläche und tiefere Kosten
Der erste Vorteil betrifft die Nutzung der Fläche und tiefere Immobilienkosten. Unternehmen sparen bei den Immobilienkosten deutlich. Die Einsparung entsteht durch eine bessere Auslastung der Büros und weniger benötigte Fläche.
Die Rechnung ist einfach: Mit regelmässigem Home Office reichen weniger Arbeitsplätze pro Person als in einer klassischen Organisation.
Mehr Produktivität und Zusammenarbeit
Verschiedene Arbeitsbereiche passen das Umfeld an die Aufgabe an. Offene Austauschzonen fördern spontane Zusammenarbeit, spezialisierte Bereiche steigern die Produktivität.
Talente gewinnen und halten
Das Flex Office wird zu einem wichtigen Argument bei der Rekrutierung. Eine grosse Mehrheit der Bewerberinnen und Bewerber sieht Flexibilität als Kriterium bei der Wahl des Arbeitgebers. Der Ansatz verbessert das Wohlbefinden und stärkt die Arbeitgebermarke.
Anpassungsfähigkeit und Wachstum
Die flexible Organisation passt sich veränderten Teamgrössen und befristeten Projekten an. So lässt sich auch schnelles Wachstum ohne grosse Immobilieninvestitionen bewältigen.
Gut zu wissen:
Ein Flex Office mit wirksamen Akustiklösungen auszustatten, ist eine Investition, die die Liquidität belasten kann, besonders während der Umstellung. Work With Island bietet Leasing über 24 bis 60 Monate an, mit Kaufoption für 1 € am Vertragsende. Die Raten beginnen bei 68 € pro Monat für eine Island Solo und reichen bis 170 € pro Monat für eine Island Quattro. Die Kabine wird als Betriebsaufwand verbucht und bindet kein Kapital.
Die Herausforderungen des Flex Office und ihre Lösungen
Lärm und Vertraulichkeit
Die grösste Herausforderung sind Lärm und fehlende Vertraulichkeit. Offene Räume erzeugen Lärm, der die Konzentration stört.
Die Lösung sind eigene akustische Bereiche und schalldämmende Kabinen für vertrauliche Telefonate.
Weniger Zugehörigkeitsgefühl
Ohne festen Platz kann die Orientierung verloren gehen. Das lässt sich mit Begegnungsorten und regelmässigen Teamritualen lösen.
Organisation und Verwaltung der Ressourcen
Die Verwaltung der Ressourcen braucht gute Flex-Office-Tools für die Raumreservierung und die Verfügbarkeit des Materials. Eine durchdachte Logistik vermeidet täglichen Ärger.
Diese Herausforderungen lassen sich mit einem strukturierten Vorgehen meistern, wie unsere Erfahrungen aus vielen Projekten mit flexiblen Räumen zeigen.
Ce qui change avec une cabine Island : le bruit
Une échelle de référence
30 dB
Flüstern / Bibliothek
60 dB
Normale Unterhaltung
70 dB
Lebhaftes Grossraumbüro
Aussen
65 dB (lebhafte Unterhaltung)
Innen
37 dB (Bibliothek)
So gelingt die Einführung des Flex Office
Die wichtigsten Schritte der Umstellung
Eine erfolgreiche Einführung des Flex Office folgt einer bewährten Methode. Die Arbeitnehmervertretung sollte früh einbezogen werden, da sich die Arbeitsbedingungen ändern. In Frankreich ist die Anhörung des CSE sogar Pflicht. Viele Unternehmen gehen nach dem Prinzip «Test and Learn» vor und starten mit einer Pilotphase.
Die wichtigsten Schritte:
• Analyse der Bedürfnisse und der heutigen Nutzung
• Einbezug der Arbeitnehmervertretung
• Pilotphase in einer Testzone
• Anpassungen nach den Rückmeldungen
• Schrittweise Einführung
Einrichtung und Ausstattung
Die Einrichtung sollte verschiedene Zonen bieten: Bereiche für Zusammenarbeit, Konzentrationszonen, flexible Besprechungsräume. Technische Ausstattung (gutes WLAN, mobile Bildschirme) und modulare Möbel sind unverzichtbar.
Begleitung der Veränderung
Die Begleitung der Teams entscheidet über den Erfolg des Projekts. Schulungen zum neuen Umfeld und ein angepasster Führungsstil sind entscheidend, damit das Flex Office angenommen wird.
Checkliste für die Einführung:
• Analyse der Bedürfnisse der Nutzenden
• Einbezug der Arbeitnehmervertretung
• Gestaltung der neuen Räume
• Pilotphase von 3 Monaten
• Schulung der Teams
• Reservierungstools
• Akustiklösungen
• Auswertung und Anpassungen
„Die Work With Island-Kabinen fügen sich harmonisch in unsere Einrichtungsprojekte ein und verbinden zeitgenössische Ästhetik mit Gebrauchskomfort. Die Zusammenarbeit schätzen wir sehr, weil ihr Ansatz vollständig mit unserer Philosophie übereinstimmt: Ressourcen schonen, indem wir langlebiges Mobiliar entwickeln, das in Frankreich aus verantwortungsvollen Materialien hergestellt wird."
Martin Hallégouet
Innenarchitekt und Studioleiter bei Bluedigo
Die 8 wichtigsten Punkte zum Flex Office
- Fläche und Kosten besser nutzen
Weniger belegte Quadratmeter, geteilte Möbel, tiefere Immobilienkosten: Die Einsparungen des Flex Office zeigen sich schon im ersten Jahr.
- Die Produktivität fördern
Alle wählen das passende Umfeld für ihre Tätigkeit: Konzentrationszonen, Bereiche für Zusammenarbeit, Akustikkabinen für Telefonate.
- Die Zusammenarbeit stärken
Teams begegnen sich, tauschen sich aus und überwinden ihre Silos: Das Flex Office fördert den Informationsfluss auf Augenhöhe.
- Talente gewinnen und halten
Selbstbestimmung, Flexibilität und ein gutes Arbeitsumfeld gehören bei unter 35-Jährigen zu den wichtigsten Kriterien bei der Wahl des Arbeitgebers.
- Vertraulichkeit trotz Offenheit
Island Solo für vertrauliche Telefonate, Island Duo für Gespräche: Heikle Themen bleiben geschützt.
- Lärm wirksam angehen
Nach ISO 23351-1 zertifizierte Kabinen (Klasse A oder B je nach Modell), die den Lärm um 28,7 bis 31,1 dB reduzieren, klar markierte Ruhezonen, gemeinsame Regeln für Telefonate.
- Sich an Veränderungen anpassen
Wachstum oder Abbau, neue Teams, mehr Home Office: Das Flex Office folgt den Veränderungen ohne teure Neuplanung.
- Die Umstellung methodisch vorbereiten
Partizipative Workshops mit den Teams, Reservierungssystem, Begleitung der Veränderung: Der Erfolg hängt ebenso von der Methode ab wie von den Möbeln.
Work With Island begleitet Ihr Flex-Office-Projekt
Das Flex Office bringt viele Vorteile, aber auch neue akustische Herausforderungen. Work With Island bietet Akustikkabinen, die für flexible Räume gedacht sind: Island Solo (1 Person), Island Desk (längere Arbeitsphasen), Island Duo (Besprechungen) und Island Quattro (Teams).
Seit 2018 begleiten wir mehr als 4000 Unternehmen, darunter Engie, Decathlon, LVMH und Qonto. Wir sind B Corp-zertifiziert (2025), unsere Kabinen werden in Europa gefertigt, mit kurzen Wegen und rezyklierbaren Materialien.
Die konkreten Vorteile unserer Kabinen:
• Aufbau ohne Umbau in 30 Minuten bis weniger als einer Stunde
• 100 Tage Testphase mit kostenloser Rücknahme
• 5 Jahre Garantie auf alle Produkte
• Schallreduktion bis zu 31,1 dB, zertifiziert nach der Norm ISO 23351-1 (Klasse A für Island Solo und Island Desk)
Island Solo
- Um bei einem Gespräch ungestört zu sein
- Um sich kurz vom Lärm zu isolieren
- Um zwischen zwei Besprechungen durchzuatmen
Island Desk
- Zur Vorbereitung eines Meetings
- Um ungestört an einem Projekt weiterzuarbeiten
- Um an einer Fernschulung teilzunehmen
Island Duo
- Für die Arbeit zu zweit, ohne andere zu stören
- Für vertrauliche Vorstellungsgespräche
- Für die Vorbereitung einer Besprechung zu zweit
Island Quattro
- Für Teambesprechungen
- Für Videokonferenzen mit mehreren Personen
- Für Brainstormings oder Nachbesprechungen
Réactivité
Kostenloses Angebot innert 24 Stunden. Ein Team, das telefonisch für Ihre Fragen da ist und das Angebot an Ihre Situation anpasst.
Einfachheit
Eine Steckdose, 30 Minuten bis knapp eine Stunde Aufbau, kein Umbau. Ihre Kabine ist noch am selben Tag einsatzbereit.
Qualität
In Europa gefertigt, PEFC-zertifizierte Materialien, Schallschutz nach ISO 23351-1 (Klasse A für Island Solo und Island Desk). 5 Jahre Garantie.
Wirksamkeit
Bis zu 31,1 dB Schallreduktion. Ihre Teams finden sofort Konzentration und Vertraulichkeit.
Foire aux questions
Was ist das Flex Office?
Das Flex Office ist eine Arbeitsorganisation, in der die Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz haben und ihren Platz nach Bedarf wählen. Es kombiniert Desk Sharing, Bereiche für Zusammenarbeit und Konzentrationszonen, um die Büros besser zu nutzen.
Was sind die wichtigsten Vorteile des Flex Office?
Zu den Vorteilen gehören deutliche Einsparungen bei den Immobilienkosten, bessere Zusammenarbeit, mehr Anziehungskraft auf Talente und Anpassung an veränderte Teams. Das Flex Office steigert die Produktivität, weil es für jede Aufgabe den passenden Raum bietet.
Wie geht man im Flex Office mit Lärm um?
Lärm ist die grösste Herausforderung im Flex Office. Lösungen sind eigene akustische Bereiche, schalldämmende Kabinen für vertrauliche Telefonate und eine Aufteilung in Zonen nach dem gewünschten Geräuschpegel.
Passt das Flex Office zu jedem Unternehmen?
Das Flex Office eignet sich besonders für Unternehmen mit Home Office, Projektteams oder schwankendem Wachstum. Damit es gut funktioniert, braucht es aber eine Kultur der Zusammenarbeit und passende digitale Werkzeuge.
Muss die Arbeitnehmervertretung bei der Einführung des Flex Office einbezogen werden?
In Frankreich ist die Anhörung des CSE Pflicht, weil das Flex Office die Arbeitsbedingungen verändert. Auch anderswo lohnt sich der frühe Einbezug: So lassen sich Widerstände vorwegnehmen und das Projekt an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen.
Was kostet die Einführung des Flex Office?
Die Anfangsinvestition (Einrichtung, Tools, Schulung) wird durch deutliche Einsparungen bei den Immobilienkosten ausgeglichen. Die Investition zahlt sich meist schon im ersten Jahr aus.
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