À retenir
Den Rahmen setzen
Eine gemeinsame Vision festlegen, von der Geschäftsleitung getragen, mit messbaren Zielen, die über weniger Fläche hinausgehen.
Die Teams mitnehmen
Die Mitarbeitenden von Anfang an einbeziehen, mit Workshops, Umfragen und einem Netzwerk von Botschafterinnen und Botschaftern.
Einige Monate testen
Vor der breiten Einführung ein Pilotprojekt von 3 bis 6 Monaten mit einem freiwilligen Team starten.
Die Organisation anpassen
Mit regelmässigen Umfragen und schnellen Anpassungen steuern, statt einen starren Plan durchzusetzen.
1. Vision und erwarteten Nutzen festlegen
Die Umstellung beginnt mit einer gemeinsamen Vision. Tiefere Immobilienkosten, bessere Zusammenarbeit, flexible Organisation: Die Ziele hängen vom Unternehmen ab. Ein Flex-Office-Projekt, das nur auf weniger Fläche zielt, stösst auf mehr Widerstand als eines, das auch einen spürbaren Nutzen für die Mitarbeitenden bringt.
Die Geschäftsleitung trägt das Projekt öffentlich. Ohne dieses sichtbare Engagement auf höchster Ebene sehen die Teams darin eine reine Sparmassnahme, und die Akzeptanz bleibt schwach. Die Ziele sollten messbar und gemeinsam getragen sein: angestrebte Belegung, Zufriedenheit der Mitarbeitenden, Kennzahlen zur Zusammenarbeit zwischen Teams.
2. Die Mitarbeitenden von Anfang an einbeziehen
Wer die Mitarbeitenden früh einbezieht, verwandelt Widerstand in Mitarbeit. Partizipative Workshops zeigen Ängste, besondere Bedürfnisse und Vorschläge für die Einrichtung. Eine Umfrage zu den Arbeitsgewohnheiten zeigt die tatsächliche Nutzung, die berücksichtigt werden muss.
Gemeinsam erarbeitete Regeln fördern die Akzeptanz. Reservierung, Clean Desk, Regeln zur Akustik: Teams, die diese Regeln selbst festlegen, halten sie besser ein als solche, denen sie vorgegeben werden. Botschafterinnen und Botschafter in jeder Abteilung bilden ein Netzwerk, das die Kommunikation erleichtert und Reibungen laufend meldet.
3. Während des ganzen Projekts kommunizieren
Frühe und regelmässige Kommunikation entschärft Gerüchte. Die Teams sollten Zeitplan, Ziele, erwarteten Nutzen und nächste Schritte kennen. Schweigen zwischen zwei Phasen nährt die Unsicherheit, besonders bei heiklen Themen wie dem Wegfall des festen Arbeitsplatzes.
Mehrere Kanäle ergänzen sich: Teamsitzungen vor Ort für die Emotionen, Intranet für die Entscheide, Mailings für die Meilensteine, interne FAQ für wiederkehrende Fragen. Offenheit über getroffene Abwägungen stärkt die Glaubwürdigkeit des Projekts.
Der Verlust des eigenen Arbeitsplatzes braucht besondere Aufmerksamkeit. Persönliche Fächer, gestaltbare Zonen, mobiler Stauraum: Alles, was ein Stück persönlichen Raum erhält, erleichtert die Akzeptanz.
4. Vor der breiten Einführung ein Pilotprojekt starten
Ein Pilotprojekt begrenzt die Risiken und liefert Belege. Ein freiwilliges Team aus mehreren Berufen testet das neue System während 3 bis 6 Monaten. So zeigen sich konkrete Probleme, die kein Plan vorhersehen kann: Engpässe zu Spitzenzeiten, zu starre Reservierungsregeln, zu wenige vertrauliche Räume.
Diese Kennzahlen sollten Sie im Pilotprojekt verfolgen: Belegung pro Zone, Zufriedenheit der Mitarbeitenden, wahrgenommene Qualität der Tools, qualitative Rückmeldungen zu täglichen Ärgernissen. Anpassungen erfolgen rasch, damit Probleme vor der breiten Einführung gelöst sind.
„Was uns die Mitarbeitenden zurückgemeldet haben: Lärm ist anstrengend und ermüdend. Sie brauchen Momente, um sich zu erholen, zur Ruhe zu kommen und sich zurückzuziehen. Die Kabine ermöglicht es, sich vollständig zu isolieren und in einer Atmosphäre ohne Lärm zu sein."
Jérôme Bourdon
Mitgründer von WiiSmile
5. Führungskräfte und Teams schulen
Führungskräfte für hybride Führung schulen
Das Flex Office verändert die Rolle der Führungskraft. Ohne ständigen Sichtkontakt zum Team wechselt sie von Führung über Anwesenheit zu Führung über Ziele. Das verlangt neue Fähigkeiten: messbare Ziele festlegen, Teamrituale vor Ort und auf Distanz gestalten, schwache Signale ohne Sichtkontrolle erkennen.
Die Führungskräfte sollten vor den Teams geschult werden. Eine eigene Schulung zur hybriden Führung, mit Fokus auf Vertrauen und Selbstständigkeit, bereitet sie auf diesen Wandel vor.
Die Teams in die neue Nutzung einführen
Praktische Schulungen erleichtern den Einstieg. Die Mitarbeitenden lernen, die Reservierungs-App zu nutzen, die gemeinsamen Regeln einzuhalten und für jede Tätigkeit den passenden Raum zu wählen. Eine kurze, konkrete Einführung zum Start reicht, ergänzt durch verstärkten technischen Support in den ersten Wochen.
Eine persönliche Begleitung der skeptischsten Personen verhindert, dass sie abspringen. Einzelgespräche, Tandems mit Botschafterinnen und Botschaftern, Übergangslösungen: Jeder Einzelfall verdient eine passende Antwort statt einer starren Regel.
6. Laufend steuern und anpassen
Die Umstellung endet nicht mit der Einführung. Zufriedenheitsumfragen, in den ersten Monaten monatlich und danach pro Quartal, zeigen die Entwicklung der Stimmung. Ein Begleitgremium aus HR, Geschäftsleitung und Botschafterinnen und Botschaftern entscheidet anhand der Daten über Anpassungen.
Schnelle Anpassungen stärken das Vertrauen. Ein erkanntes Problem sollte in Wochen, nicht in Monaten gelöst werden. Wer Anpassungen aufgrund von Rückmeldungen sichtbar macht, zeigt, dass das Projekt lebt und nicht starr ist.
Der Erfolg zeigt sich über die Zeit: Nutzung der Tools, dauerhaft hohe Zufriedenheit, weniger Wünsche nach Rückkehr zum alten Modell, bessere Kennzahlen zur Zusammenarbeit.
Gut zu wissen:
Wer während einer Umstellung über Ausstattung entscheidet, braucht Flexibilität. Work With Island bietet für seine Akustikkabinen eine Testphase von 100 Tagen mit voller Rückerstattung, wenn Sie nicht überzeugt sind. So können Sie die Island-Kabinen in einem Flex-Office-Pilotprojekt testen, die Rückmeldungen der Teams sammeln und die Bestellung anpassen, bevor Sie sich festlegen.
Die drei häufigsten Widerstände
Der Verlust des eigenen Arbeitsplatzes
Der feste Arbeitsplatz ist ein symbolisches Revier, nicht nur ein Ort zum Arbeiten. Sein Wegfall wird als Abwertung oder fehlende Anerkennung erlebt. Was hilft: abschliessbare persönliche Fächer, gestaltbare Zonen mit erlaubten Fotos oder persönlichen Gegenständen und verstellbare ergonomische Möbel, die sich an jede Person anpassen.
Die Angst vor Lärm und fehlender Konzentration
Die Sorge vor einem dauerhaft lauten Grossraumbüro ist oft der erste Einwand. Ihr begegnen Sie mit Zonierung (ruhige Konzentrationsbereiche, Zonen für Zusammenarbeit, Pausenbereiche) und eigenen Akustiklösungen wie den Akustikkabinen von Work With Island für Aufgaben, die Vertraulichkeit oder tiefe Konzentration verlangen.
Die Sorge vor Kontrolle und weniger Selbstständigkeit
Manche Mitarbeitende fürchten, dass Reservierungssystem und Belegungssensoren zur Überwachung dienen. Offenheit über die Nutzung der Daten, eine schriftliche Zusage zu den begrenzten Zwecken und Führung über Ziele statt über Anwesenheit entschärfen diese Sorge.
Was eine Kabine von Work With Island verändert: der Lärm
Une échelle de référence
30 dB
Flüstern / Bibliothek
60 dB
Normale Unterhaltung
70 dB
Lebhaftes Grossraumbüro
Aussen
65 dB (lebhafte Unterhaltung)
Innen
37 dB (Bibliothek)
Ihr Fahrplan für die Umstellung in 6 Phasen
- Vision und erwarteten Nutzen festlegen
Messbare Ziele setzen, von der Geschäftsleitung getragen, die über weniger Fläche hinausgehen.
- Die Mitarbeitenden von Anfang an einbeziehen
Partizipative Workshops, Umfragen zur Nutzung und Botschafterinnen und Botschafter in jeder Abteilung.
- Während des ganzen Projekts kommunizieren
Sitzungen, Intranet, Mailings und FAQ kombinieren, um Gerüchte und Sorgen zu entschärfen.
- Vor der breiten Einführung ein Pilotprojekt starten
Während 3 bis 6 Monaten mit einem freiwilligen Team testen und vor der Ausweitung anpassen.
- Führungskräfte und Teams schulen
Zuerst die Führungskräfte für hybride Führung schulen, danach die Teams in die neue Nutzung einführen.
- Laufend steuern und anpassen
Regelmässige Umfragen, ein Begleitgremium und schnelle Anpassungen, damit die Veränderung dauerhaft verankert wird.
Work With Island begleitet Ihre Umstellung auf das Flex Office
Eine gelungene Umstellung auf das Flex Office beruht ebenso auf der menschlichen Seite wie auf Akustiklösungen, die gemeinsame Räume im Alltag angenehm machen. Die Akustikkabinen Island Solo, Island Desk, Island Duo und Island Quattro schaffen ruhige Rückzugsorte, die auch lärmempfindliche Mitarbeitende überzeugen.
Unser Sortiment an Akustikkabinen
Island Solo
- Um bei einem Gespräch ungestört zu sein
- Um sich kurz vom Lärm zu isolieren
- Um zwischen zwei Besprechungen durchzuatmen
Island Desk
- Zur Vorbereitung eines Meetings
- Um ungestört an einem Projekt weiterzuarbeiten
- Um an einer Fernschulung teilzunehmen
Island Duo
- Für die Arbeit zu zweit, ohne andere zu stören
- Für vertrauliche Vorstellungsgespräche
- Für die Vorbereitung einer Besprechung zu zweit
Island Quattro
- Für Teambesprechungen
- Für Videokonferenzen mit mehreren Personen
- Für Brainstormings oder Nachbesprechungen
Unsere Zusagen
Aufbau ohne Umbau: 30 Minuten für eine Einzelkabine, weniger als eine Stunde für die Besprechungsmodelle. Anders als klassische Trennwände stehen unsere Kabinen sofort bereit und lassen sich versetzen, wenn sich Ihre Organisation verändert. Das passt gut zu den häufigen Anpassungen in einem neuen Flex Office.
Bewährte Erfahrung: Die B Corp-Zertifizierung 2025 und mehr als 4000 Kundinnen und Kunden zeigen unser technisches Know-how. Die nach ISO 23351-1 zertifizierten Kabinen bieten eine gemessene und gleichbleibende Leistung.
In Europa gefertigt
100 Tage Testphase für Ihre Kabine, mit voller Rückerstattung, wenn Sie nicht überzeugt sind
5 Jahre Garantie auf alle unsere Kabinen, damit Sie unbesorgt arbeiten.
Ein seit 2025 B-Corp-zertifiziertes Unternehmen.
Braucht Ihr Flex-Office-Projekt passende Akustiklösungen?
Kontaktieren Sie Work With Island für ein Gespräch über Ihre Bedürfnisse und entdecken Sie unsere nach ISO 23351-1 zertifizierten Kabinen.
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Häufige Fragen zur Umstellung auf das Flex Office
Wie lange dauert eine erfolgreiche Umstellung auf das Flex Office?
Rechnen Sie je nach Grösse der Organisation mit 6 bis 12 Monaten. Analyse und Planung dauern 2 bis 3 Monate, das Pilotprojekt 3 bis 6 Monate und die schrittweise Einführung weitere 3 bis 6 Monate. Eine überstürzte Umstellung in wenigen Wochen führt oft zu teuren Rückschritten.
Wie gewinnt man skeptische Mitarbeitende?
Zuhören und frühes Einbeziehen entschärfen die meisten Bedenken. Partizipative Workshops, Umfragen zur tatsächlichen Nutzung, Botschafterinnen und Botschafter in jeder Abteilung: So werden Skeptische zu Mitgestaltenden. Bei schwierigen Fällen braucht es weiterhin eine persönliche Begleitung, wenn nötig mit Übergangslösungen.
Wie misst man den Erfolg der Umstellung?
Die Kennzahlen verbinden Zahlen und Eindrücke: Belegung der Räume, Zufriedenheit der Mitarbeitenden laut Umfrage, Nutzung der Reservierungstools, wahrgenommene Qualität der Räume, Kennzahlen zur Zusammenarbeit zwischen Teams. Bleiben diese Werte über mehrere Quartale stabil, ist die neue Organisation verankert.
Muss die Arbeitnehmervertretung bei der Umstellung einbezogen werden?
In Frankreich ist die Anhörung des CSE bei jeder Veränderung der Arbeitsorganisation Pflicht. Auch anderswo lohnt sich der Einbezug der Arbeitnehmervertretung. Eine Betriebsvereinbarung sichert das Projekt rechtlich ab und klärt die Regeln. Unser Leitfaden zur Einführung des Flex Office geht näher auf die rechtlichen und organisatorischen Fragen ein.
Wie geht man während der Umstellung mit Lärm um?
Lärm ist die häufigste Beschwerde der Mitarbeitenden im Flex Office. Helfen können eine klare akustische Zonierung (Konzentrationsbereiche, Zonen für Zusammenarbeit), absorbierende Materialien und Akustikkabinen für Telefonate und vertrauliche Aufgaben. Die Island-Kabinen sind in weniger als einer Stunde aufgebaut und erlauben eine schnelle Antwort auf die Rückmeldungen aus dem Pilotprojekt.
Wie beginnt man ein Flex-Office-Pilotprojekt?
Wählen Sie ein freiwilliges Team, das mehrere Berufe und Nutzungsprofile vertritt. Statten Sie den Pilotbereich von Anfang an mit Akustiklösungen und Reservierungstools aus. Planen Sie wöchentliche Treffen, um Reibungen zu erkennen und rasch anzupassen. Das Pilotprojekt dauert 3 bis 6 Monate, bevor über die Ausweitung entschieden wird.
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