À retenir
Analysieren
Die tatsächliche Belegung der Arbeitsplätze während 4 Wochen messen, um die künftige Einrichtung zu dimensionieren.
Rahmen setzen
Die Home-Office-Regelung festlegen und die Arbeitnehmervertretung vor jeder Veränderung einbeziehen.
Ausstatten
Verwaltungstools und Akustiklösungen wählen, die zur Nutzung passen.
Steuern
Zufriedenheit und Belegung laufend messen, um das System anzupassen.
Wie führen Sie das Flex Office in Ihren Büros ein?
Schritt 1: Die heutige Organisation analysieren
Die Analyse bildet die Basis für die Einführung des Flex Office. In dieser Phase werden die heutigen Arbeitsgewohnheiten, die tatsächliche Belegung der Arbeitsplätze und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfasst.
Die Belegung sollte während vier Wochen gemessen werden. Die Ergebnisse zeigen meist einen deutlichen Unterschied zwischen tatsächlicher und theoretischer Belegung. Dieser Unterschied rechtfertigt den Wechsel zum flexiblen Büro auch wirtschaftlich. Die Analyse zeigt zudem Spitzen und Flauten in der Nutzung, die für die Planung der künftigen Einrichtung wichtig sind.
Schritt 2: Die Regeln festlegen und die Arbeitnehmervertretung einbeziehen
Die Home-Office-Regelung gibt dem Flex Office seine Struktur. Sie legt Präsenztage, Reservierungsregeln und besondere Bedingungen für einzelne Teams fest.
Das gemischte Modell mit Büro- und Home-Office-Tagen ist weit verbreitet. Es nutzt die Büros besser und erhält die Zusammenarbeit. Die Reservierungsregeln sollten einfach und fair bleiben.
In Frankreich ist die Anhörung des CSE bei jeder Veränderung der Organisation gesetzlich vorgeschrieben. Auch anderswo lohnt sich der frühe Einbezug der Arbeitnehmervertretung. Er verlangt eine sorgfältige Vorbereitung der wirtschaftlichen und sozialen Argumente. Die Vertretung der Mitarbeitenden sollte den Nutzen für die Angestellten verstehen, bevor eine Betriebsvereinbarung verhandelt wird.
Schritt 3: Die Verwaltungstools wählen
Software für das Flex Office automatisiert die Reservierung der Räume. Eine mobile App ermöglicht eine einfache Nutzung. Die Anbindung an die bestehenden IT-Systeme vermeidet doppelte Eingaben.
Wichtige Funktionen sind die Reservierung in Echtzeit und der Umgang mit Überschneidungen. Nutzungsstatistiken zeigen, wo sich etwas verbessern lässt. Die Bedienung sollte so einfach sein wie eine Hotelbuchung.
Schritt 4: Die Räume einrichten
Die Einrichtung des Flex Office beruht auf verschiedenen Raumtypen für unterschiedliche Arbeitsweisen. Konzentrationszonen, Bereiche für Zusammenarbeit, Besprechungsräume und Pausenzonen werden nach ihrer Funktion verteilt.
Ein ausgewogenes Verhältnis gliedert den Raum zwischen Einzelarbeitsplätzen, Bereichen für Zusammenarbeit und Pausenzonen. Es passt sich der jeweiligen Branche an. Der offene Bereich bleibt der grösste Teil, wird aber um spezialisierte Zonen ergänzt.
Möbel und Stauraum
Ergonomische Möbel passen sich der flexiblen Nutzung an. Persönliche Fächer ersetzen feste Tische als Stauraum. Die Clean-Desk-Regel hält die gemeinsamen Bereiche sauber und ordentlich.
Vernetzte Fächer mit Badge-Zugang schützen persönliche Gegenstände. Das beruhigt die Mitarbeitenden und erleichtert den Alltag.
Diese Raumtypen sollten Sie einplanen
• Modulare Einzelarbeitsplätze
• Offene Bereiche für Zusammenarbeit
• Ausgestattete Besprechungsräume
• Akustikkabinen von Work With Island für Vertraulichkeit
• Ruhige Konzentrationszonen
• Pausen- und Begegnungsbereiche
• Bereiche für Kreativität und Brainstorming
• Empfangs- und Durchgangszonen
Wie führen Sie das Flex Office in Ihren Büros ein?
Schritt 5: Die akustische Qualität sichern
Lärm gehört zu den häufigsten Beschwerden von Angestellten im Grossraumbüro und im Flex Office. Deshalb ist die Akustik ein zentrales Thema jeder Einrichtung. Wie gut Lärm behandelt wird, entscheidet stark darüber, ob die neue Arbeitsweise angenommen wird.
Schallschutz beruht auf mehreren sich ergänzenden Ansätzen: mobile Trennwände zur Gliederung des Raums, absorbierende Materialien gegen Nachhall und Akustikkabinen für ruhige Rückzugsorte.
Die Akustiklösungen von Work With Island
Die Island-Akustikkabinen sind eine wirksame Antwort auf dieses Problem. Sie sind nach ISO 23351-1 zertifiziert (Klasse A für Island Solo und Island Desk) und erreichen bis zu 31,1 dB Schallreduktion bei der Island Desk. Aufbau in 30 Minuten bis weniger als einer Stunde, gefertigt in Europa.
Mehrere Lösungen stehen zur Wahl:
• Akustikkabinen von Work With Island: bis zu 31,1 dB, Aufbau in weniger als einer Stunde
• Mobile Trennwände: flexible Gliederung des Raums
• Absorbierende Paneele: allgemeine akustische Behandlung
Ce qui change avec une cabine Island : le bruit
Une échelle de référence
30 dB
Flüstern / Bibliothek
60 dB
Normale Unterhaltung
70 dB
Lebhaftes Grossraumbüro
Aussen
65 dB (lebhafte Unterhaltung)
Innen
37 dB (Bibliothek)
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Schritt 6: Die Veränderung begleiten
Die Begleitung der Teams entscheidet stark über den Erfolg. Change Management bereitet die Mitarbeitenden auf die Veränderung vor. Schulungen für Führungskräfte stärken ihre neuen Führungskompetenzen.
Führung im Flex Office setzt auf Ziele statt auf Sichtkontrolle. Vertrauen und Selbstständigkeit werden zur Basis der Zusammenarbeit. Die Kommunikation über Ziele und erwarteten Nutzen sollte offen bleiben.
Teamleben und Zusammenhalt
Das Teamleben braucht neue Rituale, die zu hybrider Arbeit passen. Treffen vor Ort werden wichtiger. Begegnungsorte erleichtern informelle Kontakte, die die Unternehmenskultur prägen.
Wöchentliche Rituale vor Ort stärken die Beziehungen. Digitale Tools ergänzen den direkten Austausch, ersetzen ihn aber nicht.
Gute Führungspraxis:
• Klare und messbare Ziele festlegen
• Regelmässige Einzel- und Teamgespräche führen
• Teamrituale vor Ort beibehalten
• Vertrauen und Selbstständigkeit fördern
• Kommunikationstools an den Bedarf anpassen
• Informelle gesellige Momente bewahren
Schritt 7: Eine Betriebsvereinbarung absichern
Eine Betriebsvereinbarung zum Flex Office sichert die Veränderung rechtlich ab. Sie legt die praktischen Regeln fest. Eine Testphase erlaubt es, die Regeln nach den Erfahrungen anzupassen. Regelmässige Auswertungen messen, wie gut das System funktioniert.
Die Verhandlung mit der Arbeitnehmervertretung (in Frankreich mit dem CSE) bestimmt den Inhalt der Vereinbarung. Wichtige Klauseln betreffen die Organisation der Räume und die Rechte der Angestellten. Eine regelmässige Überarbeitung ermöglicht die Anpassung an rechtliche und organisatorische Veränderungen.
Einige rechtliche Punkte, die Sie beachten sollten:
• Einbezug der Arbeitnehmervertretung (in Frankreich Pflicht)
• Gleichbehandlung
• Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz
• Recht auf Nichterreichbarkeit
• Klar definierte Reservierungsregeln
• Datenschutz
• Fairer Zugang zu den Arbeitsräumen
• Erhalt der kollektiven Rechte
• Regelmässige Auswertung des Systems
• Möglichkeit zur Rückkehr
Gut zu wissen:
Eine Akustiklösung für ein Flex-Office-Projekt einzuführen, geht schneller als gedacht.
Work With Island liefert die Island-Kabinen in weniger als 8 Wochen nach der Bestellung. Der Aufbau vor Ort dauert 30 Minuten für eine Einzelkabine und weniger als eine Stunde für die Besprechungsmodelle. So lässt sich eine Etage an einem halben Tag ausstatten, ohne den Betrieb zu stören.
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Schritt 8: Laufend messen und verbessern
Kennzahlen steuern die Leistung der neuen Organisation objektiv.
Belegung, Zufriedenheit der Mitarbeitenden, Produktivität: Jeder Bereich zeigt, wo Anpassungen nötig sind.
Ein Dashboard mit der Belegung pro Zone in Echtzeit erleichtert den Alltag. Die Daten zeigen, wo Einrichtung und Organisation angepasst werden sollten. Die Analyse von Spitzen und Flauten verbessert die Raumplanung.
Diese Kennzahlen sollten Sie verfolgen
Ein gutes Flex Office lebt von laufender Verbesserung. Regelmässige Umfragen erfassen die Rückmeldungen der Mitarbeitenden. Die Räume werden an veränderte Bedürfnisse angepasst.
Eine Auswertung über 12 Monate gibt diesem Vorgehen Struktur. Messungen pro Quartal zeigen Trends. Korrekturen erfolgen rasch, damit das System gut funktioniert.
Die wichtigsten Kennzahlen:
• Gesamtbelegung der Räume
• Zufriedenheit der Mitarbeitenden (monatliche Umfrage)
• Durchschnittliche Reservierungszeit der Arbeitsplätze
• Nutzung der verschiedenen Raumtypen
• Produktivität pro Team und pro Person
• Erreichte Senkung der Immobilienkosten
• Nutzungsrate der digitalen Tools
• Kennzahlen zum Teamzusammenhalt
„Was uns die Mitarbeitenden zurückgemeldet haben: Lärm ist anstrengend und ermüdend. Sie brauchen Momente, um sich zu erholen, zur Ruhe zu kommen und sich zurückzuziehen. Die Kabine ermöglicht es, sich vollständig zu isolieren und in einer Atmosphäre ohne Lärm zu sein."
Jérôme Bourdon
Mitgründer von WiiSmile
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Work With Island begleitet Ihr Flex-Office-Projekt
Work With Island stellt seit 2018 Akustikkabinen her und stattet mehr als 4000 Unternehmen in Europa bei ihren flexiblen Raumprojekten aus. Unsere Kabinen Island Solo, Island Desk, Island Duo und Island Quattro erfüllen die Bedürfnisse des Flex Office: Konzentrationsbereiche, vertrauliche Telefonate, spontane Besprechungen.
Unser Sortiment an Akustiklösungen
Einzelkabine zum Stehen ab 3990 € oder 68 € / Monat
Für Telefonate und konzentriertes Arbeiten, ganz ungestört.
Einzelkabine zum Sitzen ab 4790 € oder 79 € / Monat
Ihr geschlossenes Büro, um ruhig, im Sitzen und gut ausgestattet zu arbeiten.
Besprechung zu zweit ab 7990 € oder 135 € / Monat
Der passende Raum für Besprechungen zu zweit und Videokonferenzen.
Teambesprechung ab 9990 € oder 170 € / Monat
Der kompakte Besprechungsraum für kleine Gruppen.
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Unsere Zusagen
B-Corp-Zertifizierung und europäische Fertigung: Beides steht für ein verantwortungsvolles Engagement. Akustische Erfahrung: Mehr als 4000 Kundinnen und Kunden vertrauen auf unser technisches Know-how. Die nach ISO 23351-1 zertifizierten Kabinen bieten eine gemessene und gleichbleibende akustische Leistung.
Ihr Flex-Office-Aktionsplan in 8 Schritten
- Die heutige Organisation analysieren
Die tatsächliche Belegung messen und die Bedürfnisse pro Team erfassen.
- Regeln festlegen und die Arbeitnehmervertretung einbeziehen
Home-Office- und Reservierungsregeln festlegen und die Vertretung der Mitarbeitenden anhören (in Frankreich Pflicht).
- Die Verwaltungstools wählen
Eine Reservierungslösung wählen, die in die bestehenden IT-Systeme eingebunden ist.
- Die Räume einrichten
Konzentrationszonen, Bereiche für Zusammenarbeit, Pausenzonen und Besprechungsräume verteilen.
- Die akustische Qualität sichern
Lärm mit Kabinen, mobilen Trennwänden und absorbierenden Paneelen behandeln.
- Die Veränderung begleiten
Führungskräfte in der Führung über Ziele schulen und mit den Teams kommunizieren.
- Eine Betriebsvereinbarung absichern
Die Regeln mit Überarbeitungs- und Auswertungsklauseln schriftlich festhalten.
- Laufend messen und verbessern
Belegung, Zufriedenheit und Produktivität verfolgen, um das System anzupassen.
Häufige Fragen zur Einführung des Flex Office
Was ist das Flex Office?
Das Flex Office ist eine Organisation, in der Arbeitsplätze nicht persönlich zugewiesen sind. Die Mitarbeitenden reservieren ihren Platz je nach Bedarf und Präsenzplan. So werden die Büroflächen besser genutzt, und die Arbeit wird flexibler. Meist gehört eine klare Home-Office-Regelung dazu.
Wie führt man das Flex Office ein?
Die Einführung erfolgt in 8 Schritten: Analyse der Organisation, Festlegung der Regeln und Einbezug der Arbeitnehmervertretung, Wahl der Verwaltungstools, Einrichtung der Räume, Sicherung der akustischen Qualität, Begleitung der Veränderung, Betriebsvereinbarung, Messung und Verbesserung. Rechnen Sie mit 4 bis 6 Monaten für eine gelungene Umstellung.
Welche Vorteile hat das Flex Office?
Das Flex Office senkt die Immobilienkosten, erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und hilft, Talente zu gewinnen. Es fördert zudem den Austausch zwischen Teams und eine bessere Nutzung der Räume. Unternehmen passen sich leichter an veränderte Teamgrössen an.
Braucht es für das Flex Office die Zustimmung der Angestellten?
Die Zustimmung der einzelnen Angestellten ist nicht zwingend. In Frankreich ist jedoch die Anhörung des CSE Pflicht. Eine Betriebsvereinbarung wird empfohlen, um die Regeln festzulegen. Der Austausch mit den Teams erleichtert die Akzeptanz und den Erfolg des Projekts.
Was kostet die Einrichtung eines Flex Office?
Die Kosten hängen von den gewählten Leistungen ab (Möbel, Technik, Akustik). Die Island-Akustikkabinen gibt es ab 3990 € exkl. MwSt. oder ab 68 € pro Monat im Leasing. Die Einsparungen bei den Immobilienkosten gleichen die Investition meist mittelfristig aus. Mit Leasing lassen sich die Kosten verteilen.
Schadet das Flex Office der Produktivität?
Ein gut geplantes Flex Office steigert die Produktivität. Die Schlüssel zum Erfolg: verschiedene Bereiche, wirksame Akustiklösungen wie die Island-Kabinen und eine angepasste Führung. Scheitern liegt oft an fehlender Vorbereitung oder an Räumen, die nicht zur neuen Nutzung passen.
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