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L'open space divide le opinioni. Tra promesse di collaborazione e critiche sul rumore, come fare la scelta giusta per la vostra azienda?
Questa guida presenta un'analisi equilibrata dei pro e dei contro, con soluzioni concrete per ottimizzare questo spazio di lavoro.
L'open space è uno spazio di lavoro senza pareti in cui i dipendenti condividono una superficie comune. Nato negli anni Cinquanta negli Stati Uniti per impulso di architetti come Frank Lloyd Wright, il concetto si è davvero diffuso in Europa solo negli anni Ottanta.
I dati mostrano forti differenze tra i paesi europei nell'adozione di questo modello. Le differenze si spiegano con fattori culturali e approcci diversi al management.
In Francia la reticenza è marcata: un'ampia maggioranza dei dipendenti dichiara di preferire gli uffici chiusi. Questa preferenza affonda le radici in una cultura professionale che valorizza l'autonomia e una certa distanza gerarchica.
Si osservano tuttavia differenze generazionali. I giovani professionisti, in particolare delle generazioni Y e Z, si mostrano più aperti agli spazi collaborativi. La cultura aziendale francese, legata a simboli di status come l'ufficio individuale, influenza molto la percezione degli spazi aperti.
L'argomento economico è spesso la prima motivazione per adottare l'open space. Eliminando le pareti, le aziende riducono in modo significativo la propria impronta immobiliare. Un allestimento in open space permette di accogliere più dipendenti sulla stessa superficie.
Questa ottimizzazione genera risparmi consistenti, soprattutto nelle aree urbane dove il costo al metro quadro è alto. L'open space riduce anche le spese di infrastruttura: meno muri, porte e cablaggi individuali, e impianti di riscaldamento e climatizzazione più semplici.
La flessibilità di allestimento è un altro punto di forza importante. Di fronte ai rapidi cambiamenti delle organizzazioni, l'open space offre un'adattabilità che le configurazioni tradizionali non consentono.
Per valutare con precisione la redditività, i responsabili si basano sul rapporto m²/dipendente. In Francia questo rapporto è diminuito molto nel corso degli anni nelle configurazioni in open space.
Un'analisi finanziaria rigorosa deve però tenere conto di alcuni costi nascosti: investimento iniziale in arredi adeguati, soluzioni acustiche, attrezzature tecnologiche e costi indiretti legati all'adattamento dei team.
In Francia, aziende come Société Générale o BNP Paribas hanno documentato risparmi consistenti dopo aver riorganizzato le proprie sedi in spazi aperti, sottolineando al tempo stesso l'importanza di investire nella qualità.
L'assenza di barriere fisiche favorisce in modo naturale gli scambi spontanei. Le idee circolano più liberamente, le domande trovano risposta più in fretta e i collaboratori conoscono meglio i progetti dei colleghi.
L'apertura degli spazi contribuisce anche ad appiattire la gerarchia. In un ambiente in cui manager e team condividono lo stesso spazio, i rapporti diventano più diretti e meno formali.
La risoluzione dei problemi trae particolare vantaggio da questa configurazione. Poter riunire rapidamente le persone coinvolte accelera molto le decisioni e l'attuazione delle soluzioni.
La vicinanza fisica crea un terreno fertile per l'innovazione collaborativa. La probabilità che due persone collaborino diminuisce con la distanza all'interno dello stesso edificio.
Aziende innovative come Google o Pixar hanno progettato i propri spazi per moltiplicare gli incontri casuali tra collaboratori di reparti diversi. Queste "collisioni creative" sono favorite dall'allestimento aperto e da una circolazione fluida.
Per stimolare questa creatività, alcune organizzazioni prevedono zone di ideazione dedicate, attrezzate con lavagne bianche, arredi modulabili e strumenti di visualizzazione.
"Abbiamo utilizzato un sistema di valutazione da 1 a 5. Le cabine hanno ottenuto un punteggio di 4,6/5, un risultato eccellente. Alcuni commenti citavano persino la “mancanza di phone booth”, a dimostrazione che i collaboratori ne chiedono di più!"
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Il rumore è il primo fattore di stress in open space. Un'ampia maggioranza dei dipendenti in spazi aperti considera il rumore il principale disturbo per la concentrazione e il benessere.
L'impatto sulla produttività è notevole. Dopo un'interruzione, un dipendente ha bisogno di tempo per ritrovare la piena concentrazione. In un ambiente dove le interruzioni sono frequenti, la perdita di produttività cumulata diventa significativa.
Alle fonti di rumore si aggiungono le distrazioni visive. Il movimento continuo dei colleghi, le notifiche sugli schermi vicini o semplicemente l'attività generale sollecitano di continuo la nostra attenzione.
Di fronte a queste sfide si possono adottare diverse strategie:
• Usare cuffie con cancellazione attiva del rumore per creare una bolla di concentrazione artificiale
• Praticare il time blocking riservando fasce orarie specifiche alle attività che richiedono molta concentrazione
• Introdurre segnali visivi, come una bandierina rossa sul monitor, per indicare "non disturbare"
• Usare cabine acustiche come quelle di Work With Island per le telefonate o le attività che richiedono una concentrazione intensa
La sensazione di essere costantemente osservati, a volte chiamata "effetto acquario", è uno svantaggio importante. Questa esposizione continua genera stress cronico e un senso di vulnerabilità. Una quota significativa dei dipendenti in open space considera la mancanza di privacy un fattore di stress professionale.
Questa configurazione complica la gestione delle conversazioni riservate, che si tratti di colloqui di valutazione, discussioni delicate con i clienti o telefonate personali.
Si accentua anche il fenomeno della "presentazione di sé". I dipendenti, consapevoli di essere sempre visibili, assumono spesso un atteggiamento di "prestazione continua", che genera ulteriore fatica.
Il confine tra sfera professionale e sfera privata si fa più labile in un ambiente in cui ogni comunicazione può diventare pubblica. Le telefonate personali diventano un problema quando vanno fatte a portata d'orecchio dei colleghi.
Per preservare un certo equilibrio, stabilite protocolli chiari per le comunicazioni personali. Alcune aziende installano cabine acustiche come la Island Desk, pensata per le sessioni di lavoro prolungate in posizione seduta. Altre introducono momenti specifici della giornata in cui le comunicazioni personali sono esplicitamente consentite.
La gestione degli oggetti personali è un altro aspetto del problema. Soluzioni di archiviazione individuale con chiusura diventano essenziali per preservare un senso di appartenenza e di sicurezza.
Di fronte a queste sfide si possono adottare diverse strategie:
• Usare cuffie con cancellazione attiva del rumore per creare una bolla di concentrazione artificiale
• Praticare il time blocking riservando fasce orarie specifiche alle attività che richiedono molta concentrazione
• Introdurre segnali visivi, come una bandierina rossa sul monitor, per indicare "non disturbare"
• Usare cabine acustiche come quelle di Work With Island per le telefonate o le attività che richiedono una concentrazione intensa
Gli spazi condivisi presentano un rischio maggiore di trasmissione delle malattie infettive. Alcuni studi hanno dimostrato che i dipendenti in open space prendono più giorni di malattia rispetto a chi dispone di un ufficio individuale.
Al di là degli aspetti fisici, l'open space può generare una fatica cognitiva significativa. La stimolazione sensoriale costante sollecita di continuo il nostro sistema attentivo. Questo fenomeno, noto come "carico cognitivo ambientale", esaurisce progressivamente le nostre risorse mentali.
Lo stress cronico generato da queste condizioni può avere conseguenze a lungo termine: aumento del cortisolo, disturbi del sonno ed esaurimento emotivo sono rischi ben documentati.
Come racconta Jérôme Bourdon, co-fondatore di WiiSmile: "Quello che ci hanno riferito i collaboratori è che il rumore logora e stanca. Hanno bisogno di momenti per ricaricarsi, fermarsi e isolarsi. La cabina permette di isolarsi completamente e di trovarsi in un'atmosfera a zero decibel."
Per controbilanciare questi effetti negativi, integrate diverse pratiche nella quotidianità:
Un allestimento riuscito si basa su solidi principi ergonomici. La disposizione delle postazioni deve tenere conto dei flussi di passaggio, dell'accesso alla luce naturale e delle esigenze specifiche dei team. Disporre le scrivanie sfalsate anziché una di fronte all'altra riduce le distrazioni visive dirette.
Creare zone diverse in base alle attività è un approccio particolarmente efficace. Distinguendo chiaramente gli spazi dedicati alla collaborazione, alla concentrazione, alle telefonate o al relax, si permette ai dipendenti di scegliere l'ambiente più adatto all'attività.
Le soluzioni acustiche hanno un ruolo decisivo. Pannelli fonoassorbenti sospesi, pareti mobili fonoisolanti, moquette e rivestimenti murali specifici possono ridurre in modo significativo la propagazione del rumore.
Le cabine acustiche come la Island Duo sono una soluzione sempre più diffusa. Questi moduli, certificati secondo la norma ISO 23351-1 (Classe B e 28,7 dB per la Island Duo, fino a 31,1 dB in Classe A per la Island Desk), creano spazi riservati su richiesta. Il loro vantaggio sta nella flessibilità: installazione in circa 30 minuti e possibilità di spostarli in base all'evoluzione delle esigenze.
Spazi relax ben progettati sono un complemento essenziale. Oltre al semplice angolo caffè, queste zone devono offrire una vera pausa dall'ambiente di lavoro. Arredi confortevoli, piante, luce soffusa e un ambiente sonoro controllato contribuiscono a creare uno spazio in cui il recupero cognitivo diventa possibile.
La distinzione tra zone silenziose e zone collaborative deve essere chiara e rispettata da tutti. Un codice colore o una segnaletica esplicita permettono ai dipendenti di capire subito i comportamenti attesi in ogni spazio.
Per controbilanciare questi effetti negativi, integrate diverse pratiche nella quotidianità:
• Esercizi di respirazione come la coerenza cardiaca (5 secondi di inspirazione, 5 secondi di espirazione per 5 minuti)
• Micropause rigeneranti di 2-3 minuti ogni ora per distogliere lo sguardo dallo schermo
• Uso di spazi di disconnessione dedicati esplicitamente al relax e al recupero
Dotare un open space di soluzioni acustiche efficaci è un investimento che può pesare sulla liquidità. Work With Island propone un leasing da 24 a 60 mesi con opzione di riscatto a 1 € a fine contratto.
Su 60 mesi, il canone parte da 107 € + IVA/mese per una Island Solo e arriva a 270 € + IVA/mese per una Island Quattro. La cabina viene contabilizzata come costo operativo, senza immobilizzare capitale.
Il flex office porta più avanti il concetto di open space eliminando l'assegnazione fissa delle postazioni di lavoro. I dipendenti scelgono ogni giorno la propria postazione in base alle esigenze. Il modello si basa sul principio della "clean desk": ogni postazione va lasciata completamente libera a fine giornata.
Questo approccio permette di ottimizzare al massimo lo spazio. Con un tasso di presenza simultanea variabile, il flex office consente di ridurre in modo significativo la superficie necessaria.
Tra le sfide specifiche ci sono la perdita di punti di riferimento e del senso di appartenenza. L'assenza di uno spazio personale può generare una forma di sradicamento professionale. Anche la ricerca quotidiana di una postazione libera può creare uno stress da anticipazione.
Le applicazioni di prenotazione degli spazi sono diventate indispensabili. Questi strumenti permettono ai dipendenti di vedere le postazioni disponibili e di prenotare in anticipo. Le versioni più evolute includono funzioni per localizzare i colleghi.
Attrezzature mobili adeguate sono un requisito tecnico: computer portatili leggeri, cuffie wireless, connettività standardizzata su tutte le postazioni. L'infrastruttura tecnologica deve consentire un passaggio fluido da uno spazio all'altro.
Le soluzioni di archiviazione personale sono un elemento centrale: armadietti con chiusura, accessibili con badge o codice, per riporre effetti personali e materiale di lavoro.
Elaborare insieme una carta di comportamento è un passaggio fondamentale. Più che un elenco di divieti imposti, questa carta conviene costruirla con i team. I temi essenziali comprendono la gestione del rumore, le interruzioni, l'uso degli spazi comuni e i comportamenti attesi nelle diverse zone.
Il tema del rumore merita un'attenzione particolare. Vanno formulate in modo esplicito regole chiare su telefonate, conversazioni tra colleghi e uso di dispositivi audio. La Island Quattro è una soluzione adatta alle riunioni a più persone e garantisce riservatezza senza disturbare l'ambiente di lavoro.
L'esempio dei manager ha un ruolo determinante nel rispetto di queste regole. Quando sono i responsabili a rispettare per primi la carta, ne legittimano l'importanza e ne facilitano l'adozione da parte di tutti i collaboratori.
L'inserimento dei nuovi arrivati merita un'attenzione particolare. Una presentazione dettagliata dei diversi spazi, delle regole in vigore e delle risorse disponibili accelera l'adattamento. Alcune organizzazioni nominano "ambasciatori dell'open space" incaricati di accompagnare i nuovi collaboratori.
Workshop di sensibilizzazione regolari mantengono viva l'attenzione collettiva sulle buone pratiche. Queste sessioni possono affrontare temi specifici e offrire uno spazio di dialogo per risolvere le difficoltà incontrate.
Meccanismi di feedback continuo permettono di adattare progressivamente regole e allestimento in base all'esperienza reale degli utenti.
La pandemia ha sconvolto il nostro rapporto con gli spazi condivisi. Le preoccupazioni sanitarie hanno messo in discussione la densificazione degli open space e imposto nuove regole di distanziamento. Le scrivanie bench hanno lasciato il posto a configurazioni più distanziate e sono comparsi i materiali antimicrobici.
La diffusione dello smart working ha trasformato la funzione stessa dell'ufficio. Lo spazio di lavoro diventa progressivamente un luogo dedicato soprattutto alle interazioni sociali e alle collaborazioni creative, mentre il lavoro individuale di concentrazione si sposta a casa.
Anche le aspettative dei dipendenti sono cambiate. Dopo aver sperimentato la calma del lavoro da casa, molti sono diventati più sensibili ai disturbi dell'open space e più esigenti sulle proprie condizioni di lavoro.
Il lavoro ibrido sta diventando la norma in molte organizzazioni. Questa nuova realtà richiede di adattare gli spazi aperti per accogliere team la cui composizione cambia ogni giorno. Il concetto di "ufficio dinamico", in cui l'allestimento si riconfigura rapidamente, è sempre più diffuso.
Anche le tecnologie di collaborazione ibrida trasformano l'open space: schermi mobili per videoconferenza, sistemi audio evoluti, lavagne digitali sincronizzate. L'infrastruttura tecnica si adatta per mantenere una collaborazione fluida tra chi è presente e chi è a distanza.
In questo contesto ibrido si rafforza la funzione simbolica dell'ufficio. Oltre alla dimensione funzionale, lo spazio di lavoro diventa il luogo in cui si incarna la cultura aziendale, un punto di riferimento identitario in un mondo del lavoro sempre più dematerializzato.
Volete saperne di più? Compilate questo modulo e ricevete tutte le informazioni chiave sulle nostre cabine: peso, dimensioni, prezzi e altro.
In Francia, la norma NF X 35-102 raccomanda un minimo di 10 m² per persona in open space, anche se le configurazioni attuali tendono verso superfici variabili in base alle esigenze specifiche dell'organizzazione.
Combinate più approcci: materiali fonoassorbenti (soffitti, pareti, pavimenti), zone cuscinetto, regole di comportamento chiare e soluzioni acustiche come le cabine Island, che offrono una riduzione del rumore fino a 31,1 dB.
Sì, il flex office permette in genere un ulteriore risparmio significativo rispetto all'open space tradizionale, grazie a un'occupazione ottimizzata delle postazioni.
Coinvolgeteli nella progettazione, proponete un periodo di prova, investite in soluzioni di qualità per rumore e privacy e prevedete spazi alternativi come le cabine acustiche Island.
Ci sono diverse opzioni: rivendita, donazione, riciclo o ritiro da parte di un fornitore specializzato. È l'occasione per fare ordine e ripartire leggeri nei nuovi uffici.
Il flex office, l'activity-based working (ABW), gli spazi di coworking interni o i modelli ibridi che combinano zone aperte e spazi privati come le cabine Island.