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El open space divide opiniones. Entre promesas de colaboración y críticas por el ruido, ¿cómo tomar la decisión correcta para tu empresa?
Esta guía presenta un análisis equilibrado de los pros y los contras, con soluciones concretas para optimizar este espacio de trabajo.
El open space es un espacio de trabajo sin tabiques en el que los empleados comparten una superficie común. Nacido en los años 50 en Estados Unidos de la mano de arquitectos como Frank Lloyd Wright, este concepto no conquistó realmente Europa hasta los años 80.
Las cifras revelan importantes diferencias entre los países europeos en cuanto a la adopción de este modelo. Esta diferencia se explica por factores culturales y por enfoques de gestión distintos.
En Francia, la reticencia es marcada: una amplia mayoría de los empleados expresa su preferencia por los despachos cerrados. Esta preferencia tiene su origen en una cultura profesional que valora la autonomía y una cierta distancia jerárquica.
No obstante, se observan diferencias generacionales. Los profesionales jóvenes, sobre todo de las generaciones Y y Z, se muestran más abiertos a los espacios colaborativos. La cultura empresarial francesa, apegada a símbolos de estatus como el despacho individual, influye mucho en la percepción de los espacios abiertos.
El argumento económico suele ser la primera motivación para adoptar el open space. Al eliminar los tabiques, las empresas reducen de forma significativa su huella inmobiliaria. Una distribución en open space permite acoger a más empleados en la misma superficie.
Esta optimización genera ahorros considerables, sobre todo en las zonas urbanas donde el coste por metro cuadrado es elevado. El open space también reduce los gastos de infraestructura: menos paredes, puertas y cableado individual, y una simplificación de los sistemas de calefacción y climatización.
La flexibilidad de distribución es otra ventaja importante. Ante la rápida evolución de las organizaciones, el open space ofrece una capacidad de adaptación que las configuraciones tradicionales no permiten.
Para evaluar con precisión la rentabilidad, los responsables se basan en la ratio m²/empleado. En Francia, esta ratio ha disminuido considerablemente con los años en las configuraciones en open space.
Sin embargo, un análisis financiero riguroso debe tener en cuenta ciertos costes ocultos: inversión inicial en mobiliario adecuado, soluciones acústicas, equipos tecnológicos y costes indirectos ligados a la adaptación de los equipos.
Empresas francesas como Société Générale o BNP Paribas han documentado ahorros considerables tras reorganizar sus sedes en espacios abiertos, al tiempo que destacaban la importancia de una inversión de calidad.
La ausencia de barreras físicas favorece de forma natural los intercambios espontáneos. Las ideas circulan con más libertad, las preguntas encuentran respuesta antes y los empleados conocen mejor los proyectos de sus compañeros.
Eliminar las barreras espaciales también contribuye a reducir las barreras jerárquicas. En un entorno en el que directivos y equipos comparten el mismo espacio, las relaciones se vuelven más directas y menos formales.
La resolución de problemas se beneficia especialmente de esta configuración. La posibilidad de reunir rápidamente a las personas implicadas acelera considerablemente la toma de decisiones y la puesta en marcha de soluciones.
La proximidad física crea un terreno fértil para la innovación colaborativa. La probabilidad de colaboración entre dos personas disminuye con la distancia dentro de un mismo edificio.
Empresas innovadoras como Google o Pixar han diseñado sus espacios para multiplicar los encuentros fortuitos entre empleados de distintos departamentos. Estas "colisiones creativas" se ven facilitadas por la distribución abierta y la circulación fluida.
Para estimular esta creatividad, algunas organizaciones integran zonas de ideación específicas, equipadas con pizarras blancas, mobiliario modulable y herramientas de visualización.
“Usamos un sistema de valoración del 1 al 5. Las cabinas obtuvieron una nota de 4,6 sobre 5, lo cual es excelente. Algunos comentarios incluso dicen ‘faltan cabinas telefónicas’, lo que muestra que los equipos quieren todavía más.”
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El ruido es el primer factor de estrés en open space. Una amplia mayoría de los empleados en espacios abiertos considera el ruido como la principal molestia que afecta a su concentración y bienestar.
El impacto en la productividad es considerable. Tras una interrupción, un empleado necesita tiempo para recuperar toda su concentración. En un entorno en el que las interrupciones son frecuentes, la pérdida de productividad acumulada se vuelve significativa.
Las distracciones visuales se suman a las molestias sonoras. El movimiento constante de los compañeros, las notificaciones en las pantallas cercanas o simplemente la actividad general reclaman nuestra atención de forma permanente.
Ante estos retos, se pueden aplicar varias estrategias:
• Usar auriculares con cancelación activa de ruido para crear una burbuja de concentración artificial
• Practicar el time blocking reservando franjas horarias específicas para las tareas que requieren mucha concentración
• Establecer señales visuales, como una bandera roja en el monitor, para indicar "no molestar"
• Usar cabinas acústicas como las de Work With Island para las llamadas o las tareas que requieren una concentración intensa
La sensación de ser observado constantemente, a veces llamada "efecto pecera", es un inconveniente importante. Esta exposición permanente genera estrés crónico y una sensación de vulnerabilidad. Una proporción significativa de los empleados en open space considera la falta de privacidad como un factor de estrés laboral.
Esta configuración complica la gestión de las conversaciones confidenciales, ya se trate de entrevistas de evaluación, de conversaciones delicadas con clientes o de llamadas personales.
El fenómeno de "presentación de uno mismo" también se intensifica. Los empleados, conscientes de estar siempre a la vista, adoptan a menudo una actitud de "rendimiento continuo", que genera un cansancio adicional.
La frontera entre la esfera profesional y la personal se difumina en un entorno en el que cualquier comunicación puede volverse pública. Las llamadas personales se vuelven un problema cuando hay que hacerlas al alcance del oído de los compañeros.
Para preservar cierto equilibrio, establece protocolos claros sobre las comunicaciones personales. Algunas empresas instalan cabinas acústicas como Island Desk, diseñada para sesiones de trabajo prolongadas en posición sentada. Otras establecen momentos específicos del día en los que las comunicaciones personales están expresamente permitidas.
La gestión de los objetos personales es otro aspecto de este problema. Las soluciones de almacenaje individual con cierre se vuelven esenciales para preservar una sensación de pertenencia y de seguridad.
Ante estos retos, se pueden aplicar varias estrategias:
• Usar auriculares con cancelación activa de ruido para crear una burbuja de concentración artificial
• Practicar el time blocking reservando franjas horarias específicas para las tareas que requieren mucha concentración
• Establecer señales visuales, como una bandera roja en el monitor, para indicar "no molestar"
• Usar cabinas acústicas como las de Work With Island para las llamadas o las tareas que requieren una concentración intensa
Los espacios compartidos presentan un mayor riesgo de transmisión de enfermedades infecciosas. Algunos estudios han demostrado que los empleados en open space se cogen más días de baja por enfermedad que los que disponen de despachos individuales.
Más allá de los aspectos físicos, el open space puede generar una fatiga cognitiva significativa. La estimulación sensorial constante solicita de forma permanente nuestro sistema de atención. Este fenómeno, conocido como "carga cognitiva ambiental", agota progresivamente nuestros recursos mentales.
El estrés crónico generado por estas condiciones puede tener consecuencias a largo plazo: aumento del cortisol, alteraciones del sueño y agotamiento emocional son riesgos bien documentados.
Como explica Jérôme Bourdon, cofundador de WiiSmile: "Lo que nos han trasladado los empleados es que el ruido desgasta y cansa. Necesitan momentos para recargar pilas, para pararse y aislarse. La cabina permite aislarse por completo y estar en un ambiente de cero decibelios."
Para contrarrestar estos efectos negativos, integra diversas prácticas en el día a día:
Una buena distribución se basa en principios ergonómicos sólidos. La disposición de los puestos debe tener en cuenta los flujos de circulación, el acceso a la luz natural y las necesidades específicas de los equipos. Orientar las mesas al tresbolillo en lugar de cara a cara reduce las distracciones visuales directas.
Crear zonas diferenciadas según las actividades es un enfoque especialmente eficaz. Al distinguir claramente los espacios dedicados a la colaboración, la concentración, las llamadas telefónicas o el descanso, los empleados pueden elegir el entorno más adecuado para cada tarea.
Las soluciones acústicas desempeñan un papel clave. Paneles absorbentes suspendidos, tabiques móviles fonoabsorbentes, moquetas y revestimientos murales específicos pueden reducir de forma significativa la propagación del ruido.
Las cabinas acústicas como Island Duo son una solución cada vez más extendida. Estos módulos, con una reducción sonora de hasta 31,1 dB según la norma ISO 23351-1 (clase A para Solo y Desk, clase B para Duo y Quattro), crean espacios de confidencialidad a demanda. Su ventaja reside en su flexibilidad: instalación en unos 30 minutos y posibilidad de trasladarlas según la evolución de las necesidades.
Unos espacios de descanso bien diseñados son un complemento esencial. Más allá del simple rincón del café, estas zonas deben ofrecer una verdadera ruptura con el entorno de trabajo. Mobiliario cómodo, vegetación, iluminación suave y ambiente sonoro controlado contribuyen a crear un espacio en el que la recuperación cognitiva es posible.
La distinción entre zonas silenciosas y zonas colaborativas debe ser clara y respetada por todos. Un código de colores o una señalización explícita permiten a los empleados identificar de inmediato el comportamiento esperado en cada espacio.
Para contrarrestar estos efectos negativos, integra diversas prácticas en el día a día:
• Ejercicios de respiración como la coherencia cardíaca (5 segundos de inspiración y 5 segundos de espiración durante 5 minutos)
• Micropausas reparadoras de 2 a 3 minutos cada hora para apartar la vista de la pantalla
• Uso de espacios de desconexión dedicados expresamente al descanso y la recuperación
Equipar un open space con soluciones acústicas de calidad es una inversión que puede pesar en la tesorería. Work With Island ofrece un leasing de 24 a 60 meses con opción de compra por 1 € al final del contrato.
La tarifa empieza en 92 € + IVA/mes para una cabina Island Solo y llega hasta 231 € + IVA/mes para una Island Quattro. La cabina se contabiliza como gasto de explotación, sin inmovilizar capital.
El flex office lleva más lejos el concepto de open space al suprimir la asignación fija de los puestos de trabajo. Los empleados eligen cada día su ubicación en función de sus necesidades. Este modelo se basa en el principio de "clean desk": cada puesto debe quedar completamente libre al final del día.
Este enfoque permite optimizar al máximo el espacio. Con una tasa de presencia simultánea variable, el flex office permite reducir de forma significativa la superficie necesaria.
Entre los retos específicos están la pérdida de referencias y del sentimiento de pertenencia. La ausencia de un espacio personal puede generar una forma de desarraigo profesional. La búsqueda diaria de un puesto libre también puede crear estrés anticipatorio.
Las aplicaciones de reserva de espacios se han vuelto imprescindibles. Estas herramientas permiten a los empleados ver los puestos disponibles y reservar su ubicación con antelación. Las versiones más completas integran funciones de localización de compañeros.
Un equipamiento móvil adecuado es un requisito técnico: portátiles ligeros, auriculares inalámbricos, conexiones estandarizadas en todos los puestos. La infraestructura tecnológica debe permitir una transición fluida de un espacio a otro.
Las soluciones de almacenaje personal son un elemento clave: taquillas con cierre, accesibles con tarjeta o código, para guardar efectos personales y material profesional.
Elaborar de forma colaborativa una guía de comportamiento es un paso fundamental. Más que una lista de prohibiciones impuestas, esta guía gana mucho si se construye junto con los equipos. Los temas esenciales incluyen la gestión del ruido, las interrupciones, el uso de los espacios comunes y el comportamiento esperado en las distintas zonas.
La cuestión de las molestias sonoras merece una atención especial. Hay que formular de forma explícita normas claras sobre las llamadas telefónicas, las conversaciones entre compañeros y el uso de equipos de audio. Island Quattro ofrece una solución adecuada para las reuniones de varias personas, con confidencialidad y sin molestar al resto del espacio de trabajo.
El ejemplo de los directivos desempeña un papel determinante en el respeto de estas normas. Cuando los responsables respetan escrupulosamente la guía, legitiman su importancia y facilitan su adopción por parte de todos los empleados.
La integración de las nuevas incorporaciones merece una atención especial. Una presentación detallada de los distintos espacios, las normas vigentes y los recursos disponibles acelera la adaptación. Algunas organizaciones designan "embajadores del open space" encargados de acompañar a los nuevos empleados.
Los talleres de sensibilización periódicos permiten mantener la atención colectiva sobre las buenas prácticas. Estas sesiones pueden abordar temas específicos y ofrecer un espacio de diálogo para resolver las dificultades encontradas.
Poner en marcha mecanismos de feedback continuo permite ajustar progresivamente las normas y la distribución en función de la experiencia real de los usuarios.
La pandemia ha transformado nuestra relación con los espacios compartidos. Las preocupaciones sanitarias han cuestionado la densificación de los open spaces e impuesto nuevas normas de distanciamiento. Las mesas bench han dado paso a configuraciones más espaciadas, y han aparecido los materiales antimicrobianos.
El auge del teletrabajo ha transformado la función misma de la oficina. El espacio profesional se convierte progresivamente en un lugar dedicado principalmente a las interacciones sociales y a la colaboración creativa, mientras que el trabajo individual concentrado se traslada al domicilio.
Las expectativas de los empleados también han cambiado. Tras experimentar la calma del trabajo en casa, muchos se han vuelto más sensibles a las molestias del open space y más exigentes con sus condiciones de trabajo.
El trabajo híbrido se está convirtiendo en la norma en muchas organizaciones. Esta nueva realidad obliga a adaptar los espacios abiertos para acoger a equipos cuya composición varía cada día. El concepto de "oficina dinámica", en la que la distribución puede reconfigurarse rápidamente, gana popularidad.
Las tecnologías de colaboración híbrida también transforman el open space: pantallas de videoconferencia móviles, sistemas de audio avanzados, pizarras digitales sincronizadas. La infraestructura técnica se adapta para mantener una colaboración fluida entre quienes están presentes y quienes trabajan a distancia.
La función simbólica de la oficina se refuerza en este contexto híbrido. Más allá de su dimensión funcional, el espacio de trabajo se convierte en el lugar donde se encarna la cultura de empresa, un punto de anclaje identitario en un mundo profesional cada vez más desmaterializado.
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La norma francesa NF X 35-102 recomienda un mínimo de 10 m² por persona en open space, aunque las configuraciones actuales tienden hacia superficies variables según las necesidades específicas de cada organización.
Combina varios enfoques: materiales absorbentes (techos, paredes, suelos), zonas de amortiguación, normas de comportamiento claras y soluciones acústicas como las cabinas Island, que ofrecen una reducción sonora de hasta 31,1 dB.
Sí, el flex office suele permitir un ahorro adicional significativo respecto al open space tradicional, gracias a una mejor ocupación de los puestos.
Implícalos en el diseño, propón un periodo de prueba, invierte en soluciones de calidad para el ruido y la privacidad, y prevé espacios alternativos como las cabinas acústicas Island.
Hay varias opciones: reventa, donación, reciclaje o recogida por un proveedor especializado. Es la ocasión de hacer limpieza y empezar con menos peso en las nuevas oficinas.
El flex office, la oficina basada en la actividad (ABW), los espacios de coworking internos o los modelos híbridos que combinan zonas abiertas y espacios privados, como las cabinas Island.