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10 consigli essenziali per allestire un open space piacevole
Oggi l'open space domina il panorama professionale. Nonostante i vantaggi evidenti in termini di comunicazione e di ottimizzazione dello spazio, pone sfide importanti: rumore continuo, mancanza di privacy e distrazioni visive. Questi svantaggi incidono direttamente sul benessere e sulla produttività dei team.
Un allestimento ben pensato cambia profondamente l'esperienza di lavoro. Un ambiente ben progettato può migliorare in modo significativo la produttività e ridurre l'assenteismo. Dalla crisi sanitaria le aspettative sono cambiate, con il lavoro ibrido e il flex office diventati la nuova norma.
Concentrazione, collaborazione, videochiamate, relax: ogni attività merita il suo spazio. Il rumore resta il primo problema, da affrontare in via prioritaria.
Attrezzare con cura
Arredi ergonomici, regolabili e modulari: una postazione ben progettata riduce i disturbi muscolo-scheletrici e segue l'evoluzione dei team.
Curare il comfort
Luce naturale, qualità dell'aria, piante: l'ambiente sensoriale incide direttamente sulla produttività e sul benessere.
Definire regole e farle evolvere
Regole condivise, zone dedicate alle telefonate, flex office: le regole e i nuovi modi di lavorare strutturano lo spazio nel tempo.
10 consigli essenziali per allestire un open space piacevole
Le sfide di un open space ben allestito
L'equilibrio tra collaborazione e concentrazione
La sfida principale? Conciliare due esigenze in apparenza contraddittorie: favorire gli scambi spontanei preservando la capacità di concentrazione individuale.
La grande maggioranza dei dipendenti considera essenziali gli spazi tranquilli per il lavoro concentrato, pur apprezzando anche le zone collaborative.
Le conseguenze di un cattivo allestimento sono serie: stress cronico, fatica cognitiva e demotivazione.
Nel tempo questi fattori aumentano il turnover e i costi di selezione e formazione.
I benefici di un open space ben pensato
Un open space ben progettato offre vantaggi considerevoli:
• Comunicazione fluida che favorisce l'innovazione
• Riduzione sensibile dei costi immobiliari
• Adattabilità all'evoluzione dell'azienda
• Rafforzamento dell'immagine aziendale e attrazione dei talenti
• Un allestimento ben pensato genera benefici misurabili in termini di produttività, soddisfazione dei dipendenti e ottimizzazione delle risorse immobiliari.
Consiglio 1: analizzare le esigenze specifiche prima di iniziare
Primo passo fondamentale: realizzare un'analisi approfondita delle esigenze. Questa fase, spesso trascurata, determina la pertinenza di tutte le decisioni successive. Usate un questionario dettagliato per individuare le attività principali e le relative esigenze di spazio. Completatelo con l'osservazione diretta dei comportamenti e dei flussi di passaggio.
La cultura aziendale influenza molto le esigenze di allestimento. Un'agenzia creativa non avrà le stesse esigenze di una società di consulenza o di un'azienda tecnologica. Lo spazio deve rispecchiare i valori dell'organizzazione per rafforzare il senso di appartenenza.
Coinvolgere i collaboratori nel processo
Il coinvolgimento degli utenti finali è un fattore chiave di successo. Organizzate workshop partecipativi per raccogliere idee utili e favorire l'appropriazione del progetto. I sondaggi anonimi fanno spesso emergere preoccupazioni che in un contesto più formale resterebbero inespresse.
Questo approccio collaborativo riduce molto le resistenze al cambiamento. I collaboratori coinvolti diventano ambasciatori del progetto invece che oppositori. Gestite comunque le aspettative: non tutti i suggerimenti potranno essere realizzati.
Consiglio 2: creare zone distinte in base alle funzioni
La zonizzazione risponde in modo efficace alle diverse esigenze dei team. Suddividete lo spazio in zone funzionali chiaramente identificate, ciascuna ottimizzata per un'attività specifica. Questa organizzazione riduce i conflitti d'uso e migliora la produttività complessiva.
In un open space equilibrato sono essenziali quattro tipi di zone:
• Zone di concentrazione per il lavoro individuale
• Spazi collaborativi per gli scambi e il lavoro di squadra
• Sale riunioni formali per gli incontri programmati
• Spazi relax per le pause e le conversazioni informali
Il passaggio tra queste zone deve essere intuitivo, con una segnaletica chiara ed elementi visivi distintivi.
Gli spazi dedicati alla concentrazione rispondono a un'esigenza fondamentale spesso trascurata. Le cabine acustiche Work With Island sono una soluzione adatta alle telefonate e alle attività che richiedono una concentrazione intensa.
La Island Solo e la Island Desk sono adatte al lavoro individuale concentrato. L'installazione in circa 30 minuti, senza lavori, permette di creare subito spazi riservati nel mezzo dell'open space.
Anche l'orientamento delle postazioni influisce sulla concentrazione. Una postazione con le spalle al passaggio limita le distrazioni visive. Regole d'uso chiare (tempo di occupazione limitato, segnaletica "non disturbare") rendono questi spazi più efficaci.
Spazi collaborativi e creativi
Le zone collaborative devono favorire gli scambi spontanei offrendo gli strumenti necessari al lavoro di squadra. Scegliete arredi modulabili e adattabili alle esigenze:
• Tavoli alti per riunioni in piedi rapide
• Divani e poltrone per le discussioni informali
• Tavoli rotondi per le sessioni di brainstorming
In questi spazi la tecnologia ha un ruolo decisivo. Le cabine Island Duo e Island Quattro integrano attrezzature per le videoconferenze, facilitando la collaborazione tra team in presenza e a distanza e garantendo la riservatezza degli scambi.
"Le cabine hanno migliorato il nostro spazio di lavoro, alleggerendo le grandi sale riunioni e permettendo allo stesso tempo di fare chiamate improvvisate."
Estela Sánchez
Responsable bien-être des personnes et spécialiste de l'intégration chez Seedtag
10 consigli essenziali per allestire un open space piacevole
Consiglio 3: ottimizzare l'acustica per ridurre il rumore
Il rumore è la prima fonte di insoddisfazione negli open space. L'esposizione continua a un ambiente rumoroso aumenta in modo significativo lo stress e riduce molto la concentrazione. L'ottimizzazione acustica è quindi un investimento prioritario.
Le soluzioni acustiche vanno distribuite in modo strategico in base alle zone. Gli spazi di concentrazione richiedono un trattamento più intenso delle zone collaborative, dove un certo livello di animazione sonora può essere positivo.
Soluzioni acustiche integrate negli arredi
Gli arredi contribuiscono in modo significativo al miglioramento acustico. I divisori assorbono parte delle onde sonore e riducono la propagazione delle conversazioni. Le poltrone a schienale alto creano microambienti protetti, adatti alle telefonate brevi.
Anche i contenitori posizionati in modo strategico hanno un ruolo acustico. Armadi collocati perpendicolarmente alle postazioni creano barriere che limitano la propagazione del suono e offrono al tempo stesso spazio di archiviazione.
Cabine acustiche: la soluzione efficace
Per un isolamento completo, le cabine acustiche sono la soluzione più efficace. Le cabine Work With Island offrono prestazioni certificate secondo la norma ISO 23351-1:2020 (Classe A per Island Solo e Island Desk, Classe B per Island Duo e Island Quattro), con riduzioni del rumore da 28,7 a 31,1 dB a seconda del modello.
Queste soluzioni modulari si installano senza lavori in circa 30 minuti e possono essere spostate in base all'evoluzione delle vostre esigenze. Le superfici vetrate preservano la luminosità dell'open space e creano bolle di silenzio indispensabili per le telefonate riservate e il lavoro concentrato.
Ce qui change avec une cabine Island : le bruit
Une échelle de référence
30 dB
Sussurro / biblioteca
40 dB
Ufficio tranquillo
60 dB
Conversazione normale
70 dB
Open space animato
80+ dB
Strada rumorosa
Nos cabines
Esterno 65 dB (conversazione animata)
Interno 37 dB (biblioteca)
WWI cabine audio
10 consigli essenziali per allestire un open space piacevole
Consiglio 4: scegliere arredi ergonomici e adattabili
L'ergonomia della postazione di lavoro determina la salute e la produttività dei collaboratori. In Francia i disturbi muscolo-scheletrici (DMS) sono la prima causa di malattie professionali, con un costo economico e umano considerevole.
I criteri di scelta di un'attrezzatura ergonomica comprendono:
• L'adattabilità a corporature diverse
• La qualità dei materiali
• La facilità di regolazione
• L'investimento iniziale può sembrare consistente, ma nel lungo periodo si rivela conveniente perché riduce l'assenteismo e aumenta la produttività.
Scrivanie e postazioni di lavoro
Le scrivanie sit-stand sono un passo avanti importante per l'ergonomia. Alternare le posture riduce la pressione sulla colonna vertebrale e migliora la circolazione sanguigna. Passare dalla posizione seduta a quella in piedi offre benefici significativi in termini di comfort e di riduzione dei dolori lombari.
Le dimensioni consigliate di una postazione individuale sono di circa 160 cm di larghezza per 80 cm di profondità, con almeno 120 cm di distanza tra le postazioni. Accessori complementari (supporti per schermo regolabili, poggiapolsi, poggiapiedi) completano l'ergonomia della postazione.
Ergonomia degli spazi di isolamento
L'ergonomia non riguarda solo le postazioni fisse. Anche gli spazi di isolamento come le cabine acustiche devono offrire un buon comfort. La Island Desk integra una seduta ergonomica pensata per le sessioni di lavoro prolungate, che permette di mantenere una postura corretta anche durante telefonate o attività di concentrazione di diverse ore.
Con un ingombro compatto e una ventilazione automatica, le cabine offrono un ambiente confortevole che non compromette la salute degli utenti. Per le caratteristiche dettagliate di ogni modello, consultate la guida prodotto.
Nel lungo periodo, le cabine si rivelano anche un investimento migliore: smontabili e rimontabili, possono seguirvi nei vostri traslochi.
10 consigli essenziali per allestire un open space piacevole
Consiglio 5: massimizzare la luce naturale e ottimizzare l'illuminazione
La qualità dell'illuminazione influisce profondamente sul nostro benessere e sulla nostra efficienza. La luce naturale ha un ruolo decisivo nella regolazione dell'orologio biologico e nella produzione di vitamina D. Un accesso sufficiente alla luce del giorno migliora sensibilmente la produttività e riduce l'assenteismo.
L'allestimento deve massimizzare l'ingresso della luce naturale. Le pareti vetrate interne permettono alla luce di arrivare fino al centro dell'edificio. Le cabine acustiche Work With Island, grazie alle superfici trasparenti, preservano questa luminosità offrendo al tempo stesso l'isolamento necessario.
Posizionamento strategico delle postazioni
La disposizione delle scrivanie rispetto alle finestre richiede un'attenzione particolare. Un posizionamento perpendicolare alle vetrate è in genere la soluzione migliore, perché permette di beneficiare della luce naturale senza abbagliamento diretto.
Un accesso equo alla luce naturale è una questione di equità. Le postazioni fisse dovrebbero trovarsi idealmente a meno di 7 metri da una fonte di luce naturale. Per le zone lontane dalle finestre, scegliete un'illuminazione artificiale di alta qualità che riproduca alcune caratteristiche della luce naturale.
Consiglio 6: integrare soluzioni di archiviazione efficaci
Uno spazio ordinato favorisce la concentrazione e riduce lo stress. Il disordine visivo può ridurre la capacità di concentrazione sovraccaricando la corteccia visiva e distogliendo l'attenzione dalle attività prioritarie.
La politica della "clean desk" (scrivania libera a fine giornata) si sta diffondendo, soprattutto nelle configurazioni in flex office. Questo approccio richiede sistemi di archiviazione efficaci, sia personali sia condivisi.
Contenitori personali con chiusura
Gli armadietti individuali sono la soluzione preferita per riporre gli effetti personali in un ambiente flessibile. Il loro dimensionamento deve rispondere alle esigenze reali: un volume sufficiente per un portatile, i documenti essenziali e qualche effetto personale, senza incoraggiare l'accumulo.
Per chi lavora in modo itinerante, armadietti temporanei prenotabili tramite app offrono una flessibilità apprezzabile. I sistemi di chiusura elettronica semplificano la gestione e garantiscono la sicurezza degli oggetti personali.
Consiglio 7: inserire piante per migliorare il benessere
Le piante non hanno solo una funzione estetica. Migliorano la qualità dell'aria assorbendo alcuni inquinanti e aumentando l'umidità. La loro presenza riduce lo stress e la fatica mentale, con un impatto misurabile sulla produttività.
La presenza di piante in ufficio può migliorare in modo significativo la produttività e la soddisfazione sul lavoro. Questi benefici giustificano l'investimento e la manutenzione necessari.
Soluzioni verdi in base allo spazio disponibile
Le opzioni si adattano a ogni contesto:
• Per gli spazi piccoli: piante compatte (succulente, pothos, sansevierie) o terrari
• Per gli spazi medi: composizioni di piante su tavoli o banconi
• Per gli spazi grandi: alberi da interno, giardini verticali o pareti verdi
Le pareti verdi cambiano profondamente l'atmosfera e contribuiscono anche al miglioramento acustico e alla regolazione igrotermica.
Le piante migliorano la qualità dell'aria percepita e riducono la sensazione di stress in ufficio. Per un open space lontano dalle finestre, scegliete specie che tollerano l'ombra come la sansevieria, il pothos o la zamioculcas: robuste, richiedono poca manutenzione e restano efficaci anche con poca luce.
10 consigli essenziali per allestire un open space piacevole
Consiglio 8: adattare l'allestimento ai nuovi metodi di lavoro
Il lavoro ibrido cambia le nostre aspettative nei confronti degli spazi professionali. L'ufficio diventa un hub sociale e collaborativo complementare al lavoro a distanza. Questo cambiamento richiede una riconfigurazione degli spazi.
Il flex office, che separa la postazione da chi la occupa, si sta affermando come risposta adatta a questa evoluzione. Questo approccio ottimizza l'uso dello spazio offrendo una varietà di ambienti che rispondono alle diverse esigenze dei collaboratori.
Spazi adatti al lavoro ibrido
L'allestimento deve facilitare la collaborazione tra chi è in presenza e chi è a distanza. Le cabine acustiche Work With Island sono una soluzione adatta alle videoconferenze individuali (Island Solo e Island Desk) o alle riunioni ibride (Island Duo e Island Quattro).
Le attrezzature tecnologiche devono essere intuitive e standardizzate. Soluzioni come gli schermi touch interattivi o i sistemi di condivisione wireless facilitano lo scambio di informazioni. Questi strumenti vanno accompagnati da sistemi di prenotazione semplici, che permettano di individuare rapidamente lo spazio più adatto a ogni esigenza.
Buono a sapersi:
Flex office e desk sharing non sono sinonimi. Il desk sharing consiste nel condividere postazioni identiche tra più collaboratori. Il flex office va oltre: propone spazi diversi (concentrazione, collaborazione, cabine acustiche, zone informali) che il collaboratore sceglie in base all'attività del momento. Il primo ottimizza la superficie, il secondo trasforma l'esperienza di lavoro.
10 consigli essenziali per allestire un open space piacevole
Consiglio 9: curare l'estetica e l'identità visiva
L'ambiente visivo influisce in modo significativo sul nostro stato d'animo e sul nostro coinvolgimento. Uno spazio esteticamente piacevole stimola la creatività e rafforza il senso di appartenenza. La grande maggioranza dei collaboratori più coinvolti si dichiara soddisfatta del proprio ambiente di lavoro.
L'uso strategico dei colori è una leva efficace per influenzare l'atmosfera. I toni blu favoriscono la concentrazione e la calma, adatti alle zone di lavoro concentrato. Le tonalità verdi portano equilibrio e serenità negli spazi di passaggio. I colori caldi come il giallo stimolano la creatività nelle zone collaborative, mentre gli accenti rossi danno energia agli spazi di attività intensa.
Coerenza con l'identità di marca
L'allestimento è un'occasione per dare forma fisica ai valori e all'identità dell'azienda. Integrate con discrezione i colori aziendali in alcuni elementi (arredi, tessili, segnaletica) per creare una coerenza visiva senza eccessi.
I valori possono essere esposti in forme creative che vanno oltre il semplice poster istituzionale. Citazioni ispiranti, visualizzazioni di progetti riusciti o testimonianze dei clienti creano un racconto positivo che rafforza la cultura aziendale.
Consiglio 10: stabilire regole d'uso chiare e in evoluzione
Un allestimento riuscito non si limita agli aspetti materiali. Una carta d'uso degli spazi condivisi stabilisce un quadro comune che facilita una convivenza armoniosa. Questo documento va elaborato collettivamente per garantirne l'accettazione.
L'allestimento di uno spazio è un processo di miglioramento continuo. Un meccanismo di feedback strutturato permette di raccogliere regolarmente i riscontri degli utenti e di individuare gli aggiustamenti necessari.
Carta di convivenza in open space
Le regole di comportamento mirano soprattutto a preservare la concentrazione di ciascuno:
• Volume delle conversazioni
• Uso dei telefoni (zone dedicate alle chiamate)
• Gestione delle riunioni improvvisate
Questi principi vanno formulati in modo positivo, come strumenti che facilitano la collaborazione e non come restrizioni.
Anche l'uso degli spazi comuni richiede un quadro chiaro: prenotazione delle sale, pulizia degli spazi di ristoro dopo l'uso, uso responsabile delle risorse. Queste regole semplici contribuiscono al buon funzionamento collettivo e alla durata delle installazioni.
L'essenziale in 10 punti
Affrontare prima l'acustica Il rumore resta la prima fonte di insoddisfazione. Le cabine certificate ISO 23351-1 (Classe A per Island Solo e Island Desk, Classe B per Island Duo e Island Quattro) riducono il rumore da 28,7 a 31,1 dB.
Puntare su arredi ergonomici Scrivanie regolabili in altezza e sedie con supporto lombare riducono i disturbi muscolo-scheletrici, prima causa di assenteismo in azienda.
Integrare i contenitori Armadietti individuali con chiusura e politica della scrivania libera a fine giornata strutturano il flex office.
Anticipare il lavoro ibrido Flex office e cabine attrezzate per le videochiamate facilitano la collaborazione tra chi è in presenza e chi è a distanza.
Prevenire i disturbi muscolo-scheletrici Formazione sulla postura, micropause attive ogni ora, referenti per l'ergonomia in ogni reparto.
Suddividere in base all'uso Concentrazione, collaborazione, videochiamate, relax: ogni attività merita la sua zona, con 10-12 m² per collaboratore.
Massimizzare la luce naturale Le postazioni fisse vanno collocate a meno di 7 metri da una finestra, perpendicolarmente alle vetrate.
Aggiungere piante Piante che tollerano l'ombra, pareti verdi o terrari: l'aria migliora, lo stress diminuisce.
Costruire il progetto con i team Workshop partecipativi in fase di progettazione: l'appropriazione garantisce l'adozione.
Formalizzare le regole Carta d'uso, zone per le telefonate ben identificate, feedback regolare tramite pulse survey.
10 consigli essenziali per allestire un open space piacevole
Work With Island: il vostro partner per trasformare l'open space
L'allestimento di un open space è un investimento strategico che incide profondamente sull'esperienza quotidiana dei collaboratori. Un approccio metodico, centrato sulle esigenze reali degli utenti, trasformerà il vostro spazio aperto in un ambiente produttivo e piacevole.
I nostri vantaggi:
• Installazione rapida in circa 30 minuti senza lavori
• Cabine progettate e prodotte in Europa con filiere corte, certificazione B Corp
• Periodo di prova di 100 giorni, soddisfatti o rimborsati
• Garanzia di 5 anni per la vostra tranquillità
• Prestazioni certificate ISO 23351-1:2020, Classe A per Island Solo e Island Desk
Volete trasformare il vostro open space in un ambiente equilibrato che favorisca sia la collaborazione sia la concentrazione? Scoprite le nostre soluzioni acustiche e affidatevi alla nostra esperienza per creare lo spazio di lavoro più adatto.
Volete saperne di più sulle nostre cabine acustiche?
Compilate il modulo e ricevete subito la nostra guida prodotto: un PDF chiaro con tutte le informazioni essenziali, come prezzi, dimensioni e connettività.
Domande frequenti sull'allestimento di un open space
Qual è la superficie minima consigliata per persona in open space?
In Francia, la norma raccomanda da 10 a 12 m² per persona in open space, compresi passaggi e spazi comuni. Per le postazioni individuali contate almeno 8 m² per postazione. Queste superfici assicurano un comfort sufficiente e riducono la sensazione di affollamento che genera stress.
Come ridurre in modo efficace il rumore in un open space?
La soluzione più efficace combina più approcci: trattamento acustico delle superfici (controsoffitti fonoassorbenti, pannelli a parete), arredi con proprietà acustiche e soprattutto cabine acustiche per le telefonate e il lavoro concentrato. Le cabine Work With Island offrono una riduzione del rumore certificata da 28,7 a 31,1 dB e cambiano subito l'ambiente sonoro.
Quale budget prevedere per allestire un open space?
Il budget varia molto in base al livello delle attrezzature: contate 150-250 € al m² per un allestimento di base, 250-400 € al m² per un livello intermedio e 400-600 € al m² per un allestimento di fascia alta. Le cabine acustiche rappresentano un investimento da 3.990 € a 9.990 € IVA esclusa a seconda del modello, con un ritorno rapido grazie al miglioramento della produttività.
Come gestire il flex office in un open space?
Il flex office richiede tre elementi chiave: un sistema di prenotazione efficace (app dedicata), armadietti individuali con chiusura per gli effetti personali e una varietà di spazi adatti alle diverse attività (concentrazione, collaborazione, telefonate). Le cabine acustiche permettono di creare zone riservate anche in assenza di scrivanie assegnate.
Quali piante scegliere per un open space poco luminoso?
Per gli spazi con poca luce naturale, scegliete piante che tollerano l'ombra: sansevieria (lingua di suocera), zamioculcas, pothos, aspidistra o filodendro. Queste piante richiedono poca manutenzione e resistono bene in condizioni di scarsa luminosità, mantenendo le loro proprietà depurative.
Come facilitare l'adozione di un nuovo allestimento da parte dei team?
Coinvolgere i collaboratori fin dalla progettazione è decisivo: organizzate workshop partecipativi, raccogliete le esigenze con sondaggi, testate le soluzioni con gruppi pilota. Comunicate regolarmente sull'avanzamento del progetto e formate i team sui nuovi spazi e sulle nuove attrezzature. Un periodo di prova di 100 giorni, come quello proposto da Work With Island, permette anche di verificare le scelte in situazione reale.
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