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10 consejos clave para acondicionar un open space agradable
El open space domina hoy el panorama profesional. A pesar de sus ventajas evidentes en comunicación y optimización del espacio, plantea retos importantes: ruido constante, falta de privacidad y distracciones visuales. Estos inconvenientes afectan directamente al bienestar y a la productividad de los equipos.
Un acondicionamiento inteligente transforma profundamente la experiencia de trabajo. Un entorno bien diseñado puede mejorar de forma significativa la productividad y reducir el absentismo. Desde la crisis sanitaria, las expectativas han cambiado con la aparición del trabajo híbrido y del flex office como nuevas normas.
Concentración, colaboración, videollamadas, descanso: cada actividad merece su espacio. El ruido sigue siendo el problema n.º 1, que hay que tratar en prioridad.
Equipar con cuidado
Mobiliario ergonómico, regulable y modular: un puesto bien diseñado reduce los TME y acompaña la evolución de los equipos.
Cuidar el confort
Luz natural, calidad del aire, plantas: el entorno sensorial influye directamente en la productividad y el bienestar.
Enmarcar y hacer evolucionar
Guía de convivencia, zonas dedicadas a las llamadas, flex office: las normas y los nuevos modos de trabajo estructuran el espacio a lo largo del tiempo.
10 consejos clave para acondicionar un open space agradable
Lo que está en juego en un buen acondicionamiento de open space
El equilibrio entre colaboración y concentración
¿El reto principal? Conciliar dos necesidades aparentemente contradictorias: favorecer los intercambios espontáneos y, al mismo tiempo, preservar la capacidad de concentración individual.
La gran mayoría de los empleados considera esenciales los espacios tranquilos para el trabajo concentrado, aunque también valora las zonas colaborativas.
Las consecuencias de una mala distribución son serias: estrés crónico, fatiga cognitiva y desmotivación.
A la larga, estos factores aumentan la rotación y los costes asociados a la contratación y la formación.
Los beneficios de un open space bien pensado
Un open space inteligente ofrece ventajas considerables:
• Comunicación fluida que favorece la innovación
• Reducción notable de los costes inmobiliarios
• Adaptación a la evolución de la empresa
• Refuerzo de la imagen de marca y atracción de talento
• Una distribución bien pensada genera beneficios medibles en productividad, satisfacción de los empleados y optimización de los recursos inmobiliarios.
Consejo 1: analizar las necesidades específicas antes de empezar
Primer paso clave: realizar una auditoría a fondo de las necesidades. Esta fase, a menudo descuidada, determina la pertinencia de todas las decisiones posteriores. Utiliza un cuestionario detallado para identificar las actividades principales y sus exigencias de espacio. Complétalo con la observación directa de los comportamientos y de los flujos de circulación.
La cultura de empresa influye mucho en las necesidades de acondicionamiento. Una agencia creativa no tendrá las mismas exigencias que una consultora o una empresa tecnológica. El espacio debe reflejar los valores de la organización para reforzar el sentimiento de pertenencia.
Implicar a los empleados en el proceso
La implicación de los usuarios finales es un factor clave de éxito. Organiza talleres participativos para recoger ideas valiosas y favorecer a la vez la apropiación del proyecto. Las encuestas anónimas suelen revelar preocupaciones que quedarían ocultas en un marco más formal.
Este enfoque colaborativo reduce considerablemente las resistencias al cambio. Los empleados implicados se convierten en embajadores del proyecto en lugar de en opositores. Aun así, gestiona las expectativas: no todas las sugerencias podrán llevarse a cabo.
Consejo 2: crear zonas diferenciadas según las funciones
El principio de zonificación responde de forma eficaz a las distintas necesidades de los equipos. Divide el espacio en zonas funcionales claramente identificadas, cada una optimizada para una actividad concreta. Esta organización reduce los conflictos de uso y mejora la productividad global.
En un open space equilibrado hay cuatro tipos de zonas esenciales:
• Zonas de concentración para el trabajo individual
• Espacios colaborativos para los intercambios y el trabajo en equipo
• Salas de reuniones formales para las citas planificadas
• Espacios de descanso para las pausas y las conversaciones informales
La transición entre estas zonas debe ser intuitiva, con una señalización clara y elementos visuales distintivos.
Los espacios dedicados a la concentración responden a una necesidad fundamental que a menudo se descuida. Las cabinas acústicas Work With Island ofrecen una solución adecuada para las llamadas o las tareas que requieren una concentración intensa.
Island Solo e Island Desk están pensadas para el trabajo individual concentrado. La instalación en unos 30 minutos, sin obras, permite crear al instante espacios de confidencialidad en pleno open space.
La orientación de los puestos también influye en la concentración. Colocarse de espaldas a la zona de paso limita las distracciones visuales. Unas normas de uso claras (limitación del tiempo de ocupación, señalización de "no molestar") aumentan la eficacia de estos espacios.
Espacios colaborativos y creativos
Las zonas colaborativas deben favorecer los intercambios espontáneos y ofrecer las herramientas necesarias para el trabajo en equipo. Prioriza un mobiliario modulable que se adapte a las necesidades:
• Mesas altas para reuniones ágiles de pie
• Sofás y sillones para las conversaciones informales
• Mesas redondas para las sesiones de brainstorming
La tecnología desempeña un papel clave en estos espacios. Las cabinas Island Duo e Island Quattro integran equipamiento para videoconferencias, lo que facilita la colaboración entre equipos presenciales y a distancia y garantiza la confidencialidad de los intercambios.
“Las cabinas han mejorado nuestro espacio de trabajo. Liberan nuestras salas grandes y permiten hacer llamadas improvisadas cuando hace falta.”
Estela Sánchez
People wellness manager y Onboarding specialist at Seedtag
10 consejos clave para acondicionar un open space agradable
Consejo 3: optimizar la acústica para reducir las molestias sonoras
El ruido es la primera fuente de insatisfacción en los open spaces. La exposición continua a un entorno ruidoso aumenta de forma significativa el estrés y reduce considerablemente la concentración. Por eso, la optimización acústica es una inversión prioritaria.
Las soluciones acústicas deben desplegarse de forma estratégica según las zonas. Los espacios de concentración necesitan un tratamiento más intensivo que las zonas colaborativas, donde cierta animación sonora puede resultar beneficiosa.
Soluciones acústicas integradas en el mobiliario
El mobiliario contribuye de forma significativa a mejorar la acústica. Las mamparas de separación absorben parte de las ondas sonoras y reducen la propagación de las conversaciones. Los sillones de respaldo alto crean microentornos protegidos, adecuados para llamadas breves.
El almacenaje bien colocado también desempeña un papel acústico. Los armarios situados perpendicularmente a los puestos crean barreras que limitan la propagación del sonido y ofrecen a la vez una función práctica de almacenaje.
Cabinas acústicas: la solución eficaz
Para un aislamiento completo, las cabinas acústicas son la solución más eficaz. Las cabinas Work With Island ofrecen un rendimiento certificado según la norma ISO 23351-1:2020, clase A para Solo y Desk y clase B para Duo y Quattro, con reducciones sonoras de 28,7 a 31,1 dB según el modelo.
Estas soluciones modulares se instalan sin obras en unos 30 minutos y pueden trasladarse según la evolución de tus necesidades. Su diseño acristalado preserva la luminosidad del open space y crea burbujas de silencio para las llamadas confidenciales y el trabajo concentrado.
Lo que cambia en una cabina isleña: el ruido
Una escala de referencia
30 dB
Susurro / Biblioteca
40 dB
Oficina tranquila
60 dB
Conversación normal
70 dB
Oficina abierta concurrida
Más de 80 dB
Calle ruidosa
Nuestras cabinas
Fuera de la cabina 65 dB (conversación animada)
Dentro de la cabina 37 dB (biblioteca)
WWI cabine audio
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Consejo 4: priorizar un mobiliario ergonómico y adaptable
La ergonomía del puesto de trabajo determina la salud y la productividad de los empleados. Los trastornos musculoesqueléticos (TME) son la primera causa de enfermedades profesionales, con un coste económico y humano considerable.
Los criterios para elegir un equipamiento ergonómico incluyen:
• La adaptación a las distintas morfologías
• La calidad de los materiales
• La facilidad de ajuste
• La inversión inicial puede parecer elevada, pero resulta rentable a largo plazo al reducir el absentismo y aumentar la productividad.
Mesas y puestos de trabajo
Las mesas regulables para trabajar sentado o de pie son un avance importante en ergonomía. Alternar posturas reduce la presión sobre la columna vertebral y mejora la circulación sanguínea. Alternar entre la posición sentada y de pie aporta beneficios significativos en confort y en reducción de los dolores lumbares.
Las dimensiones recomendadas de un puesto individual rondan los 160 cm de ancho por 80 cm de fondo, con una separación mínima de 120 cm entre puestos. Algunos accesorios complementarios (soportes de pantalla regulables, reposamuñecas, reposapiés) completan la ergonomía del puesto.
Ergonomía de los espacios de aislamiento
La ergonomía no se limita a los puestos de trabajo fijos. Los espacios de aislamiento como las cabinas acústicas también deben ofrecer un buen confort. Island Desk integra un asiento ergonómico diseñado para sesiones de trabajo prolongadas, que permite mantener una postura correcta incluso durante llamadas o tareas de concentración de varias horas.
Con una altura interior de unos 2,20 m, una superficie compacta y ventilación automática, las cabinas ofrecen un entorno cómodo que no compromete la salud de los usuarios. Para conocer las dimensiones exactas de cada modelo, consulta la guía de producto.
A largo plazo, las cabinas también son una mejor inversión: se desmontan y se vuelven a montar, así que podrán acompañarte en tus mudanzas.
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Consejo 5: aprovechar al máximo la luz natural y optimizar la iluminación
La calidad de la iluminación influye profundamente en nuestro bienestar y nuestra eficacia. La luz natural desempeña un papel clave en la regulación de nuestro reloj biológico y en la producción de vitamina D. Un acceso suficiente a la luz del día mejora notablemente la productividad y reduce el absentismo.
La distribución debe favorecer al máximo la entrada de luz natural. Los tabiques acristalados interiores permiten que la luz llegue hasta el centro del edificio. Las cabinas acústicas Work With Island, con su diseño transparente, preservan esta luminosidad y ofrecen a la vez el aislamiento necesario.
Colocación estratégica de los puestos de trabajo
La disposición de las mesas respecto a las ventanas requiere una atención especial. Una colocación perpendicular a los ventanales suele ser la mejor opción, ya que permite aprovechar la luz natural sin sufrir deslumbramiento directo.
El acceso a la luz natural es también una cuestión de equidad. Lo ideal es que los puestos permanentes estén a menos de 7 metros de una fuente de luz natural. Para las zonas alejadas de las ventanas, opta por una iluminación artificial de calidad que reproduzca algunas características de la luz natural.
Consejo 6: integrar soluciones de almacenaje eficaces
Un espacio ordenado favorece la concentración y reduce el estrés. El desorden visual puede disminuir la capacidad de concentración al sobrecargar la corteza visual y desviar la atención de las tareas prioritarias.
La política de "clean desk" (mesa vacía al final del día) se está imponiendo progresivamente, sobre todo en las configuraciones de flex office. Este enfoque requiere sistemas de almacenaje eficaces, tanto personales como compartidos.
Almacenaje personal y con cierre
Las taquillas individuales son la solución preferida para guardar los efectos personales en un entorno flexible. Su tamaño debe responder a las necesidades reales: un volumen suficiente para un portátil, documentos esenciales y algunos efectos personales, sin fomentar la acumulación excesiva.
Para los trabajadores nómadas, las taquillas temporales que se reservan mediante una aplicación ofrecen una flexibilidad muy apreciada. Los sistemas de cierre electrónico simplifican la gestión y garantizan la seguridad de los objetos personales.
Consejo 7: incorporar plantas para mejorar el bienestar
Integrar plantas va más allá de la simple dimensión estética. Las plantas mejoran la calidad del aire al absorber ciertos contaminantes y aumentar la humedad. Su presencia reduce el estrés y la fatiga mental, con un impacto medible en la productividad.
La presencia de plantas en un entorno de oficina puede mejorar de forma significativa la productividad y la satisfacción en el trabajo. Estos beneficios justifican plenamente la inversión y el mantenimiento necesarios.
Soluciones vegetales según el espacio disponible
Las opciones para incorporar plantas se adaptan a todos los contextos:
• Para espacios pequeños: plantas compactas (suculentas, potos, sansevierias) o terrarios
• Para espacios medianos: composiciones vegetales sobre mesas o mostradores
• Para espacios grandes: árboles de interior, jardines verticales o muros vegetales
Los muros vegetales transforman profundamente el ambiente y contribuyen a mejorar la acústica y la regulación higrotérmica.
La presencia de plantas mejora la calidad del aire percibida y reduce la sensación de estrés en la oficina. Para un open space alejado de las ventanas, elige especies tolerantes a la sombra como la sansevieria, el potos o la zamioculca: resistentes, de poco mantenimiento y eficaces incluso con poca luz.
10 consejos clave para acondicionar un open space agradable
Consejo 8: adaptar la distribución a los nuevos métodos de trabajo
El trabajo híbrido transforma nuestras expectativas respecto a los espacios profesionales. La oficina se convierte en un hub social y colaborativo, complementario al trabajo a distancia. Este cambio requiere una reconfiguración de los espacios.
El flex office, que desvincula el puesto de trabajo de su ocupante, se impone como una respuesta adecuada a esta evolución. Este enfoque optimiza el uso del espacio y ofrece una variedad de entornos que responden a las distintas necesidades de los empleados.
Espacios adaptados al trabajo híbrido
La distribución debe facilitar la colaboración entre empleados presenciales y a distancia. Las cabinas acústicas Work With Island ofrecen una solución adecuada para las videoconferencias individuales (modelos Solo y Desk) o las reuniones híbridas (modelos Duo y Quattro).
El equipamiento tecnológico debe ser intuitivo y estandarizado. Soluciones como las pantallas táctiles interactivas o los sistemas de presentación inalámbrica facilitan el intercambio de información. Estas herramientas deben ir acompañadas de sistemas de reserva sencillos que permitan identificar rápidamente el espacio más adecuado para cada necesidad.
Bon à savoir :
Flex office y desk sharing no son sinónimos. El desk sharing consiste en compartir puestos idénticos entre varios empleados. El flex office va más allá: propone una diversidad de espacios (concentración, colaboración, cabinas acústicas, zonas informales) que el empleado elige según su actividad del momento. El primero optimiza la superficie; el segundo transforma la experiencia de trabajo.
10 consejos clave para acondicionar un open space agradable
Consejo 9: cuidar la estética y la identidad visual
El entorno visual influye de forma significativa en nuestro estado de ánimo y nuestro compromiso. Un espacio agradable a la vista estimula la creatividad y refuerza el sentimiento de pertenencia. La gran mayoría de los empleados más comprometidos se declara satisfecha con su entorno de trabajo.
El uso estratégico de los colores es una palanca poderosa para influir en el ambiente. Los tonos azules favorecen la concentración y la calma, adecuados para las zonas de trabajo concentrado. Los tonos verdes aportan equilibrio y serenidad en los espacios de transición. Los colores cálidos como el amarillo estimulan la creatividad en las zonas colaborativas, mientras que los toques de rojo dinamizan los espacios de actividad intensa.
Coherencia con la identidad de marca
El acondicionamiento es una oportunidad para dar forma física a los valores y la identidad de la empresa. Integra con sutileza los colores corporativos en algunos elementos (mobiliario, textiles, señalética) para crear coherencia visual sin caer en el exceso.
La presentación de los valores puede adoptar formas creativas que van más allá del simple póster institucional. Citas inspiradoras, visualizaciones de proyectos exitosos o testimonios de clientes crean un relato positivo que refuerza la cultura de empresa.
Consejo 10: establecer normas de uso claras y evolutivas
Un buen acondicionamiento no se limita a los aspectos materiales. Una guía de uso de los espacios compartidos establece un marco común que facilita una convivencia armoniosa. Este documento debe elaborarse de forma colectiva para garantizar su aceptación.
El acondicionamiento de un espacio es un proceso continuo de mejora. Un mecanismo de feedback estructurado permite recoger con regularidad las opiniones de los usuarios e identificar los ajustes necesarios.
Guía de convivencia en open space
Las normas de comportamiento buscan sobre todo preservar la concentración de cada persona:
• Volumen de las conversaciones
• Uso de los teléfonos (zonas dedicadas a las llamadas)
• Gestión de las reuniones improvisadas
Estos principios deben formularse en positivo, como facilitadores de la colaboración y no como restricciones.
El uso de los espacios comunes también necesita un marco claro: reserva de salas, limpieza de los espacios de comida tras su uso, uso responsable de los recursos. Estas normas sencillas contribuyen al buen funcionamiento colectivo y a la durabilidad de las instalaciones.
Lo esencial en 10 puntos
Tratar la acústica en primer lugar El ruido sigue siendo la primera fuente de insatisfacción. Una cabina de clase A o B según ISO 23351-1 reduce el ruido entre 28,7 y 31,1 dB.
Apostar por el mobiliario ergonómico Mesas regulables en altura y sillas con soporte lumbar reducen los TME, primera causa de absentismo en las empresas.
Integrar el almacenaje Taquillas individuales con cierre y política de mesa vacía al final del día estructuran el flex office.
Anticipar el trabajo híbrido El flex office y las cabinas equipadas para videollamadas facilitan la colaboración entre empleados presenciales y a distancia.
Prevenir los TME Formación postural, micropausas activas cada hora, referentes de ergonomía por departamento.
Zonificar según el uso Concentración, colaboración, videollamadas, descanso: cada actividad merece su zona, con 10 a 12 m² por empleado.
Aprovechar la luz natural Los puestos permanentes se sitúan a menos de 7 metros de una ventana, en perpendicular a los ventanales.
Añadir plantas Plantas tolerantes a la sombra, muros vegetales o terrarios: el aire mejora y el estrés baja.
Construir junto con los equipos Talleres participativos en la fase de diseño: la apropiación garantiza la adopción.
Formalizar las normas Guía de uso, zonas de llamadas identificadas, feedback periódico mediante pulse surveys.
10 consejos clave para acondicionar un open space agradable
Work With Island: tu aliado para transformar tu open space
Acondicionar un open space es una inversión estratégica que influye profundamente en la experiencia diaria de los empleados. Un enfoque metódico, centrado en las necesidades reales de los usuarios, convertirá tu espacio abierto en un entorno productivo y agradable.
Nuestras ventajas:
• Instalación rápida en unos 30 minutos sin obras
• Fabricación europea con cadenas de suministro cortas y certificación B Corp
• Periodo de prueba de 100 días con devolución del dinero
• Garantía de 5 años para tu tranquilidad
• Rendimiento certificado ISO 23351-1:2020, clase A (Solo y Desk) y clase B (Duo y Quattro)
¿Quieres transformar tu open space en un entorno equilibrado que favorezca a la vez la colaboración y la concentración? Descubre nuestras soluciones acústicas y aprovecha nuestra experiencia para crear un espacio de trabajo a tu medida.
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Preguntas frecuentes sobre el acondicionamiento de un open space
¿Cuál es la superficie mínima recomendada por persona en open space?
La norma francesa recomienda de 10 a 12 m² por persona en open space, incluyendo circulación y espacios comunes. Para los puestos de trabajo individuales, cuenta con un mínimo de 8 m² por puesto. Estas superficies garantizan un confort suficiente y reducen la sensación de hacinamiento que genera estrés.
¿Cómo reducir eficazmente el ruido en un open space?
La solución más eficaz combina varios enfoques: tratamiento acústico de las superficies (techos absorbentes, paneles murales), mobiliario con propiedades acústicas y, sobre todo, cabinas acústicas para las llamadas y el trabajo concentrado. Las cabinas Work With Island ofrecen una reducción sonora certificada de 28,7 a 31,1 dB, que transforma de inmediato el entorno sonoro.
¿Qué presupuesto prever para acondicionar un open space?
El presupuesto varía mucho según el nivel de equipamiento: cuenta con 150-250 € por m² para un acondicionamiento básico, 250-400 € por m² para un nivel intermedio y 400-600 € por m² para un acondicionamiento de alta gama. Las cabinas acústicas suponen una inversión de 3.990 € a 9.990 € sin IVA según el modelo, con un retorno rápido gracias a la mejora de la productividad.
¿Cómo gestionar el flex office en un open space?
El flex office necesita tres elementos clave: un sistema de reserva eficaz (aplicación dedicada), taquillas individuales con cierre para los efectos personales y una variedad de espacios adaptados a las distintas actividades (concentración, colaboración, llamadas). Las cabinas acústicas permiten crear zonas de confidencialidad incluso sin puestos asignados.
¿Qué plantas elegir para un open space con poca luz?
Para los espacios con poca luz natural, elige plantas tolerantes a la sombra: sansevieria (lengua de suegra), zamioculca, potos, aspidistra o filodendro. Estas plantas necesitan poco mantenimiento y resisten bien con poca luminosidad, conservando sus propiedades descontaminantes.
¿Cómo facilitar que los equipos adopten una nueva distribución?
Implicar a los empleados desde la fase de diseño es clave: organiza talleres participativos, recoge las necesidades mediante encuestas y prueba las soluciones con grupos piloto. Comunica con regularidad los avances del proyecto y forma a los equipos en los nuevos espacios y equipos. Un periodo de prueba de 100 días, como el que ofrece Work With Island, también permite validar las decisiones en condiciones reales.
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