À retenir
Analizzare
Misurare l'occupazione reale delle postazioni per 4 settimane per dimensionare il futuro allestimento.
Inquadrare
Definire la politica di lavoro da remoto e consultare il CSE prima di qualsiasi trasformazione.
Attrezzare
Scegliere gli strumenti di gestione e le soluzioni acustiche adatte agli usi.
Monitorare
Misurare di continuo la soddisfazione e il tasso di occupazione per adeguare il sistema.
Come introdurre il flex office nei vostri uffici?
Fase 1: analizzare l'organizzazione attuale
L'audit è la base del progetto di introduzione del flex office. Questa fase di diagnosi valuta le abitudini di lavoro attuali, il tasso di occupazione reale delle postazioni e le esigenze dei collaboratori.
È necessario misurare il tasso di occupazione per quattro settimane. I risultati mostrano in genere uno scarto significativo tra occupazione reale e teorica. Questa differenza giustifica dal punto di vista economico il passaggio all'ufficio flessibile. L'audit individua anche i picchi e i cali di utilizzo, utili per dimensionare il futuro allestimento.
Fase 2: definire la politica e consultare il CSE
La politica di lavoro da remoto struttura l'organizzazione del flex office. Definisce i giorni di presenza obbligatoria, le regole di prenotazione e le condizioni specifiche per i diversi team.
Il modello misto, che alterna giorni in ufficio e giorni da remoto, è ampiamente diffuso. Questa ripartizione ottimizza l'occupazione degli uffici preservando la collaborazione. Le regole di prenotazione devono restare semplici ed eque.
In Francia, la consultazione del CSE (il comitato sociale ed economico che rappresenta il personale) è un obbligo di legge per ogni cambiamento organizzativo. Richiede una preparazione accurata degli argomenti economici e sociali. I rappresentanti del personale devono comprendere i benefici per i dipendenti prima di avviare la negoziazione di un accordo aziendale.
Fase 3: scegliere gli strumenti di gestione
I software di gestione del flex office automatizzano la prenotazione degli spazi. Un'app permette ai collaboratori un utilizzo intuitivo. L'integrazione con il sistema informativo evita doppi inserimenti.
Le funzionalità chiave includono la prenotazione in tempo reale e la gestione dei conflitti. Le statistiche di utilizzo orientano le ottimizzazioni future. L'interfaccia deve restare semplice come la prenotazione di un hotel.
Fase 4: allestire gli spazi
L'allestimento del flex office si basa su una tipologia di spazi adatta ai diversi modi di lavorare. Zone di concentrazione, spazi collaborativi, sale riunioni e aree relax si distribuiscono secondo una logica funzionale.
Un rapporto equilibrato organizza lo spazio tra postazioni individuali, spazi collaborativi e aree relax. Questa ripartizione si adatta alle specificità di ogni settore. L'open space resta prevalente ma si arricchisce di zone specifiche.
Arredi e archiviazione
Gli arredi ergonomici si adattano agli usi flessibili. Gli armadietti personali sostituiscono le scrivanie fisse per riporre le proprie cose. La clean desk policy mantiene in ordine gli spazi condivisi.
Un sistema di armadietti connessi con accesso tramite badge protegge gli effetti personali. Questa soluzione rassicura i collaboratori e semplifica l'organizzazione quotidiana.
Tipologia di spazi da prevedere
• Postazioni di lavoro individuali modulari
• Spazi di collaborazione aperti
• Sale riunioni formali attrezzate
• Cabine acustiche Work With Island per la riservatezza
• Zone di concentrazione silenziose
• Aree relax e convivialità
• Spazi per la creatività e il brainstorming
• Zone di accoglienza e di passaggio
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Fase 5: garantire la qualità acustica
Il rumore è tra i primi disturbi segnalati dai dipendenti in open space e in flex office. Per questo l'acustica è un tema centrale in ogni progetto di allestimento. Il trattamento del rumore determina in larga parte l'accettazione del nuovo modo di lavorare.
L'isolamento acustico si organizza secondo diversi approcci complementari: pareti mobili per strutturare lo spazio, materiali fonoassorbenti per limitare il riverbero, cabine acustiche per creare bolle di silenzio.
Le soluzioni acustiche Work With Island
Le cabine acustiche Island offrono una risposta efficace a questo problema. Certificate ISO 23351-1 (Classe A per Island Solo e Island Desk), raggiungono fino a 31,1 dB di attenuazione acustica con il modello Island Desk. Installazione in circa 30 minuti, progettazione e produzione in Europa con filiere corte.
Sono disponibili diverse soluzioni:
• Cabine acustiche Work With Island: fino a 31,1 dB, installazione in circa 30 minuti
• Pareti mobili: organizzazione flessibile dello spazio
• Pannelli fonoassorbenti: trattamento acustico generale
Ce qui change avec une cabine Island : le bruit
Une échelle de référence
30 dB
Sussurro / biblioteca
60 dB
Conversazione normale
Esterno
65 dB (conversazione animata)
Interno
37 dB (biblioteca)
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Fase 6: accompagnare il cambiamento
L'accompagnamento dei team condiziona in larga parte la riuscita del progetto. Il change management prepara i collaboratori al cambiamento. La formazione dei manager sviluppa le loro nuove competenze di gestione.
Il management del flex office privilegia la gestione per obiettivi rispetto al controllo visivo. Fiducia e autonomia diventano i pilastri del rapporto manageriale. La comunicazione deve restare trasparente su obiettivi e benefici attesi.
Animazione e coesione del team
L'animazione del team passa da nuovi rituali adatti al lavoro ibrido. Gli eventi in presenza acquistano maggiore importanza. Gli spazi conviviali facilitano gli incontri informali che alimentano la cultura aziendale.
I rituali settimanali in presenza rafforzano i legami sociali. Gli strumenti digitali completano, senza sostituirle, le interazioni umane dirette.
Buone pratiche manageriali:
• Definire obiettivi chiari e misurabili
• Organizzare incontri regolari individuali e collettivi
• Mantenere rituali di team in presenza
• Sviluppare fiducia e autonomia
• Adattare gli strumenti di comunicazione alle esigenze
• Preservare i momenti informali di convivialità
Fase 7: definire l'accordo aziendale
L'accordo aziendale sul flex office dà una base giuridica alla trasformazione organizzativa. Definisce le modalità pratiche di applicazione. Un periodo di prova permette di adeguare le regole in base ai riscontri sul campo. La valutazione regolare misura l'efficacia del sistema.
In Francia, la negoziazione con il CSE definisce il contenuto dell'accordo. Le clausole chiave riguardano l'organizzazione degli spazi e i diritti dei dipendenti. La revisione periodica permette di adattarsi alle evoluzioni normative e organizzative.
Ecco alcuni punti di attenzione giuridica da tenere a mente:
• Consultazione obbligatoria del CSE (in Francia)
• Rispetto della parità di trattamento
• Tutela della salute e sicurezza sul lavoro
• Applicazione del diritto alla disconnessione
• Modalità di prenotazione chiaramente definite
• Protezione dei dati personali
• Accesso equo agli spazi di lavoro
• Mantenimento dei diritti collettivi
• Valutazione regolare del sistema
• Possibilità di tornare indietro
Buono a sapersi:
Installare una soluzione acustica in un progetto di flex office richiede meno tempo di quanto si pensi.
Work With Island garantisce una consegna rapida in tutta Europa e un'installazione in loco di circa 30 minuti per cabina. Basta mezza giornata per attrezzare un piano senza disturbare l'attività dei team.
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Fase 8: misurare e ottimizzare di continuo
Gli indicatori del flex office permettono di monitorare in modo oggettivo i risultati del nuovo modello organizzativo.
Tasso di occupazione, soddisfazione dei collaboratori, produttività: ogni dimensione guida gli aggiustamenti.
Una dashboard in tempo reale con il tasso di occupazione per zona ottimizza la gestione quotidiana. I dati orientano gli aggiustamenti di allestimento e organizzazione. L'analisi dei picchi e dei cali di utilizzo migliora la pianificazione degli spazi.
Gli indicatori da monitorare
L'ottimizzazione del flex office si basa su un miglioramento continuo dei processi. Le indagini periodiche raccolgono i riscontri dei collaboratori. L'adattamento degli spazi risponde all'evoluzione delle esigenze.
Un metodo di valutazione su 12 mesi struttura questo approccio. Le misurazioni trimestrali individuano le tendenze. Le azioni correttive intervengono rapidamente per mantenere i risultati.
Ecco l'elenco degli indicatori da monitorare:
• Tasso di occupazione complessivo degli spazi
• Soddisfazione dei collaboratori (indagine mensile)
• Tempo medio di prenotazione delle postazioni
• Frequentazione dei diversi tipi di spazi
• Produttività per team e per persona
• Riduzione dei costi immobiliari ottenuta
• Tasso di adozione degli strumenti digitali
• Indicatori di coesione del team
"I collaboratori ci hanno raccontato che il rumore è logorante e faticoso : hanno bisogno di momenti per ricaricarsi, fermarsi e isolarsi. La cabina permette di staccare completamente e di immergersi in un’atmosfera a zero decibel.”
Jérôme Bourdon
Co-fondatore di WiiSmile
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Work With Island vi accompagna nel vostro progetto di flex office
Specialista delle cabine acustiche dal 2018, Work With Island attrezza più di 4.000 aziende in Europa nei loro progetti di allestimento flessibile. Le nostre cabine Island Solo, Island Desk, Island Duo e Island Quattro rispondono alle esigenze specifiche del flex office: spazi di concentrazione, riservatezza delle chiamate, riunioni improvvisate.
La nostra gamma di soluzioni acustiche
Individuale in piedi a partire da 3.990 € IVA esclusa o 107 € + IVA/mese
Per le vostre chiamate e i momenti di concentrazione, in tutta riservatezza.
Scoprite la cabina Island Solo
Individuale con seduta a partire da 4.790 € IVA esclusa o 125 € + IVA/mese
Il vostro ufficio chiuso per lavorare con calma, seduti e attrezzati.
Scoprite la cabina Island Desk
Riunioni a due a partire da 7.990 € IVA esclusa o 210 € + IVA/mese
Lo spazio adatto alle vostre riunioni a due e alle videoconferenze.
Scoprite la cabina Island Duo
Riunioni di team a partire da 9.990 € IVA esclusa o 270 € + IVA/mese
La sala riunioni compatta per i vostri incontri in piccolo gruppo.
Scoprite la cabina Island Quattro
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I nostri impegni
Certificazione B Corp e produzione in Europa. La nostra certificazione B Corp testimonia un impegno responsabile. Cabine progettate e prodotte in Europa con filiere corte. Esperienza acustica: le nostre più di 4.000 aziende clienti dimostrano la nostra competenza tecnica. Le cabine certificate ISO 23351-1 garantiscono prestazioni acustiche misurate e costanti.
Il vostro piano d'azione per il flex office in 8 fasi
- Analizzare l'organizzazione attuale
Misurare il tasso di occupazione reale e mappare le esigenze di ogni team.
- Definire la politica e consultare il CSE
Stabilire le regole di lavoro da remoto e di prenotazione, avviare la consultazione obbligatoria.
- Scegliere gli strumenti di gestione
Selezionare una soluzione di prenotazione integrata con il sistema informativo.
- Allestire gli spazi
Distribuire zone di concentrazione, spazi collaborativi, aree relax e sale riunioni.
- Garantire la qualità acustica
Trattare il rumore con cabine, pareti mobili e pannelli fonoassorbenti.
- Accompagnare il cambiamento
Formare i manager alla gestione per obiettivi e comunicare con i team.
- Definire l'accordo aziendale
Formalizzare le modalità di applicazione con clausole di revisione e valutazione.
- Misurare e ottimizzare di continuo
Monitorare tasso di occupazione, soddisfazione e produttività per adeguare il sistema.
Domande frequenti sull'introduzione del flex office
Che cos'è il flex office?
Il flex office è un modello organizzativo in cui le postazioni di lavoro non sono assegnate nominalmente. I collaboratori prenotano il loro spazio in base alle esigenze e al calendario delle presenze. Questo approccio ottimizza l'uso delle superfici d'ufficio e favorisce la flessibilità. In genere si accompagna a una politica strutturata di lavoro da remoto.
Come introdurre il flex office?
L'introduzione del flex office si svolge in 8 fasi: audit dell'organizzazione, definizione della politica e consultazione del CSE, scelta degli strumenti di gestione, allestimento degli spazi, garanzia della qualità acustica, accompagnamento al cambiamento, formalizzazione dell'accordo aziendale, misurazione e ottimizzazione. Prevedete da 4 a 6 mesi per un passaggio ben riuscito.
Quali sono i vantaggi del flex office?
Il flex office permette di ridurre i costi immobiliari, migliorare la soddisfazione dei collaboratori e attrarre talenti. Favorisce anche il confronto tra team e l'ottimizzazione degli spazi. Le aziende osservano una migliore capacità di adattarsi all'evoluzione dell'organico.
Serve il consenso dei dipendenti per il flex office?
In Francia, il consenso dei dipendenti non è obbligatorio per introdurre il flex office, ma è richiesta la consultazione del CSE. Si raccomanda un accordo aziendale per definire le modalità di applicazione. Il confronto con i team facilita l'accettazione e la riuscita del progetto.
Quanto costa allestire un flex office?
Il costo dell'allestimento varia in base alle soluzioni scelte (arredi, tecnologia, acustica). Le cabine acustiche Island partono da 3.990 € IVA esclusa o da 107 € + IVA/mese in leasing. I risparmi immobiliari compensano in genere l'investimento nel medio periodo. Le formule di leasing permettono di distribuire i costi nel tempo.
Il flex office riduce la produttività?
Un flex office ben progettato migliora la produttività. Le chiavi del successo: spazi diversificati, soluzioni acustiche efficaci come le cabine Island, un management adeguato. Il fallimento deriva spesso da una preparazione insufficiente o da spazi non adatti ai nuovi usi.
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