À retenir
Auditar
Medir la ocupación real de los puestos durante 4 semanas para dimensionar el futuro acondicionamiento.
Enmarcar
Definir la política de teletrabajo y consultar a los representantes de los trabajadores antes de cualquier cambio.
Equipar
Elegir las herramientas de gestión y las soluciones acústicas adecuadas a los usos.
Hacer seguimiento
Medir la satisfacción y la tasa de ocupación de forma continua para ajustar el sistema.
¿Cómo implantar el flex office en tu oficina?
Etapa 1: Auditar la organización actual
La auditoría es la base del proyecto de implantación del flex office. Esta fase de diagnóstico evalúa los hábitos de trabajo actuales, la tasa de ocupación real de los puestos y las necesidades de los empleados.
Es imprescindible medir la tasa de ocupación durante cuatro semanas. Los resultados suelen revelar una diferencia importante entre la ocupación real y la teórica. Esta diferencia justifica económicamente la transición a la oficina flexible. La auditoría identifica también los picos y valles de uso, útiles para dimensionar el futuro acondicionamiento.
Etapa 2: Definir la política y consultar a los representantes de los trabajadores
La política de teletrabajo estructura la organización del flex office. Define los días de presencia obligatoria, las reglas de reserva y las condiciones específicas según los equipos.
El modelo mixto, que combina días en la oficina y días de teletrabajo, está muy extendido. Este reparto optimiza la ocupación de las oficinas y preserva la colaboración. Las reglas de reserva deben ser sencillas y equitativas.
En Francia, la consulta al CSE (comité social y económico) es una obligación legal para cualquier cambio de organización. Requiere preparar con cuidado los argumentos económicos y sociales. Los representantes del personal deben entender los beneficios para los empleados antes de negociar un acuerdo de empresa.
Etapa 3: Elegir las herramientas de gestión
El software de gestión del flex office automatiza la reserva de los espacios. Una aplicación móvil permite un uso intuitivo por parte de los empleados. La integración con el sistema de información evita duplicar datos.
Las funciones clave incluyen la reserva en tiempo real y la gestión de conflictos. Las estadísticas de uso orientan las optimizaciones futuras. La interfaz debe ser tan sencilla como reservar un hotel.
Etapa 4: Acondicionar los espacios
El acondicionamiento del flex office se basa en una tipología de espacios adaptada a las distintas formas de trabajar. Zonas de concentración, espacios colaborativos, salas de reuniones y zonas de descanso se reparten con una lógica funcional.
Una proporción equilibrada reparte el espacio entre puestos individuales, espacios colaborativos y zonas de descanso. Este reparto se adapta según el sector. El open space sigue siendo mayoritario, pero se completa con zonas especializadas.
Mobiliario y almacenaje
El mobiliario ergonómico se adapta a los usos flexibles. Las taquillas personales sustituyen a los escritorios fijos para guardar las cosas. La clean desk policy mantiene limpios y ordenados los espacios compartidos.
Un sistema de taquillas conectadas con acceso por tarjeta protege los objetos personales. Esta solución tranquiliza a los empleados y agiliza la organización diaria.
Tipología de espacios que prever
• Puestos de trabajo individuales modulares
• Espacios de colaboración abiertos
• Salas de reuniones formales equipadas
• Cabinas acústicas Work With Island para la confidencialidad
• Zonas de concentración silenciosas
• Zonas de descanso y convivencia
• Espacios de creatividad y brainstorming
• Zonas de recepción y de paso
¿Cómo implantar el flex office en tu oficina?
Etapa 5: Asegurar la calidad acústica
El ruido es una de las primeras molestias que señalan los empleados en open space y en flex office. Por eso la acústica es un tema central en cualquier proyecto de acondicionamiento. El tratamiento del ruido determina en gran medida la aceptación de la nueva forma de trabajar.
El aislamiento acústico se organiza con varios enfoques complementarios: tabiques móviles para estructurar el espacio, materiales absorbentes para limitar la reverberación y cabinas acústicas para crear burbujas de silencio.
Las soluciones acústicas Work With Island
Las cabinas acústicas Island dan una respuesta eficaz a este problema. Certificadas ISO 23351-1, alcanzan hasta 31,1 dB de atenuación sonora con el modelo Desk, certificado clase A. Instalación en unos 30 minutos y fabricación europea con cadenas de suministro cortas.
Hay varias soluciones disponibles:
• Cabinas acústicas Work With Island: hasta 31,1 dB, instalación en unos 30 minutos
• Tabiques móviles: estructuración flexible del espacio
• Paneles absorbentes: tratamiento acústico general
Lo que cambia en una cabina isleña: el ruido
Una escala de referencia
30 dB
Susurro / Biblioteca
70 dB
Oficina abierta concurrida
Más de 80 dB
Calle ruidosa
Fuera de la cabina
65 dB (conversación animada)
Dentro de la cabina
37 dB (biblioteca)
¿Cómo implantar el flex office en tu oficina?
Etapa 6: Acompañar el cambio
El acompañamiento de los equipos condiciona en gran medida el éxito del proyecto. El change management prepara a los empleados para el cambio. La formación de los managers desarrolla sus nuevas competencias de gestión.
La gestión del flex office prioriza el seguimiento por objetivos frente al control visual. La confianza y la autonomía se convierten en los pilares de la relación con el manager. La comunicación debe ser transparente sobre los objetivos y los beneficios esperados.
Dinamización y cohesión del equipo
Dinamizar el equipo pasa por nuevos rituales adaptados al trabajo híbrido. Los encuentros presenciales ganan importancia. Los espacios de convivencia facilitan los encuentros informales que alimentan la cultura de empresa.
Los rituales semanales presenciales refuerzan los vínculos sociales. Las herramientas digitales complementan, sin sustituir, las interacciones humanas directas.
Buenas prácticas de gestión:
• Definir objetivos claros y medibles
• Organizar reuniones periódicas individuales y colectivas
• Mantener rituales de equipo presenciales
• Desarrollar la confianza y la autonomía
• Adaptar las herramientas de comunicación a las necesidades
• Preservar los momentos informales de convivencia
Etapa 7: Asegurar el acuerdo de empresa
El acuerdo de empresa sobre el flex office da seguridad jurídica a la transformación organizativa. Define las modalidades prácticas de aplicación. Un periodo de prueba permite ajustar las reglas según los comentarios del terreno. La evaluación periódica mide la eficacia del sistema.
La negociación con los representantes de los trabajadores estructura el contenido del acuerdo. Las cláusulas clave cubren la organización de los espacios y los derechos de los empleados. La revisión periódica permite adaptarse a los cambios legislativos y organizativos.
Algunos puntos de atención jurídica que conviene tener en cuenta:
• Consulta obligatoria a los representantes de los trabajadores
• Respeto de la igualdad de trato
• Garantía de la seguridad y la salud en el trabajo
• Aplicación del derecho a la desconexión
• Modalidades de reserva claramente definidas
• Protección de los datos personales
• Acceso equitativo a los espacios de trabajo
• Mantenimiento de los derechos colectivos
• Evaluación periódica del sistema
• Posibilidad de dar marcha atrás
Conviene saber:
Implantar una solución acústica en un proyecto de flex office lleva menos tiempo de lo que parece.
Work With Island ofrece una entrega rápida en toda Europa y una instalación en el lugar de unos 30 minutos por cabina. Así puedes equipar una planta en media jornada sin perturbar la actividad de los equipos.
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Etapa 8: Medir y optimizar de forma continua
Los indicadores del flex office permiten seguir de forma objetiva el rendimiento de la nueva organización.
Tasa de ocupación, satisfacción de los empleados, productividad: cada dimensión orienta los ajustes.
Un panel en tiempo real con la tasa de ocupación por zona optimiza la gestión diaria. Los datos orientan los ajustes de acondicionamiento y de organización. El análisis de los picos y valles de uso mejora la planificación de los espacios.
Los indicadores que seguir
La optimización del flex office se basa en la mejora continua de los procesos. Las encuestas periódicas recogen los comentarios de los empleados. La adaptación de los espacios responde a la evolución de las necesidades.
Una metodología de evaluación a 12 meses estructura este enfoque. Las mediciones trimestrales identifican las tendencias. Las acciones correctoras se aplican rápido para mantener el rendimiento.
Estos son los indicadores que seguir:
• Tasa de ocupación global de los espacios
• Satisfacción de los empleados (encuesta mensual)
• Tiempo medio de reserva de los puestos
• Uso de los distintos tipos de espacios
• Productividad por equipo y por persona
• Reducción de los costes inmobiliarios conseguida
• Tasa de adopción de las herramientas digitales
• Indicadores de cohesión del equipo
“El feedback de los equipos fue claro: el ruido cansa. Necesitan momentos para recargar energías, parar y aislarse un rato. La cabina lo permite y ofrece un ambiente sin distracciones.”
Jérôme Bourdon
Cofundador de WiiSmile
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Work With Island te acompaña en tu proyecto de flex office
Especialista en cabinas acústicas desde 2018, Work With Island equipa a más de 4.000 empresas en Europa en sus proyectos de acondicionamiento flexible. Nuestras cabinas Island Solo, Island Desk, Island Duo e Island Quattro responden a las necesidades específicas del flex office: espacios de concentración, confidencialidad de las llamadas y reuniones espontáneas.
Nuestra gama de soluciones acústicas
Individual de pie desde 3.990 € sin IVA o 92 € + IVA/mes
Para tus llamadas y momentos de concentración, con total privacidad.
Individual sentado desde 4.790 € sin IVA o 108 € + IVA/mes
Tu despacho cerrado para trabajar con calma, sentado y equipado.
Reunión a dos desde 7.990 € sin IVA o 182 € + IVA/mes
El espacio adecuado para tus reuniones a dos y videoconferencias.
Reunión de equipo desde 9.990 € sin IVA o 231 € + IVA/mes
La sala de reuniones compacta para tus conversaciones en grupo reducido.
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Nuestros compromisos
Certificación B Corp y fabricación europea. Nuestra certificación B Corp refleja un compromiso responsable, con una fabricación europea basada en cadenas de suministro cortas. Experiencia acústica: nuestros 4.000 clientes demuestran nuestro dominio técnico. Las cabinas certificadas ISO 23351-1 garantizan un rendimiento acústico medido y constante.
Tu plan de acción de flex office en 8 etapas
- Auditar la organización actual
Medir la tasa de ocupación real y mapear las necesidades por equipo.
- Definir la política y consultar a los representantes de los trabajadores
Fijar las reglas de teletrabajo y de reserva, e iniciar la consulta obligatoria.
- Elegir las herramientas de gestión
Seleccionar una solución de reserva integrada en el sistema de información.
- Acondicionar los espacios
Repartir zonas de concentración, espacios colaborativos, descanso y salas de reuniones.
- Asegurar la calidad acústica
Tratar el ruido con cabinas, tabiques móviles y paneles absorbentes.
- Acompañar el cambio
Formar a los managers en la gestión por objetivos y comunicar a los equipos.
- Asegurar el acuerdo de empresa
Formalizar las modalidades de aplicación con cláusulas de revisión y evaluación.
- Medir y optimizar de forma continua
Seguir la tasa de ocupación, la satisfacción y la productividad para ajustar el sistema.
Preguntas frecuentes sobre la implantación del flex office
¿Qué es el flex office?
El flex office es una forma de organización en la que los puestos de trabajo no se asignan de forma nominativa. Los empleados reservan su espacio según sus necesidades y su calendario de presencia. Este enfoque optimiza el uso de las superficies de oficina y favorece la flexibilidad. Suele ir acompañado de una política de teletrabajo estructurada.
¿Cómo implantar el flex office?
La implantación del flex office se desarrolla en 8 etapas: auditoría de la organización, definición de la política y consulta a los representantes de los trabajadores, elección de las herramientas de gestión, acondicionamiento de los espacios, calidad acústica, acompañamiento del cambio, formalización del acuerdo de empresa, medición y optimización. Cuenta con 4 a 6 meses para una transición que funcione.
¿Cuáles son las ventajas del flex office?
El flex office permite reducir los costes inmobiliarios, mejorar la satisfacción de los empleados y atraer talento. También favorece los intercambios entre equipos y la optimización de los espacios. Las empresas observan una mejor capacidad de adaptación a los cambios de plantilla.
¿Hace falta el acuerdo de los empleados para el flex office?
En Francia, el acuerdo de los empleados no es obligatorio para implantar el flex office, pero sí la consulta al CSE. Se recomienda un acuerdo de empresa para definir las modalidades de aplicación. El diálogo con los equipos facilita la aceptación y el éxito del proyecto.
¿Cuánto cuesta acondicionar un flex office?
El coste varía según las prestaciones elegidas (mobiliario, tecnología, acústica). Las cabinas acústicas Island empiezan en 3.990 € sin IVA o 92 € + IVA/mes en leasing. El ahorro inmobiliario suele compensar la inversión a medio plazo. Las soluciones de leasing permiten repartir los costes.
¿El flex office perjudica la productividad?
Un flex office bien diseñado mejora la productividad. Las claves del éxito: espacios variados, soluciones acústicas eficaces como las cabinas Island y una gestión adaptada. El fracaso suele deberse a una falta de preparación o a espacios poco adaptados a los nuevos usos.
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