À retenir
Analyseren
Meet de werkelijke bezetting van de werkplekken gedurende 4 weken om de nieuwe inrichting te dimensioneren.
Kaderen
Leg het thuiswerkbeleid vast en overleg met de personeelsvertegenwoordiging vóór elke verandering.
Uitrusten
Kies beheertools en akoestische oplossingen die passen bij het gebruik.
Opvolgen
Meet de tevredenheid en de bezettingsgraad voortdurend om bij te sturen.
Hoe voert u een flexkantoor in uw kantoren in?
Stap 1: de huidige organisatie analyseren
De analyse is de basis van elk flexkantoorproject. In deze fase bekijkt u de huidige werkgewoonten, de werkelijke bezetting van de werkplekken en de behoeften van de medewerkers.
Meet de bezettingsgraad gedurende vier weken. De resultaten tonen meestal een duidelijk verschil tussen de werkelijke en de theoretische bezetting. Dat verschil verantwoordt de overstap naar een flexibel kantoor. De analyse brengt ook de pieken en dalen in het gebruik in kaart, wat helpt om de nieuwe inrichting te dimensioneren.
Stap 2: het beleid vastleggen en de personeelsvertegenwoordiging raadplegen
Het thuiswerkbeleid structureert de organisatie van het flexkantoor. Het bepaalt de verplichte kantoordagen, de reserveringsregels en de specifieke afspraken per team.
Een gemengd model met kantoordagen en thuiswerkdagen wordt veel gebruikt. Die verdeling verbetert de bezetting van de kantoren en behoudt de samenwerking. De reserveringsregels moeten eenvoudig en eerlijk blijven.
Bij een verandering van de organisatie is overleg met de personeelsvertegenwoordiging nodig. In Frankrijk is raadpleging van de CSE wettelijk verplicht. Bereid de economische en sociale argumenten zorgvuldig voor. De vertegenwoordigers moeten de voordelen voor de werknemers begrijpen voordat u over een bedrijfsakkoord onderhandelt.
Stap 3: de beheertools kiezen
Software voor flexkantoren automatiseert het reserveren van ruimtes. Met een mobiele app reserveren medewerkers eenvoudig. Een koppeling met het informatiesysteem voorkomt dubbel invoeren.
De belangrijkste functies zijn reserveren in realtime en conflicten beheren. Gebruiksstatistieken sturen latere verbeteringen. De interface moet zo eenvoudig blijven als een hotelboeking.
Stap 4: de ruimtes inrichten
De inrichting van een flexkantoor steunt op verschillende soorten ruimtes voor verschillende manieren van werken. Concentratiezones, samenwerkingsruimtes, vergaderzalen en ontspanningsruimtes worden functioneel verdeeld.
Een evenwichtige verhouding verdeelt de ruimte tussen individuele werkplekken, samenwerkingsruimtes en ontspanningszones. Die verdeling hangt af van de sector. De open space blijft het grootste deel, aangevuld met gespecialiseerde zones.
Meubilair en opbergruimte
Ergonomisch meubilair past zich aan flexibel gebruik aan. Persoonlijke lockers vervangen vaste bureaus om spullen op te bergen. Een clean desk policy houdt de gedeelde ruimtes netjes en opgeruimd.
Verbonden lockers met badgetoegang beveiligen persoonlijke spullen. Dat stelt medewerkers gerust en maakt de dagelijkse organisatie vlotter.
Soorten ruimtes om te voorzien
• Modulaire individuele werkplekken
• Open samenwerkingsruimtes
• Uitgeruste formele vergaderzalen
• Akoestische cabines van Work With Island voor vertrouwelijke gesprekken
• Stille concentratiezones
• Ontspannings- en ontmoetingsruimtes
• Ruimtes voor creativiteit en brainstorms
• Onthaal- en doorgangszones
Hoe voert u een flexkantoor in uw kantoren in?
Stap 5: de akoestiek veiligstellen
Geluid is een van de eerste klachten van werknemers in een open space en een flexkantoor. Daarom is akoestiek een centraal onderwerp in elk inrichtingsproject. De aanpak van geluidsoverlast bepaalt grotendeels of de nieuwe manier van werken aanvaard wordt.
Geluidsisolatie combineert verschillende aanpakken: verplaatsbare wanden om de ruimte in te delen, absorberende materialen om nagalm te beperken, en akoestische cabines voor plekken van rust.
De akoestische oplossingen van Work With Island
De akoestische cabines van Work With Island bieden een doeltreffend antwoord. Ze zijn gecertificeerd volgens ISO 23351-1, in klasse A voor de Island Solo en de Island Desk en in klasse B voor de Island Duo en de Island Quattro, met tot 31,1 dB geluidsreductie voor de Island Desk. Een eenpersoonscabine staat in ongeveer 30 minuten, en alle cabines worden in Europa geproduceerd.
Er zijn verschillende oplossingen:
• Akoestische cabines van Work With Island: tot 31,1 dB, snel geplaatst zonder verbouwing
• Verplaatsbare wanden: de ruimte flexibel indelen
• Absorberende panelen: algemene akoestische behandeling
Ce qui change avec une cabine Island : le bruit
Une échelle de référence
30 dB
Fluisteren / bibliotheek
Buiten
65 dB (levendig gesprek)
Binnen
37 dB (bibliotheek)
Hoe voert u een flexkantoor in uw kantoren in?
Stap 6: de verandering begeleiden
De begeleiding van de teams bepaalt grotendeels het succes van het project. Verandermanagement bereidt de medewerkers voor. Een opleiding voor managers ontwikkelt hun nieuwe vaardigheden.
Leidinggeven in een flexkantoor gebeurt op basis van doelen, niet van zichtbare aanwezigheid. Vertrouwen en autonomie worden de basis van de relatie. Communiceer open over de doelen en de verwachte voordelen.
Teamgeest en samenhang
Teams aansturen vraagt om nieuwe rituelen die passen bij hybride werken. Momenten op kantoor worden belangrijker. Ontmoetingsruimtes maken informele gesprekken makkelijker, die de bedrijfscultuur voeden.
Wekelijkse rituelen op kantoor versterken de sociale banden. Digitale tools vullen het menselijke contact aan, maar vervangen het niet.
Goede gewoonten voor managers:
• Duidelijke en meetbare doelen stellen
• Regelmatig individueel en in groep afstemmen
• Teamrituelen op kantoor behouden
• Vertrouwen en autonomie ontwikkelen
• De communicatietools afstemmen op de behoeften
• Ruimte laten voor informele, gezellige momenten
Stap 7: het bedrijfsakkoord vastleggen
Een bedrijfsakkoord over het flexkantoor geeft de verandering een juridisch kader. Het legt de praktische afspraken vast. Een proefperiode laat toe de regels bij te sturen op basis van de ervaringen op de werkvloer. Een regelmatige evaluatie meet of het systeem werkt.
De onderhandeling met de personeelsvertegenwoordiging bepaalt de inhoud van het akkoord. De belangrijkste bepalingen gaan over de organisatie van de ruimtes en de rechten van de werknemers. Een periodieke herziening houdt rekening met veranderingen in de wetgeving en de organisatie.
Enkele juridische aandachtspunten:
• Verplicht overleg met de personeelsvertegenwoordiging, in Frankrijk met de CSE
• Gelijke behandeling
• Gezondheid en veiligheid op het werk
• Het recht om offline te zijn
• Duidelijke reserveringsregels
• Bescherming van persoonsgegevens
• Eerlijke toegang tot de werkruimtes
• Behoud van de collectieve rechten
• Regelmatige evaluatie van het systeem
• Mogelijkheid om terug te keren
Goed om te weten:
Een akoestische oplossing plaatsen in een flexkantoorproject gaat sneller dan u denkt.
Work With Island levert zijn cabines in Europa binnen 20 dagen na bestelling, en een eenpersoonscabine staat ter plaatse in ongeveer 30 minuten. Zo rust u een verdieping op korte tijd uit, zonder het werk van de teams te verstoren.
Hoe voert u een flexkantoor in uw kantoren in?
Stap 8: voortdurend meten en verbeteren
Met indicatoren volgt u objectief op hoe de nieuwe organisatie presteert.
Bezettingsgraad, tevredenheid van de medewerkers, productiviteit: elk aspect stuurt de aanpassingen.
Een realtime dashboard met de bezettingsgraad per zone verbetert het dagelijkse beheer. De gegevens sturen de aanpassingen aan inrichting en organisatie. De analyse van pieken en dalen verbetert de planning van de ruimtes.
De indicatoren om op te volgen
Een flexkantoor verbetert door een voortdurende bijsturing. Regelmatige enquêtes verzamelen de feedback van de medewerkers. De ruimtes worden aangepast aan de veranderende behoeften.
Een evaluatiemethode over 12 maanden structureert die aanpak. Driemaandelijkse metingen tonen de trends. Correcties gebeuren snel, zodat de resultaten op peil blijven.
De indicatoren om op te volgen:
• Algemene bezettingsgraad van de ruimtes
• Tevredenheid van de medewerkers, via een maandelijkse enquête
• Gemiddelde reserveringsduur van de werkplekken
• Gebruik van de verschillende soorten ruimtes
• Productiviteit per team en per persoon
• Gerealiseerde besparing op vastgoed
• Gebruik van de digitale tools
• Indicatoren voor de teamgeest
"Wat medewerkers ons terugkoppelden: lawaai is vermoeiend en uitputtend. Ze hebben nood aan momenten om bij te komen, even te kunnen pauzeren en zich af te zonderen. De cabine maakt het mogelijk om volledig te isoleren en te genieten van een rustige omgeving."
Jérôme Bourdon
Medeoprichter van WiiSmile
Hoe voert u een flexkantoor in uw kantoren in?
Work With Island begeleidt uw flexkantoorproject
Work With Island maakt sinds 2018 akoestische cabines en rust meer dan 4.000 bedrijven in Europa uit bij hun flexibele inrichting. De Island Solo, de Island Desk, de Island Duo en de Island Quattro beantwoorden aan de specifieke behoeften van een flexkantoor: concentratieplekken, vertrouwelijke telefoongesprekken en spontane vergaderingen.
Ons gamma akoestische oplossingen
Individueel, staand, vanaf € 3.990 of € 68 per maand
Voor uw telefoongesprekken en concentratiemomenten, in alle privacy.
Individueel, zittend, vanaf € 4.790 of € 79 per maand
Uw gesloten werkplek om rustig te werken, zittend en volledig uitgerust.
Overleg met twee, vanaf € 7.990 of € 135 per maand
De juiste plek voor uw gesprekken met twee en uw videogesprekken.
Teamoverleg, vanaf € 9.990 of € 170 per maand
De compacte vergaderruimte voor overleg in een kleine groep.
Hoe voert u een flexkantoor in uw kantoren in?
Onze engagementen
B Corp-certificering en Europese productie. Onze B Corp-certificering toont een verantwoord engagement. Onze cabines worden in Europa ontworpen en geproduceerd, met 50% gerecyclede materialen. Akoestische expertise: onze 4.000 klanten tonen onze technische kennis. De cabines zijn gecertificeerd volgens ISO 23351-1, voor gemeten en constante akoestische prestaties.
Uw actieplan voor een flexkantoor in 8 stappen
- De huidige organisatie analyseren
Meet de werkelijke bezetting en breng de behoeften per team in kaart.
- Het beleid vastleggen en de personeelsvertegenwoordiging raadplegen
Bepaal de regels voor thuiswerk en reserveringen, en start het verplichte overleg.
- De beheertools kiezen
Kies een reserveringsoplossing die gekoppeld is aan het informatiesysteem.
- De ruimtes inrichten
Verdeel concentratiezones, samenwerkingsruimtes, ontspanningsruimtes en vergaderzalen.
- De akoestiek veiligstellen
Pak het geluid aan met cabines, verplaatsbare wanden en absorberende panelen.
- De verandering begeleiden
Leer managers sturen op doelen en communiceer met de teams.
- Het bedrijfsakkoord vastleggen
Leg de afspraken vast, met bepalingen voor herziening en evaluatie.
- Voortdurend meten en verbeteren
Volg de bezettingsgraad, de tevredenheid en de productiviteit op om bij te sturen.
Veelgestelde vragen over de invoering van een flexkantoor
Wat is een flexkantoor?
Een flexkantoor is een manier van werken waarbij werkplekken niet aan een persoon zijn toegewezen. Medewerkers reserveren hun plek volgens hun behoeften en hun aanwezigheidsplanning. Zo benut u de kantooroppervlakte beter en wint u aan flexibiliteit. Meestal gaat het samen met een duidelijk thuiswerkbeleid.
Hoe voert u een flexkantoor in?
De invoering verloopt in 8 stappen: analyse van de organisatie, beleid vastleggen en overleg met de personeelsvertegenwoordiging, keuze van de beheertools, inrichting van de ruimtes, akoestiek veiligstellen, begeleiding van de verandering, het bedrijfsakkoord vastleggen, en meten en verbeteren. Reken op 4 tot 6 maanden voor een geslaagde overstap.
Wat zijn de voordelen van een flexkantoor?
Een flexkantoor verlaagt de vastgoedkosten, verhoogt de tevredenheid van de medewerkers en trekt talent aan. Het stimuleert ook contact tussen teams en een beter ruimtegebruik. Bedrijven passen zich makkelijker aan als het aantal medewerkers verandert.
Is de toestemming van de werknemers nodig voor een flexkantoor?
De toestemming van elke werknemer is niet verplicht, maar overleg met de personeelsvertegenwoordiging is wel nodig. In Frankrijk is raadpleging van de CSE verplicht. Een bedrijfsakkoord is aan te raden om de afspraken vast te leggen. Overleg met de teams maakt de aanvaarding en het succes van het project makkelijker.
Wat kost de inrichting van een flexkantoor?
De kosten hangen af van uw keuzes voor meubilair, technologie en akoestiek. De akoestische cabines van Work With Island beginnen vanaf € 3.990 excl. btw, of € 68 per maand in leasing. De besparingen op vastgoed compenseren de investering meestal op middellange termijn. Met leasing spreidt u de kosten.
Is een flexkantoor slecht voor de productiviteit?
Een goed ontworpen flexkantoor verbetert de productiviteit. De sleutels tot succes: verschillende soorten ruimtes, goede akoestische oplossingen zoals de cabines van Work With Island, en een aangepaste manier van leidinggeven. Een mislukking komt vaak door te weinig voorbereiding of ruimtes die niet passen bij het nieuwe gebruik.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.png)
