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Allestire lo spazio di lavoro: guida completa e consigli
Tra open space rumorosi, mancanza di spazi per la concentrazione e sale riunioni inadeguate, allestire uno spazio di lavoro efficace è diventato una sfida importante per le aziende.
Questa guida vi accompagna nella creazione di ambienti di lavoro ottimizzati e copre le due esigenze essenziali: creare spazi per il lavoro individuale concentrato e sviluppare zone di collaborazione efficaci. Forti dell'esperienza maturata con più di 4.000 aziende in Europa e oltre 15.000 installazioni realizzate, condividiamo le buone pratiche per trasformare i vostri spazi di lavoro.
Concentrazione e riservatezza sono essenziali per la produttività. In un ambiente di lavoro moderno non si tratta necessariamente di moltiplicare gli uffici chiusi, ma di creare soluzioni di isolamento adatte alle esigenze di concentrazione e di riservatezza.
Le soluzioni per la concentrazione individuale
Cabine acustiche: l'isolamento senza opere murarie
Le cabine acustiche sono la soluzione più efficace per creare spazi di concentrazione nel cuore stesso degli open space. Queste strutture autonome offrono una riduzione sonora da -25 a -28 dB e trasformano un ambiente rumoroso da 70 dB in uno spazio silenzioso da 42-45 dB.
L'installazione senza opere murarie permette una messa in opera rapida e una flessibilità totale per riorganizzare gli spazi. Queste soluzioni modulari si adattano alle esigenze in evoluzione dell'azienda, a differenza delle costruzioni fisse tradizionali.
Zone focus e nicchie di concentrazione
Allestite zone dedicate alla concentrazione con un trattamento acustico rafforzato. Questi spazi possono essere delimitati da pareti divisorie a media altezza (1,6-1,8 m) e dotati di materiali fonoassorbenti per ridurre il rumore ambientale.
Privilegiate un'illuminazione naturale ottimale e arredi ergonomici per massimizzare il comfort. Queste zone focus devono essere chiaramente identificate e rispettate da tutti i team.
Spazi riservati per le chiamate confidenziali
Create spazi dedicati alle chiamate e alle videoconferenze per preservare la tranquillità dell'open space. Queste zone possono assumere la forma di phone box, cabine acustiche individuali o nicchie attrezzate.
La riservatezza delle conversazioni professionali richiede un isolamento acustico bidirezionale: proteggere l'utente dal rumore esterno evitando al tempo stesso che le sue conversazioni disturbino i colleghi.
Credit photo : Clément Ducruet
Une heure plus tard, vous travaillez.
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Ottimizzare l'acustica per il lavoro individuale
Materiali e soluzioni acustiche
L'acustica è il fattore più critico per gli spazi di lavoro individuale. Utilizzate materiali fonoassorbenti come moquette acustiche, pannelli murali in fibre riciclate e controsoffitti fonoassorbenti per ridurre il riverbero.
Queste soluzioni passive riducono il rumore ambientale da 8 a 12 dB e creano un ambiente più ovattato, favorevole alla concentrazione. Completano efficacemente le soluzioni di isolamento come le cabine acustiche.
Suddivisione acustica dello spazio
Organizzate gli spazi secondo una logica acustica: zone silenziose per la concentrazione, zone moderate per il lavoro corrente, zone collaborative per gli scambi. Questa separazione funzionale riduce i conflitti d'uso e migliora il comfort di tutti.
Posizionate gli spazi di concentrazione lontano dalle zone di passaggio e dalle attrezzature rumorose (stampanti, area caffè). Questa organizzazione dello spazio ottimizza naturalmente l'acustica senza investimenti pesanti.
Garantire la riservatezza
Spazi per colloqui delicati
I colloqui HR, le trattative commerciali e le conversazioni confidenziali richiedono spazi dedicati che garantiscano la privacy. Le cabine acustiche per 2 persone offrono una soluzione flessibile senza occupare una sala riunioni.
L'isolamento acustico di almeno -25 dB fa sì che le conversazioni non siano udibili dall'esterno, preservando così la riservatezza degli scambi delicati.
Soluzioni di isolamento visivo
Combinate isolamento acustico e visivo per una riservatezza totale. Le pareti vetrate possono essere dotate di pellicole opache o vetrofanie per preservare la privacy mantenendo la luminosità.
Questa doppia protezione, acustica e visiva, rassicura gli utenti e rende più professionali gli scambi confidenziali.
I 6 principi per spazi di lavoro individuale efficaci:
Privilegiare soluzioni modulari senza opere murarie
Garantire un isolamento acustico di almeno -25 dB
Ottimizzare l'acustica generale con materiali fonoassorbenti
Creare una suddivisione funzionale chiara
Assicurare la riservatezza visiva e acustica
Integrare dotazioni tecnologiche complete
Provate prima di acquistare
Work With Island vi permette di verificare di persona la qualità delle nostre cabine in uno dei nostri showroom in Europa (9 in Francia, 6 in Spagna, 2 nel Regno Unito, 1 in Belgio e 1 in Lussemburgo). E per garantire la vostra piena soddisfazione, offriamo 100 giorni di prova senza impegno, per verificare che la cabina risponda alle vostre esigenze reali nell'uso quotidiano.
Una collaborazione efficace richiede spazi dedicati, attrezzati e adatti ai diversi formati di confronto. L'obiettivo è moltiplicare le occasioni di collaborazione preservando la qualità delle interazioni.
Sale riunioni polivalenti e modulabili
Dotazioni tecnologiche per le riunioni ibride
Le sale riunioni moderne devono facilitare gli scambi ibridi tra partecipanti in presenza e a distanza. Integrate schermi interattivi, sistemi di videoconferenza HD e una connettività wireless efficiente con condivisione dello schermo semplificata.
Prevedete prese e cablaggi integrati negli arredi per evitare l'ingombro. Le dotazioni tecnologiche devono essere intuitive e affidabili per non disturbare lo svolgimento delle riunioni.
Modularità e flessibilità
Scegliete arredi mobili e riconfigurabili che si adattano ai diversi formati di riunione. Installate pareti mobili per regolare la dimensione degli spazi secondo le esigenze. Secondo la nostra esperienza, questa flessibilità aumenta l'utilizzo delle sale del 60%.
Prevedete un'illuminazione adattabile all'uso: presentazione, brainstorming o videoconferenza. Questa adattabilità massimizza la polivalenza delle vostre sale riunioni.
Acustica e riservatezza delle riunioni
Rafforzate l'isolamento acustico con un'attenuazione minima di 40 dB per garantire la riservatezza delle discussioni strategiche. Utilizzate materiali fonoassorbenti per evitare l'eco e migliorare l'intelligibilità.
Le cabine acustiche per 4 persone offrono un'alternativa flessibile alle sale riunioni tradizionali, con un isolamento elevato e un'installazione senza opere murarie.
Le cabine acustiche Quattro accolgono riunioni di team, sessioni di brainstorming e formazioni. Dispongono di una ventilazione potenziata, di un'illuminazione adeguata e di dotazioni tecnologiche avanzate per gli usi collaborativi.
Create spazi aperti e conviviali che favoriscano gli scambi informali e la creatività collettiva. Queste zone devono essere dotate di strumenti di presentazione (lavagne bianche, schermi) e di supporti visivi per facilitare il lavoro collaborativo.
Posizionate questi spazi vicino alle zone di passaggio naturale per favorire gli incontri spontanei. Gli arredi modulari permettono di adattare la configurazione alle esigenze del momento.
Allestite spazi dedicati all'innovazione e alla creatività con dotazioni stimolanti: pareti scrivibili, arredi colorati, materiali che ispirano. Queste zone incoraggiano il pensiero creativo e lo scambio di idee.
L'acustica di questi spazi deve assorbire il rumore senza isolare completamente, permettendo un'energia collaborativa e limitando al tempo stesso il disturbo per le zone adiacenti.
Ottimizzare l'utilizzo degli spazi collaborativi
Sistemi di prenotazione digitale
Implementate strumenti di booking per ottimizzare l'utilizzo delle sale ed evitare i conflitti. La visualizzazione in tempo reale della disponibilità facilita la pianificazione e riduce gli spazi sottoutilizzati.
Questi sistemi aumentano il tasso di occupazione del 40% e riducono le frustrazioni legate alla ricerca di spazi disponibili.
Adattamento ai formati ibridi
Attrezzate sistematicamente i vostri spazi collaborativi per il lavoro ibrido. Ogni sala deve permettere di includere facilmente i partecipanti a distanza con una qualità audio e video professionale.
Questa capacità ibrida è diventata indispensabile per le organizzazioni moderne che praticano lo smart working parziale.
Gli 8 criteri degli spazi di collaborazione riusciti:
Dotazioni tecnologiche efficienti e intuitive
Modularità degli arredi e degli spazi
Isolamento acustico minimo di 40 dB
Varietà di formati (2-4-8-12 persone)
Sistema di prenotazione efficace
Capacità ibrida in presenza e a distanza
Acustica ottimizzata senza eco
Vicinanza alle zone di lavoro
Tipi di cabine acustiche per allestire lo spazio di lavoro
Individuale in piedi a partire da 3.990 € IVA esclusa o 107 € + IVA/mese
Per le vostre chiamate e i momenti di concentrazione, in tutta riservatezza.
Alcuni principi valgono per tutti i vostri spazi di lavoro, individuali o collaborativi. Questi fondamentali garantiscono la qualità complessiva del vostro ambiente di lavoro.
Illuminazione e benessere
Massimizzare la luce naturale
Privilegiate la luce naturale posizionando le postazioni di lavoro vicino alle finestre. Secondo le nostre osservazioni, l'illuminazione naturale regola i ritmi circadiani e migliora il benessere generale del 35%.
Evitate l'abbagliamento diretto usando tende regolabili e orientando correttamente gli schermi rispetto alle fonti luminose.
Illuminazione artificiale adattiva
Completate con un'illuminazione LED di almeno 500 lux sul piano di lavoro. L'illuminazione adattiva permette di regolare l'intensità secondo l'ora e l'attività, ottimizzando comfort visivo e consumi energetici.
Ergonomia e salute
Arredi ergonomici
Investite in arredi ergonomici e regolabili: scrivanie regolabili in altezza, sedute ergonomiche certificate, supporti per schermi regolabili. Questa attenzione all'ergonomia riduce i disturbi muscoloscheletrici e migliora la produttività.
Rispettate le norme ergonomiche sull'altezza dello schermo (sguardo leggermente verso il basso) e sulla posizione della tastiera (avambracci in orizzontale).
Qualità dell'aria e temperatura
Assicurate una ventilazione adeguata con un ricambio d'aria regolare. Integrate piante depurative che migliorano naturalmente la qualità dell'aria. Mantenete una temperatura confortevole tra 20 e 23 °C.
Circolazione e accessibilità
Flussi di circolazione ottimizzati
I corridoi di passaggio devono misurare almeno 1,5 m per garantire un flusso ottimale. Organizzate lo spazio per ridurre al minimo gli spostamenti inutili, facilitando al tempo stesso le interazioni spontanee.
Identificate chiaramente le diverse zone e facilitate l'orientamento nello spazio. La segnaletica contribuisce alla fluidità degli spostamenti.
Accessibilità universale
Progettate gli spazi nel rispetto delle norme di accessibilità per le persone con mobilità ridotta. Questo approccio inclusivo va a vantaggio di tutti gli utenti.
Flex office e nuovi modi di lavorare
Ottimizzazione dello spazio
Il flex office riduce i costi immobiliari dal 20 al 30% ottimizzando l'utilizzo delle superfici. Questo approccio richiede una gestione digitale degli spazi e una varietà di zone adatte alle diverse attività.
Proponete un mix di spazi: postazioni non assegnate, zone focus, spazi collaborativi, phone box. Questa varietà risponde alle diverse esigenze dei team in modalità ibrida.
Gestione del cambiamento
Il passaggio al flex office richiede un accompagnamento dei team. Formate gli utenti, comunicate i benefici e adeguate progressivamente l'organizzazione in base ai feedback dal campo.
Tipo di spazio
Postazioni di lavoro
Spazi di concentrazione
Spazi di collaborazione
Spazi relax
% di superficie consigliata
40-50%
15-20%
20-25%
10-15%
Uso principale
Lavoro quotidiano
Concentrazione, chiamate
Riunioni, scambi
Pause, momenti informali
"Work With Island eccelle nel combinare supporto commerciale e logistica, rendendo l’installazione delle cabine semplice, rapida e senza problemi."
Maxime Cohendet
Co-founder chez Wefy Group
Work With Island vi accompagna nel vostro progetto
Work With Island propone una gamma completa di cabine acustiche progettate e prodotte in Europa con filiere corte, dalla cabina individuale Island Solo (1 posto) alla cabina collaborativa Island Quattro (4 posti). Le nostre cabine offrono una riduzione sonora da 28 a 31 dB (Classe A ISO 23351-1 per Island Solo e Island Desk, Classe B per Island Duo e Island Quattro), con ventilazione silenziosa automatica e connettività completa.
Perché sceglierci:
Produzione responsabile: cabine progettate e prodotte in Europa con filiere corte, certificazione B Corp 2025, produzione eco-responsabile con legno FSC
Competenza riconosciuta: oltre 15.000 installazioni realizzate dal 2018 per più di 4.000 aziende, tra cui Engie, Decathlon, LVMH e SNCF
Servizio completo: installazione in circa 30 minuti, 100 giorni di prova, garanzia 5 anni, consegna rapida in tutta Europa
Reattività
Preventivo gratuito entro 24 ore. Un team disponibile al telefono per rispondere alle vostre domande e adattare l'offerta alla vostra configurazione.
Semplicità
Una presa da 220 V, circa 30 minuti di montaggio, nessuna opera muraria. La vostra cabina è operativa in giornata.
Qualità
Progettate e prodotte in Europa con filiere corte, legno FSC, isolamento certificato ISO 23351-1 (Classe A per Island Solo e Island Desk). Garanzia 5 anni.
Efficacia
Fino a 31 dB di riduzione sonora. I vostri team ritrovano subito concentrazione e riservatezza.
Scaricate la nostra guida prodotto
Volete saperne di più? Compilate questo modulo e ricevete tutte le informazioni chiave sulle nostre cabine: peso, dimensioni, prezzi e altro.
Domande frequenti sull'allestimento dello spazio di lavoro
Come creare spazi di concentrazione senza costruire uffici chiusi?
Le cabine acustiche offrono una soluzione modulare senza opere murarie, con una riduzione sonora da -25 a -28 dB. Completate con zone focus delimitate da pareti a media altezza e materiali fonoassorbenti. La Island Solo, dall'ingombro ridotto, permette di creare uno spazio di concentrazione individuale a partire da 3.990 € IVA esclusa.
Quale budget prevedere per allestire un open space?
Il costo di allestimento di un open space varia da 150 € a 400 € al m² secondo il livello di finitura. Contate da 2.000 € a 5.000 € per postazione di lavoro, inclusi arredi, illuminazione e soluzioni acustiche. Le cabine acustiche rappresentano un investimento da 3.990 € a 9.990 € IVA esclusa a seconda del modello.
Come ottimizzare l'acustica per il lavoro individuale?
Combinate soluzioni passive (moquette, pannelli murali fonoassorbenti) e soluzioni attive (cabine acustiche). I materiali fonoassorbenti riducono il rumore ambientale di 8-12 dB, mentre le cabine offrono un isolamento da -25 a -28 dB per le esigenze critiche di concentrazione e riservatezza.
Quali dotazioni prevedere per una sala riunioni ibrida?
Utilizzate soluzioni modulari come le cabine acustiche per riunioni (Island Duo e Quattro), che creano spazi collaborativi senza opere murarie. Ottimizzate l'utilizzo delle sale esistenti con un sistema di prenotazione digitale e arredi riconfigurabili. Il flex office libera inoltre superfici per gli spazi condivisi.
Quale superficie minima per uno spazio di lavoro individuale?
Una postazione di lavoro in open space richiede 8-10 m² per persona, circolazione inclusa. Le cabine acustiche individuali ottimizzano lo spazio grazie al loro ingombro ridotto, offrendo isolamento e riservatezza con una superficie molto inferiore a quella di un ufficio chiuso tradizionale.
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