À retenir
Risparmi concreti
Metri quadri ottimizzati, minori costi immobiliari, attrezzature condivise: il flex office riduce l'ingombro degli spazi dell'azienda senza sacrificare il comfort.
Una produttività in crescita
Scelta dell'ambiente in base all'attività del momento, collaborazione più semplice, migliore concentrazione: lo spazio giusto per l'attività giusta aumenta l'efficacia.
Un argomento HR solido
Autonomia, flessibilità, qualità della vita lavorativa: il flex office risponde alle aspettative delle nuove generazioni e rafforza l'attrattività come datore di lavoro.
Un'organizzazione che evolve
Arredi modulari, spazi riconfigurabili, lavoro ibrido integrato: l'azienda si adatta ai cambiamenti senza dover rifare l'intero allestimento.
Che cos'è il flex office e perché adottarlo?
Definizione di flex office
Il flex office è un modello di organizzazione del lavoro in cui i collaboratori non hanno una scrivania assegnata. Questo approccio si basa sul desk sharing e permette ai team di scegliere il proprio spazio in base alle esigenze quotidiane. L'organizzazione del flex office combina spazi collaborativi, zone di concentrazione e sale riunioni modulabili.
Diverse aziende hanno dimostrato che è possibile ottimizzare in modo significativo lo spazio d'ufficio mantenendo la produttività dei team. Questa trasformazione mostra bene come ripensare l'ambiente di lavoro tradizionale.
I nuovi modi di lavorare
Il lavoro ibrido ha accelerato l'adozione del flex office. Una quota importante delle aziende combina flex office e smart working per creare un ambiente di lavoro flessibile. Questa evoluzione risponde alle aspettative dei collaboratori, che cercano più flessibilità nel proprio modo di lavorare.
I tre tipi di flex office più diffusi sono:
Hot desking
Nessuna postazione di lavoro assegnata: ogni collaboratore sceglie la propria postazione ogni giorno.
Desk sharing
Le postazioni sono condivise tra i diversi team, che usano una pianificazione per organizzarsi ogni giorno.
Spazi dedicati
Per ogni tipo di attività esiste uno spazio dedicato.
Gli 8 principali vantaggi del flex office
Ottimizzazione dello spazio e riduzione dei costi
Il primo vantaggio riguarda l'ottimizzazione dello spazio e la riduzione dei costi immobiliari. Le aziende realizzano risparmi consistenti sui costi immobiliari. Questo risparmio deriva da un migliore tasso di occupazione degli uffici e da una riduzione delle superfici necessarie.
Il calcolo è semplice: con lo smart working regolare basta un rapporto ottimizzato tra postazioni e collaboratori, contro un rapporto più alto nell'organizzazione tradizionale.
Migliore produttività e collaborazione
Spazi di lavoro diversificati permettono di adattare l'ambiente alle attività. La collaborazione spontanea aumenta grazie alle zone di scambio aperte, mentre la produttività migliora con spazi specializzati.
Attrarre e trattenere i talenti
Il flex office diventa un argomento di selezione importante. Un'ampia maggioranza dei candidati considera la flessibilità un criterio nella scelta del datore di lavoro. Questo approccio migliora il benessere al lavoro e rafforza l'employer branding.
Adattabilità e scalabilità
L'organizzazione flessibile si adatta alle variazioni di organico e ai progetti temporanei. Questa scalabilità permette di affrontare una crescita rapida senza pesanti investimenti immobiliari.
Buono a sapersi:
Dotare un flex office di soluzioni acustiche è un investimento che può pesare sulla liquidità, soprattutto in fase di transizione. Work With Island propone un leasing da 24 a 60 mesi con opzione di riscatto a 1 € a fine contratto. Su 60 mesi, il canone parte da 107 € + IVA/mese per una Island Solo e arriva a 270 € + IVA/mese per una Island Quattro. La cabina viene contabilizzata come costo operativo, senza immobilizzare capitale.
Le sfide del flex office e le relative soluzioni
Gestione del rumore e della riservatezza
La sfida principale riguarda la gestione del rumore e la mancanza di riservatezza. Gli open space generano rumore che incide sulla concentrazione.
La soluzione passa da spazi acustici dedicati e da cabine insonorizzate per le chiamate riservate.
Perdita del senso di appartenenza
L'assenza di una postazione fissa può far perdere i punti di riferimento. Questo problema si risolve creando spazi conviviali e mantenendo rituali di team regolari.
Organizzazione e gestione delle risorse
La gestione delle risorse richiede strumenti di flex office efficaci per la prenotazione degli spazi e la disponibilità delle attrezzature. Una logistica ben pensata evita frustrazioni quotidiane.
Queste sfide si superano con un approccio strutturato, come dimostrano le nostre esperienze su numerosi progetti di spazi flessibili.
Ce qui change avec une cabine Island : le bruit
Une échelle de référence
30 dB
Sussurro / biblioteca
60 dB
Conversazione normale
Esterno
65 dB (conversazione animata)
Interno
37 dB (biblioteca)
Come introdurre con successo il flex office
Le fasi chiave della transizione
L'introduzione di un flex office segue una metodologia collaudata. In Francia, la consultazione del CSE (l'organo francese di rappresentanza del personale) è obbligatoria, perché questa transizione modifica le condizioni di lavoro. Molte aziende adottano un approccio "test and learn" con una fase pilota.
Le fasi essenziali:
• Analisi delle esigenze e degli usi attuali
• Consultazione dei rappresentanti del personale
• Fase pilota su una zona di prova
• Adattamenti in base ai riscontri
• Implementazione progressiva
Allestimento e attrezzature
L'allestimento deve proporre zone diverse: spazi collaborativi, zone di concentrazione, sale riunioni modulabili. Le attrezzature tecnologiche (wifi efficiente, schermi mobili) e gli arredi modulari sono essenziali.
Gestione del cambiamento
L'accompagnamento dei team determina il successo del progetto. La formazione sul nuovo ambiente e l'adattamento del management sono decisivi per un'adozione riuscita.
Checklist di introduzione:
• Analisi delle esigenze degli utenti
• Consultazione dei rappresentanti del personale (obbligatoria in Francia)
• Progettazione dei nuovi spazi
• Fase pilota di 3 mesi
• Formazione dei team
• Strumenti di prenotazione
• Soluzioni acustiche
• Valutazione e adattamenti
"Le cabine Work With Island si integrano armoniosamente nei nostri progetti di arredamento, combinando estetica contemporanea e massimo comfort. Apprezziamo la collaborazione con loro perché il loro approccio rispecchia pienamente la nostra filosofia: preservare le risorse progettando mobili durevoli, prodotti in Francia, con materiali responsabili."
Martin Hallégouet
Architecte d'intérieur et Directeur du Studio Bluedigo
Gli 8 punti chiave del flex office
- Ottimizzare spazio e costi
Meno metri quadri occupati, arredi condivisi, minori costi immobiliari: i risparmi del flex office si misurano già dal primo anno.
- Favorire la produttività
Ogni collaboratore sceglie l'ambiente adatto alla propria attività: zone di concentrazione, spazi collaborativi, cabine acustiche per le telefonate.
- Incoraggiare la collaborazione
I team si incontrano, si confrontano, superano i compartimenti stagni quotidiani: il flex office alimenta la circolazione orizzontale delle informazioni.
- Attrarre e trattenere i talenti
Autonomia, flessibilità e qualità dell'ambiente sono tra i primi criteri nella scelta del datore di lavoro per chi ha meno di 35 anni.
- Garantire la riservatezza negli spazi aperti
Island Solo per le chiamate riservate, Island Duo per i colloqui: le conversazioni sensibili restano protette.
- Gestire il rumore in modo efficace
Cabine certificate ISO 23351-1 (Classe A per Island Solo e Island Desk, Classe B per Island Duo e Island Quattro) con un'attenuazione da 28,7 a 31,1 dB, zone silenziose ben identificate, regole condivise per le telefonate.
- Adattarsi ai cambiamenti
Crescita o riduzione dell'organico, nuovi team, smart working esteso: l'allestimento in flex office segue le trasformazioni senza costose ristrutturazioni.
- Preparare la transizione con metodo
Workshop partecipativi con i team, sistema di prenotazione, gestione del cambiamento: il successo dipende dal metodo quanto dagli arredi.
Work With Island vi accompagna nel vostro progetto di flex office
Il flex office porta numerosi vantaggi, ma genera anche nuove sfide acustiche. Work With Island propone cabine acustiche pensate per ottimizzare i vostri spazi flessibili: Island Solo (1 posto), Island Desk (lavoro prolungato), Island Duo (riunioni) e Island Quattro (team).
La nostra esperienza di 7 anni con più di 4.000 aziende clienti (Engie, Decathlon, LVMH, Qonto) ci permette di accompagnarvi in modo efficace. Siamo certificati B Corp 2025 e le nostre cabine sono progettate e prodotte in Europa con filiere corte, con materiali riciclabili.
I vantaggi concreti delle nostre cabine:
• Installazione in circa 30 minuti senza lavori
• 100 giorni di prova gratuita con reso senza costi
• Garanzia di 5 anni su tutti i nostri prodotti
• Riduzione del rumore fino a 31,1 dB, Classe A secondo la norma ISO 23351-1 per Island Solo e Island Desk
Island Solo
- Per restare concentrati durante una chiamata
- Per isolarsi dal rumore per qualche minuto
- Per riprendere fiato tra due riunioni
Island Desk
- Per preparare una riunione
- Per lavorare su un progetto senza essere disturbati
- Per seguire una formazione a distanza
Island Duo
- Per lavorare in coppia senza disturbare gli altri
- Per colloqui HR riservati
- Per preparare una riunione a due
Island Quattro
- Per le riunioni di team
- Per le videoconferenze di gruppo
- Per sessioni di brainstorming o debriefing
Reattività
Preventivo gratuito entro 24 ore. Un team disponibile al telefono per rispondere alle vostre domande e adattare l'offerta alla vostra configurazione.
Semplicità
Una presa a 220 V, circa 30 minuti di montaggio, zero lavori. La vostra cabina è operativa in giornata.
Qualità
Progettate e prodotte in Europa con filiere corte, legno FSC, Classe A ISO 23351-1 per Island Solo e Island Desk. Garanzia di 5 anni.
Efficacia
Fino a 31 dB di riduzione del rumore. I vostri team ritrovano subito concentrazione e riservatezza.
Domande frequenti sui vantaggi del flex office
Che cos'è il flex office?
Il flex office è un modello organizzativo in cui i collaboratori non hanno una postazione fissa e scelgono il proprio spazio in base alle esigenze. Combina desk sharing, spazi collaborativi e zone di concentrazione per ottimizzare l'uso degli uffici.
Quali sono i principali vantaggi del flex office?
I vantaggi comprendono risparmi immobiliari consistenti, una migliore collaborazione, l'attrazione dei talenti e l'adattabilità all'evoluzione dei team. Il flex office migliora la produttività proponendo spazi adatti a ogni attività.
Come gestire il rumore in flex office?
Il rumore è la sfida principale del flex office. Le soluzioni comprendono spazi acustici dedicati, cabine insonorizzate per le chiamate riservate e un allestimento a zone in base al livello sonoro richiesto.
Il flex office è adatto a tutte le aziende?
Il flex office si adatta in particolare alle aziende con smart working, team di progetto o una crescita variabile. Per funzionare in modo efficace richiede però una cultura collaborativa e strumenti digitali adeguati.
Bisogna consultare i rappresentanti del personale per introdurre il flex office?
In Francia sì: la consultazione del CSE è obbligatoria perché il flex office modifica le condizioni di lavoro. Questa fase permette di anticipare le resistenze e di adattare il progetto alle esigenze dei collaboratori.
Quanto costa introdurre il flex office?
L'investimento iniziale (allestimento, strumenti, formazione) è compensato da risparmi consistenti sui costi immobiliari. Il ritorno sull'investimento si osserva in genere già dal primo anno grazie ai risparmi realizzati.
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