Wie gestaltet man einen kollaborativen Arbeitsbereich?

Die Bedürfnisse des Unternehmens im Vorfeld klären

Laut einer Studie von Ubiq aus dem Jahr 2021 gab es in Frankreich 2.787 Coworking-Standorte. Diese Zahl umfasst Drittorte, Großraumbüros, Cafés und klassische Büros. Es ist naheliegend, dass auch Sie Ihre Räume in diese Richtung entwickeln möchten. Diese Entscheidung verdient aber eine gründliche Überlegung: Sie erfordert ein spürbares Budget, und ohne eine gute Analyse im Vorfeld entspricht das Ergebnis am Ende oft nicht den Erwartungen.

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Ein kollaborativer Arbeitsbereich ist per Definition ein Ort, der den Zusammenhalt im Team stärkt, indem er die Mitarbeiterinnen näher zusammenbringt, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Deshalb steht am Anfang jeder Umgestaltung die Frage nach den Aufgaben und Zielen, die damit erreicht werden sollen.

• Soll das Hauptziel sein, die Ergebnisse des Unternehmens durch mehr Teamproduktivität zu verbessern?

• Oder geht es eher darum, Austausch und Wissenstransfer zu erleichtern?

• Möchten Sie eine bessere Atmosphäre schaffen, um die Bindung zu Ihren Mitarbeiterinnen und untereinander zu stärken?

• Braucht das Unternehmen eigene Räume für vertrauliche Besprechungen?

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Diese Fragen sollen das Wohlbefinden der Angestellten, die Leistung des Unternehmens und das Markenbild fördern. Die Privatsphäre jedes Einzelnen wird bei der Einrichtung eines Großraumbüros oft zugunsten der Zusammenarbeit vernachlässigt, verdient aber besondere Aufmerksamkeit. Angestellte suchen trotz aller Gemeinschaft einen privaten Rückzugsort, der Komfort, Freiheit und Vertraulichkeit bietet. Die Aufgabe besteht also darin, die Erwartungen der Angestellten mit den Anforderungen des Unternehmens zu verbinden.

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Die Schritte zur Umsetzung eines kollaborativen Arbeitsbereichs

Sobald die Ziele des Unternehmens klar sind, beginnt die Gestaltung des kollaborativen Arbeitsbereichs mit der Analyse der verfügbaren Flächen. Jede Zone sollte dabei einem klaren Zweck zugeordnet werden. Sie werden schnell merken, wie hilfreich es war, die Ziele vorab zu klären. Denn genau jetzt entsteht das Bild der Umgebung, die entstehen soll, immer mit Blick auf ihre praktische Wirksamkeit. Gemeinschaftlich genutzte Werkzeuge und Mischzonen gehören in die Nähe der jeweiligen Arbeitsplätze. Ihr Zugang sollte so einfach wie möglich sein, ihre Gestaltung an die Nutzung angepasst. Begegnungszonen wirken sich sehr positiv auf die Arbeitsatmosphäre aus und lassen sich vielfältig gestalten, um Austausch und Abwechslung zu verbinden.

Ab diesem Punkt kommen neue Elemente ins Spiel und finden ihren Platz. Bisher ungenutzte Bereiche gewinnen an Bedeutung, während alte Strukturen wegfallen. Für diese Umgestaltung arbeiten Sie mit verschiedenen Dienstleistern zusammen, darunter Möbellieferanten (Tische, Stühle, Stauraum) und Innenarchitektinnen, die in dieser zweiten Phase eine wichtige Rolle spielen. Modulare Büromöbel eignen sich hier besonders gut, um je nach Situation schnell zwischen verschiedenen Umgebungen zu wechseln.

Noch besser ist es, wenn die Angestellten der betroffenen Abteilungen, die eigentlich im Mittelpunkt des Projekts stehen, an der Umsetzung mitwirken. Ihre Ideen können Sie bei der Wahl von Möbeln und Dekoration einbeziehen: Farbpalette, Möbeldesign, Materialien, Accessoires.

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Was ein guter Coworking-Bereich braucht

Das sollten Sie zusammenbringen, um einen kollaborativen Arbeitsbereich erfolgreich zu gestalten.

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Kompetente Teams

Wie bereits erwähnt, sind qualifizierte Dienstleister für Recherchen und Befragungen bei Teams und Angestellten unverzichtbar. Sie orientieren diese große Veränderung am tatsächlichen Alltag im Arbeitsbereich. Dabei berücksichtigen sie, wie die Angestellten die einzelnen Zonen nutzen, ihre Anzahl, ihre jeweilige Rolle im Unternehmen, ihre Tätigkeiten und den technologischen Stand der aktuellen Umgebung. So können sie gezielte Verbesserungsvorschläge machen, die auf eine bessere Zusammenarbeit hinwirken.

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Passende Ausstattung

Die Motivation der Angestellten steht bei der Gestaltung eines kollaborativen Arbeitsbereichs an erster Stelle. Um ihnen das Gefühl zu geben, wertgeschätzt zu werden, wählen Sie die Ausstattung passend zu ihren Profilen und Interessen. Büros sind schließlich ein echter Lebensort, an dem wir einen großen Teil unseres Tages verbringen. Es ist naheliegend, dass es neben der eigentlichen Arbeitsausstattung und digitalen Lösungen auch Elemente zur Entspannung geben sollte. Denken Sie neben IT-Ausstattung, Schreibtischen und Nebenmöbeln auch an den Pausenraum, die Küchenecke, den Grünbereich oder den Spieleraum und die dazugehörige Ausstattung:

• Sessel
• Sofa
• Tisch
• Akustikkabine
• Bildschirme

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Ob im Freizeitbereich oder am Arbeitsplatz: Ruhe ist entscheidend, um einen der größten Nachteile des Großraumbüros zu vermeiden. Deshalb setzen wir auf Schallschutzsysteme, die die Ausbreitung von Lärm im Innen- und Außenbereich begrenzen.

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4 mögliche Varianten für die Gestaltung eines kollaborativen Arbeitsbereichs

Diese Vorschläge geben Ihnen Ideen, wie Sie Ihre Räume optimal gestalten können.

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Flex Office für maximale Flexibilität

Flex Office fördert die Zusammenarbeit durch offene Bereiche und Möbel, die Beteiligung und Bewegungsfreiheit unterstützen. Akustikmöbel sind in dieser Konfiguration besonders sinnvoll, da der Austausch lebhaft ist und der Gesprächslärm schnell überhandnehmen kann.

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Die Kabine für mehr Diskretion

Die Akustikkabine wird gerne für Besprechungen genutzt und setzt auf Vertraulichkeit und Konzentration. Dank unterschiedlicher Kapazitäten rückt sie den kollaborativen Aspekt nicht in den Hintergrund. Sie bleibt jedoch eine räumlich begrenzte Form des Coworkings.

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Die Agora: ein lockerer Arbeitsbereich

Das Konzept der Agora setzt auf Vielfalt, mit modularen Möbeln, die sich flexibel anpassen lassen. So entsteht ein informeller, stilvoller und individuell gestaltbarer Bereich. Das macht ihn zu einem guten Ort, um Ideen entstehen zu lassen.

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Die Lounge: eine Einladung zur Entspannung

Der Lounge-Bereich erinnert mit seiner gemütlichen Einrichtung und Möbelwahl an Restaurants und Bars. Er lädt zur Entspannung ein und ist damit die Definition eines entspannten Umfelds, ohne dabei das konzentrierte Arbeiten zu vernachlässigen. Sein lockerer Charakter baut mögliche Hemmschwellen innerhalb der Gruppe ab.