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Cómo diseñar un espacio de trabajo colaborativo
El coworking despierta tanto interés como el teletrabajo, a pesar del gran auge de este último. Sin embargo, si la comunicación fluye fácilmente con las herramientas digitales, no siempre ocurre lo mismo en los espacios físicos, donde el mobiliario y la disposición pueden dificultar la colaboración y, por tanto, la productividad. En una época en la que las formas de trabajar evolucionan al mismo ritmo que la gestión de los equipos, está claro que diseñar un espacio de trabajo colaborativo es la mejor opción. Es un proyecto que requiere varias etapas, empezando por analizar las necesidades de tu empresa, pero sobre todo las de tus colaboradores. Cada organización es diferente: los recursos disponibles y los equipos necesarios para cada actividad no son los mismos. En este artículo descubrirás las claves para conseguirlo.
Analiza las necesidades de la empresa
Según un estudio realizado por Ubiq en 2021, el número de espacios de coworking en Francia alcanzó los 2.787, incluyendo third places, oficinas abiertas, cafés y despachos. Es normal que quieras unirte a esta tendencia y transformar tus instalaciones, pero es una decisión que debe pensarse bien.
Requiere un presupuesto importante y, sin un buen análisis previo, el resultado puede no cumplir las expectativas.
Por definición, un espacio colaborativo es un lugar que fomenta la cohesión del equipo y acerca a los empleados para alcanzar un objetivo común. Por eso, definir las metas y el propósito de esta modernización es el primer paso.
- ¿El objetivo principal es mejorar los resultados de la empresa aumentando la productividad
- ¿O facilitar la comunicación y el intercambio de conocimientos
- ¿Quieres ofrecer un ambiente más agradable para fortalecer los vínculos dentro del equipo
- ¿La empresa necesita salas dedicadas a reuniones privadas?
Estas son preguntas clave para promover el bienestar de los empleados, el rendimiento de la organización y la imagen de marca. A menudo se prioriza la colaboración, pero la intimidad también es esencial. Los empleados buscan espacios donde puedan concentrarse, sentirse cómodos y tener privacidad. El reto está en equilibrar las expectativas del equipo con las necesidades de la empresa.
Las etapas para crear un espacio colaborativo
Una vez definidos los objetivos, llega el momento de estudiar el espacio disponible. Cada zona debe tener una función clara y estar optimizada para ello. En esta fase imaginas el entorno ideal, pensando siempre en su eficacia práctica.
Las zonas comunes y compartidas deben situarse cerca de los puestos que las usan y ser fácilmente accesibles. Su diseño debe adaptarse al uso real. Los espacios de encuentro, que tienen un gran impacto en el ambiente de trabajo, pueden variar para combinar ocio y comunicación.
A partir de ahí, entran en juego los nuevos elementos. Zonas antes desaprovechadas pueden adquirir valor, y estructuras antiguas eliminarse. Durante esta transformación intervendrán distintos profesionales: proveedores de mobiliario y arquitectos o decoradores. Los escritorios modulares, por ejemplo, son una excelente opción para adaptar el entorno rápidamente según las necesidades.
Además, es aún mejor si los empleados participan en el proceso. Sus ideas pueden inspirar la elección del mobiliario y la decoración: colores, materiales, diseño o accesorios.
Los elementos clave de un espacio de coworking eficaz
Equipos competentes
Como ya hemos mencionado, contar con profesionales cualificados es esencial. Analizarán el día a día en la oficina: cómo se usa cada espacio, cuántas personas lo ocupan, qué funciones desempeñan, qué herramientas utilizan y cuál es el nivel tecnológico actual. Todo esto les permitirá proponer mejoras que fomenten una colaboración más fluida.
Equipamiento adecuado
La motivación de los equipos es una prioridad al diseñar un espacio de trabajo colaborativo. Elige los equipos según el perfil y las necesidades de los trabajadores. Al fin y al cabo, la oficina es un lugar donde pasamos gran parte del día y debe ser cómoda y acogedora.
Además del mobiliario y la tecnología, piensa en espacios dedicados al descanso o al ocio: una zona de cafetería, una sala de descanso, un rincón verde o incluso un área de juegos.
Sillones, sofás, mesas, cabinas acústicas o pantallas… Todo cuenta para crear un entorno que combine bienestar y productividad.
Tanto en las zonas de trabajo como en las de ocio, el silencio es clave. Por eso, la insonorización es fundamental para evitar uno de los grandes inconvenientes de los espacios abiertos: el ruido
Cuatro formas de diseñar un espacio colaborativo
Flex office para una flexibilidad total
El flex office fomenta la colaboración gracias a sus zonas abiertas y a un mobiliario que facilita la movilidad. Los muebles acústicos son especialmente útiles en este tipo de entorno, donde las conversaciones y el movimiento son constantes.
Cabinas acústicas para más privacidad
Ideales para reuniones o llamadas, las cabinas acústicas garantizan confidencialidad y concentración. Pueden tener distintos tamaños y capacidades sin perder el espíritu colaborativo. Son una excelente alternativa dentro de un entorno de coworking.
El ágora: un espacio de trabajo relajado
El concepto de ágora apuesta por la versatilidad, con muebles modulares que se adaptan fácilmente. Tiene un aspecto informal, moderno y personalizado, perfecto para estimular la creatividad y el intercambio de ideas.
El lounge: un espacio para desconectar
El lounge office recuerda a los restaurantes o bares, con un ambiente acogedor y mobiliario confortable. Favorece la desconexión sin dejar de ser un entorno propicio para la reflexión. Su carácter informal elimina barreras y facilita la comunicación dentro del grupo.
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