Comment concevoir l'aménagement d'un espace de travail collaboratif ?

Se questionner sur les besoins de l'entreprise en amont

Selon une étude menée par Ubiq en 2021, le nombre de lieux de coworking en France a atteint les 2 787. Un chiffre qui comprend les tiers-lieux, l'open space, les cafés et les bureaux. C'est tout à fait normal que vous souhaitiez rejoindre le rang en transformant vos locaux en l'une de ces plateformes. C'est pourtant une initiative à réflechir longuement, parce que non seulement il requiert un budget conséquent, mais le rendu pourrait également ne pas correspondre aux résultats escomptés faute d'une bonne analyse en amont.

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Par définition, un espace collaboratif est un lieu qui favorise la cohésion de l'équipe en amenant les collaborateurs à se rapprocher coude à coude pour atteindre un seul et unique objectif commun. C'est la raison pour laquelle la définition des missions et des finalités à accomplir par le biais de cette modernisation est le premier pas de toute intention d'aménagement.

• Est-ce que l'objectif principal serait d'améliorer les résultats de l'entreprise en boostant la productivité des équipes ?

• Est-ce plutôt pour faciliter les interactions et l'échange d'informations et de connaissances ?

• Voulez-vous offrir une meilleure ambiance afin de consolider le lien qui vous unit à vos collaborateurs, mais aussi celui qui les soude entre eux ?

• L'entreprise a-t-elle besoin de pièces dédiées à des réunions privées ?

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Ce sont des idées de questionnement qui devraient favoriser le bien-être des salariés, la performance de l'organisation ainsi que l'image de marque. Souvent délaissée au profit de la collaboration, l'intimité de chaque individu devrait pourtant être considérée au plus haut point lors de la mise en place de l'open space. Les employés recherchent dans cette envie de se fondre dans la masse un coin privatif qui favorise le confort, la liberté et la confidentialité tout simplement. L'idée est alors de conjuguer les attentes des salariés avec les nécessités de l'entreprise.

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Les étapes de réalisation d'un lieu de travail collaboratif

Une fois les intentions de l'entreprise mises au clair, place aux étapes d'aménagement de l'espace de travail collaboratif qui commence par l'étude des zones disponibles. Cela devrait aboutir à la valorisation de chaque zone dans un but précis. Vous vous rendrez vite compte que vous avez mieux fait de mettre de l'ordre dans vos objectifs au préalable. Le fait est que c'est à ce stade que vous imaginez l'environnement à créer tout en pensant à son efficacité dans la pratique. Les outils communs et zones mixtes doivent être installés à proximité des postes des concernés. Leur accès se doit d'être simplifié au maximum et leur aménagement, personnalisé en fonction des usages. Les zones de rencontre qui ont un impact très positif sur l'atmosphère au travail peuvent être diversifiées autant que possible afin d'allier distractions et échanges.

C'est à partir de là que les nouveaux éléments interviennent et trouvent leur place. Des endroits auparavant inexploités gagneront en importance comme d'anciennes structures seront à éliminer. Vous ferez appel à différents prestataires au cours de cette transformation, dont les fournisseurs de meubles (tables, chaises, rangements...) et de bureaux ainsi que les architectes-décorateurs qui jouent un role important à cette deuxième étape. Les bureaux modulaires s'imposent par exemple comme une option par excellence pour passer rapidement d'un environnement à un autre selon la circonstance.

C'est encore mieux si les salariés dans les services concernés, qui se trouvent normalement au coeur du projet, participent à la mise en place de cette aventure. Vous pouvez vous inspirer de leurs idées pour le choix des mobiliers et de la décoration : palette de couleurs, design des meubles, matériaux de fabrication, accessoires...

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Les impératifs d'un espace de coworking favorable

Voici ce que vous devez réunir pour aboutir à un aménagement d'espace de travail collaboratif réussi.

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Des équipes compétentes

Comme mentionné plus haut, les services de prestataires qualifiés s'imposant pour les recherches et les enquêtes auprès des équipes et collaborateurs. Ils chercheront à optimiser ce grand changement en se référant à la vraie vie au sein du lieu de travail. Ils prennent en considération leur manière d'occuper chaque zone, leur effectif, leur rôle respectif dans les entreprises, les activités réalisées, le niveau technologique de l'environnement actuel. Tout cela leur permettra de proposer les axes d'améliorations pour, justement, mettre l'accent sur une bien meilleure collaboration.

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Des équipements adaptés

La motivation des coworkers est prioritaire dans l'aménagement d'un espace de travail collaboratif. Pour les aider à se sentir valorisés, vous choisirez les équipements selon leur profil et leur centre d'intérêt. Après tout, les bureaux sont censés être un véritable lieu de vie parce qu'on y passe la grande partie de nos journées. C'est tout à fait normal qu'il doive y avoir des éléments propices à la détente outre les matériels de travail à proprement parler ainsi que les solutions liées à la digitalisation. À part les ressources informatiques, les bureaux, les mobiliers annexes, pensez à la salle de pause, au coin cafétéria, à l'espace vert ou à la salle de jeux et des équipements y afférents :

• Fauteuil
• Canapé
• Table
• Cabine acoustique
• Ecrans

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Que ce soit pour les salles de divertissement ou les lieux de travail, le calme est roi pour ne pas subir l'un des inconvénients de l'open space. C'est pourquoi on met l'accent sur les systèmes d'insonorisation qui limitent la propagation des bruits aussi bien internes qu'externes.

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4 déclinaisons possibles pour l'aménagement d'un espace de travail collaboratif

Ces suggestions vous donneront des idées pour aménager au mieux vos locaux.

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Le flex office pour une flexibilité maximale

Le flex office met en avant la collaboration grâce à ses parties ouvertes et à des mobiliers favorisant la participation et la liberté de mouvement. Par ailleurs, le mobilier acoustique est judicieux dans ce type de configuration où les échanges fusent et le brouhaha des conversations devient vite envahissant.

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La cabine pour plus de discrétion

Plébiscitée pour les réunions, la cabine acoustique mise sur la confidentialité et la concentration. Grâce à une capacité d'accueil variée, elle ne met pas en second plan l'aspect collaboratif. Seulement, c'est une vraie variante de coworking limité.

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L'agora, un espace de travail décontracté

Le concept d'agora valorise la diversification en passant par des meubles modulables qui sont ajustables à souhait. Il revêt alors un aspect informel, stylé et personnalisable. Tout cela fait de lui un bon endroit pour faire jaillir les idées.

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Le lounge, un appel à la détente

Le bureau lounge rappelle les restaurants et les bars avec leur décor cosy et le choix des meubles. Encourageant l'accès aux divertissements, il est la définition même d'un cadre relaxant, sans pour autant négliger la réflexion. Son caractère informel abat les éventuels barrages au sein du groupe.