10 tips om een prettige open space in te richten

Waarom is ergonomie op kantoor een strategische keuze voor uw bedrijf?

Een ergonomische inrichting is geen luxe, maar een echte investering. Een ergonomische werkomgeving kan de productiviteit duidelijk verbeteren en tegelijk het verzuim merkbaar verminderen.

‍

In Frankrijk zijn klachten aan spieren en gewrichten goed voor een groot deel van de erkende beroepsziekten. De kosten voor bedrijven zijn aanzienlijk. Met de opkomst van hybride werken zijn medewerkers ook veeleisender geworden over de kwaliteit van hun werkomgeving.

‍

De meetbare voordelen van een ergonomische werkomgeving

‍

Een ergonomische inrichting levert concrete en meetbare resultaten op:

‍

• Minder ziekteverzuim: duidelijk minder afwezigheid door klachten aan spieren en gewrichten na de invoering van aangepaste oplossingen

• Betere concentratie: merkbaar minder fouten en een hogere productiviteit

• Aantrekkelijker als werkgever: de kwaliteit van de werkomgeving weegt zwaar in de keuze van kandidaten

‍

Hoe beoordeelt u de huidige ergonomie van uw werkruimtes?

‍

Maak een nauwkeurige diagnose voordat u iets verandert:

‍

• Gebruik audittools zoals de Nordic-vragenlijst om de klachten van uw teams in kaart te brengen

• Vul aan met een analyse van de werkplekken: meubilair, verlichting en akoestiek

• Let op waarschuwingssignalen: terugkerende klachten, ongemakkelijke houdingen, stijgend ziekteverzuim

• Betrek uw medewerkers via participatieve workshops om hun werkelijke behoeften te kennen

‍

Actie 1: ergonomische werkplekken inrichten om klachten te voorkomen

‍

Een ergonomische werkplek steunt op drie basisprincipes:

‍

• Een neutrale houding: rechte rug, ontspannen schouders, ellebogen op 90°, voeten plat op de grond

• Aanpasbaar meubilair: persoonlijke instellingen voor elk lichaamstype

• De juiste plaats voor de apparatuur: scherm op ooghoogte, op 70 cm afstand

‍

Actie 2: aparte ruimtes creëren voor een goed evenwicht tussen werk en privé

Verschillende soorten ruimtes beantwoorden aan een basisbehoefte aan afwisseling in de werkomgeving.

Drie soorten ruimtes zijn essentieel:

‍

• Ontspanningsruimtes: duidelijk afgescheiden zones om even los te koppelen

• Stille zones: akoestisch geïsoleerde ruimtes om geconcentreerd te werken

• Samenwerkingsruimtes: plekken voor overleg met behoud van comfort

‍

Rustplekken inrichten om stress te verminderen

‍

Rustplekken zijn een waardevolle investering in de mentale gezondheid van teams.

Rust ze uit met:

‍

• Comfortabel meubilair: ergonomische fauteuils, banken, poefs

• Een rustgevende sfeer: gedempt licht, gedempte akoestiek

• Duidelijke gebruiksregels: weinig elektronische apparaten, redelijke tijdsduur

‍

De resultaten zijn overtuigend: bedrijven stellen regelmatig een merkbare daling van het stressniveau vast na de inrichting van ontspanningsruimtes.

‍

Samenwerkingszones: ergonomie en teamwerk combineren

‍

Voor samenwerkingszones die goed werken, kiest u voor:

‍

• Modulair meubilair 

• Akoestische cabines voor vergaderingen

• Intuïtieve technische uitrusting

‍

10 tips om een prettige open space in te richten

‍

Actie 3: akoestische cabines plaatsen voor vertrouwelijke gesprekken

In open ruimtes zijn een gebrek aan privacy en geluidsoverlast grote problemen, met een directe invloed op ergonomie en welzijn. Akoestische cabines, zoals die van Work With Island, bieden een snelle en doeltreffende oplossing:

Gecertificeerde geluidsisolatie: 28,7 tot 31,1 dB geluidsreductie volgens ISO 23351-1:2020, klasse A voor de Island Solo en de Island Desk, klasse B voor de Island Duo en de Island Quattro

Installatie zonder verbouwing: een eenpersoonscabine staat in ongeveer 30 minuten, zonder ingrepen in het gebouw

Flexibel: u kunt de cabines verplaatsen als uw behoeften veranderen

‍

De juiste cabine voor elk gebruik

‍

Verschillende modellen beantwoorden aan specifieke behoeften:

10 tips om een prettige open space in te richten

‍

Deze oplossingen passen in elke omgeving en creëren meteen privéruimtes, zonder de beperkingen van een klassieke verbouwing.

‍

‍Invloed op de algemene ergonomie

‍‍

Akoestische cabines dragen rechtstreeks bij aan verschillende vormen van ergonomie:

‍

• Cognitieve ergonomie: minder afleiding door geluid verbetert de concentratie

• Organisatorische ergonomie: flexibele ruimtes volgens de behoeften van het moment

• Omgevingsergonomie: controle over geluid en visuele omgeving

‍

Onze cabines hebben een krachtige ventilatie van 400 tot 800 m³/u, ledverlichting met aanwezigheidsdetector en alle nodige aansluitingen. Zo blijft het comfortabel, ook bij langer gebruik.

10 tips om een prettige open space in te richten

‍

Actie 4: de zintuiglijke omgeving verbeteren voor een gezond werkklimaat

‍

De zintuiglijke omgeving heeft een grote invloed op ons welzijn en onze prestaties.

Drie factoren zijn bepalend:

‍

• Daglicht: verbetert de productiviteit merkbaar en vermindert het verzuim

• Akoestiek: geluid kan de productiviteit in open spaces sterk verminderen

• Luchtkwaliteit: bedompte lucht vermindert het denkvermogen

‍

Ergonomische verlichting: licht afstemmen op elke taak

‍

Ergonomische verlichting combineert verschillende soorten licht, afhankelijk van de ruimte en de activiteit:

‍

• Indirecte algemene verlichting (300 lux) om verblinding te beperken

• Gerichte taakverlichting (500 tot 1000 lux) voor precisiewerk

• Accentverlichting om de ruimte visueel te structureren

‍

Is er weinig daglicht? Kies dan voor armaturen met een volledig lichtspectrum of slimme verlichting die zich automatisch aanpast aan individuele behoeften.

‍

Een geluidsomgeving die concentratie mogelijk maakt

‍

Goede akoestiek vraagt om een totaalaanpak:

‍

• Plaats akoestische schermen tussen de werkplekken, minimaal 1,40 m hoog

• Rust de plafonds uit met absorberende materialen, met een αw groter dan 0,9

• Kies textiele vloerbedekking om contactgeluid te dempen

• Plaats akoestische cabines voor telefoongesprekken en geconcentreerd werk

• Maak afspraken over geluid, met duidelijk aangeduide stille zones

‍

‍

Actie 5: biofilie toepassen voor een natuurlijkere werkomgeving

‍

Biofilie gaat uit van onze aangeboren behoefte aan contact met de natuur.

Wie dat toepast op kantoor, ziet meetbare voordelen:

‍

• Merkbaar minder stress

• Meer creativiteit

• Betere luchtkwaliteit

‍

Natuurlijke en duurzame materialen voor gezonder meubilair

‍

Er zijn steeds meer ecologische alternatieven voor synthetische materialen:

‍

• FSC- of PEFC-gecertificeerd hout, voor verantwoord bosbeheer

• Textiel van natuurlijke vezels: wol, biologisch katoen, linnen

• Bioplastics op basis van hernieuwbare grondstoffen

‍

Deze materialen stoten weinig vluchtige organische stoffen uit. Dat zorgt voor gezondere lucht en vermindert de klachten die samenhangen met het sick building syndrome.

‍

Actie 6: ergonomie afstemmen op thuiswerken en hybride ruimtes

‍

Door de opkomst van werken op afstand moet u ook nadenken over ergonomie buiten het kantoor.

Die aanpak steunt op drie pijlers:

‍

• De uitrusting van thuiswerkers

• Flexibele ruimtes op kantoor

• Begeleiding bij werken op afstand

‍

Ergonomisch pakket voor thuiswerkers: de essentiële uitrusting

‍

Geef voorrang aan wat het meeste effect heeft op de houding:

‍

• Ergonomische stoel: de eerste investering

• Verstelbare monitorarm: brengt de bovenkant van het scherm op ooghoogte

• Ergonomisch toetsenbord en ergonomische muis: voorkomen spanning in de polsen

‍

Bij een beperkt budget of weinig ruimte zijn er voordelige oplossingen:

‍

• Draagbare zit-sta-opzetstukken voor een bestaande tafel

• Opvouwbare laptopstandaards in combinatie met een los toetsenbord

• Financiële steun: in Frankrijk bestaan subsidies van AGEFIPH en ergonomievergoedingen van ziektekostenverzekeraars

‍

Flexkantoor: flexibiliteit en ergonomie combineren

‍

Flexplekken vragen om bijzondere aandacht:

‍

• Meubilair met een groot instelbereik

• Intuïtieve instellingen met visuele aanwijzingen

• Stevige mechanismen die bestand zijn tegen frequent gebruik

‍

Maak de wissel tussen gebruikers makkelijker met reserveringssystemen die ergonomische profielen bewaren, en met QR-codes die naar instelvideo's leiden.

‍

‍

Actie 7: een preventiebeleid voor klachten aan spieren en gewrichten invoeren

‍

Een goed preventiebeleid steunt op drie elkaar aanvullende pijlers:

‍

• Opleiding en bewustwording: groepssessies, praktische workshops, thematische webinars

• Oefenprogramma's: actieve micropauzes, wekelijkse sessies, uitdagingen binnen het bedrijf

• Persoonlijke opvolging: risico's vroeg herkennen, individuele aanpassingen

‍

Medewerkers opleiden in goede ergonomische gewoonten

‍

De opleidingen combineren theorie en praktijk:

‍

• Eenvoudig uitgelegde biomechanische basisprincipes

• De werkplek leren instellen in de echte situatie

• Eenvoudige kracht- en rekoefeningen

‍

Werk stap voor stap: een grondige eerste opleiding van 2 tot 3 uur, gevolgd door kortere opfrissessies van 30 minuten per kwartaal. Wijs ergonomiereferenten aan die een uitgebreide opleiding krijgen, zodat de aanpak breder gedragen wordt.

‍

Beweegprogramma's op het werk

‍

Verschillende activiteiten passen goed in een kantooromgeving:

‍

• Stoelyoga: zonder speciale uitrusting, gewoon aan de werkplek

• Gerichte rekoefeningen: nek, schouders en polsen

• Houdingsgymnastiek: de stabiliserende spieren versterken

‍

Kies voor korte en regelmatige momenten: micropauzes van 3 minuten elk uur, sessies van 15 minuten na de lunch, afwisselende wekelijkse uitdagingen.

‍

Actie 8: autonomie en persoonlijke inrichting van werkplekken stimuleren

‍

Wanneer medewerkers mee beslissen over de inrichting, verandert hun band met de ruimte. Die participatieve aanpak:

‍

• Geeft een gevoel van eigenaarschap, waardoor oplossingen beter worden aanvaard

• Brengt specifieke behoeften aan het licht die beslissers niet zien

• Houdt rekening met verschillende voorkeuren en lichaamstypes

‍

Ruimtes samen ontwerpen: overleg en co-creatie

‍

Verschillende methoden om behoeften te verzamelen hebben hun waarde bewezen:

‍

• Designthinking-workshops: empathie, definitie, ideeën, prototype en test

• Rondgangen met toelichting: medewerkers beschrijven hun ervaring ter plaatse

• Bezettingskaarten: laten zien hoe de ruimtes echt gebruikt worden

‍

Structureer de gezamenlijke besluitvorming: stel een representatief comité samen, bepaal duidelijk waarover overlegd wordt en communiceer open over de beperkingen.

‍

Technologieën om werkplekken persoonlijk in te stellen

‍

Nieuwe technologie verandert de gebruikerservaring:

‍

• Apps die het meubilair automatisch instellen via Bluetooth

• Systemen die persoonlijke voorkeuren onthouden: verlichting, temperatuur, akoestiek

• Oplossingen voor gedeelde ruimtes: slimme reserveringsapps, QR-codes naar instelvideo's

‍

Actie 9: het effect van uw ergonomische acties meten

‍

Om het rendement te beoordelen, hebt u indicatoren nodig op verschillende vlakken:

‍

• Gezondheid: frequentie en duur van verzuim door klachten aan spieren en gewrichten, gemelde pijn

• Productiviteit: effectieve werktijd, foutpercentage, snelheid

• Tevredenheid: NPS-score, retentiegraad

‍

Kwantitatieve indicatoren om ergonomische maatregelen te beoordelen

‍

Het ziekteverzuim is de meest directe indicator. Verfijn uw analyse door:

‍

• Specifieke klachten te onderscheiden: lage rugpijn, nekpijn, carpaletunnelsyndroom

• Uw cijfers te vergelijken met het gemiddelde in uw sector

• De directe en indirecte kosten te berekenen: ziekteverzuim, vervanging, lagere productiviteit

‍

Tevredenheid en welzijn van medewerkers meten

‍

Gebruik verschillende meetinstrumenten:

‍

• Gestandaardiseerde vragenlijsten: de Cornell-vragenlijst (CMDQ) voor ongemak aan spieren en gewrichten

• Pulse survey-apps: heel korte maar frequente feedback

• Niet-storende IoT-sensoren: objectieve meting van het gebruik van de ruimtes

• Gerichte kwalitatieve interviews: een goed inzicht in individuele ervaringen

• Stem de frequentie af: wekelijkse minipeilingen van 2 tot 3 vragen en grondigere evaluaties per kwartaal.

‍

Actie 10: inspiratie halen uit geslaagde praktijkvoorbeelden

‍

De ervaringen van organisaties die hun ergonomie al hebben aangepakt, leveren waardevolle lessen op.

‍

Mkb: ergonomie verbeteren met een beperkt budget

‍

Een adviesbureau met 35 medewerkers koos voor een aanpak in stappen:

‍

• Meteen ergonomische stoelen voor iedereen

• Zit-sta-bureaus geleidelijk ingevoerd over 18 maanden

• Aanvullende ruimtes in fases ingericht

‍

Zo werd de investering gespreid en waren de voordelen bij elke stap zichtbaar. Een IT-dienstverlener stelde een duidelijke daling vast van klachten over ongemak en een merkbaar hogere tevredenheid op het werk, voor een bescheiden investering die slechts een klein deel van de jaarlijkse loonkosten uitmaakte.

‍

Groot bedrijf: een ergonomiebeleid op grote schaal

‍

Een internationale industriële groep zette een speciale structuur op met:

‍

• Een overkoepelende stuurgroep: hr, vastgoed, IT en de vakafdelingen

• Thematische werkgroepen

• Een netwerk van lokale ambassadeurs

‍

Die organisatie combineerde een duidelijke strategie met aanpassingen aan de lokale situatie. Ook het werkgeversimago profiteerde: verschillende organisaties zagen meer open sollicitaties en een kortere wervingstijd voor gespecialiseerde functies, nadat ze over hun ergonomische aanpak hadden gecommuniceerd.

‍

‍

10 tips om een prettige open space in te richten

Naar een totaalaanpak van ergonomie op het werk

Ergonomie op kantoor is geen optie meer, maar een noodzaak. Met deze 10 concrete acties verbetert u duidelijk het welzijn en de productiviteit van uw teams, en versterkt u uw werkgeversimago.

‍

Werk stap voor stap en betrek uw medewerkers. Begin met de acties met het meeste effect en betrek uw teams bij elke stap, zodat de oplossingen gedragen worden en echt passen.

‍

Work With Island helpt u daarbij met akoestische cabines die in Europa geproduceerd worden en B Corp-gecertificeerd zijn. De Island Solo, Island Desk, Island Duo en Island Quattro worden geplaatst zonder verbouwing, met een proefperiode van 100 dagen en 5 jaar garantie.

Onze 15.000 installaties bij 4.000 bedrijven in Europa, waaronder LVMH, Decathlon en SNCF, laten zien wat onze oplossingen opleveren.

Wie vandaag investeert in ergonomie, bouwt aan een bedrijf dat morgen goed presteert en aantrekkelijk blijft.