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Open space: guida per allestire i vostri spazi di lavoro
In Francia 3,2 milioni di dipendenti lavorano in open space, quasi uno su cinque secondo i dati DARES 2023. Questa organizzazione del lavoro si è affermata nella maggior parte delle aziende del terziario e ha cambiato profondamente il nostro rapporto con lo spazio professionale.
Nonostante la sua diffusione, l'open space divide: da un lato la promessa di una collaborazione rafforzata, dall'altro rumore e perdita di concentrazione. Tra benefici attesi e sfide quotidiane, come creare un ambiente di lavoro che concili produttività e benessere?
Il rumore è il primo problema: il 34% dei dipendenti in open space segnala un impatto sulla salute. Pannelli fonoassorbenti e cabine acustiche sono i primi investimenti da prevedere.
Zonizzazione per funzione
Raggruppare i team in base al livello sonoro: commerciali vicino all'ingresso, creativi in zone tranquille. Una buona zonizzazione riduce i conflitti d'uso quotidiani.
Spazi di isolamento
Gli spazi aperti non bastano: prevedere zone tranquille, anche per 5-10 persone, migliora la concentrazione e il comfort quotidiano.
Arredi modulari
Puntare su arredi riconfigurabili permette di adattare lo spazio senza lavori se il team cresce o se gli usi cambiano.
Cabine acustiche
Le cabine acustiche si installano in 30 minuti, senza lavori, e offrono una riduzione del rumore da 28 a 31 dB: la soluzione più rapida per creare spazi privati in open space.
Questa guida vi accompagna nella comprensione e nell'allestimento di un open space, esplorandone vantaggi, sfide e soluzioni concrete per creare un ambiente di lavoro efficiente.
Che cos'è un open space? Definizione ed evoluzione
Un open space è uno spazio di lavoro aperto senza pareti fisse, in cui più collaboratori condividono un piano comune. Questa organizzazione si caratterizza per l'assenza di uffici individuali chiusi e favorisce la comunicazione diretta tra i team.
In concreto, un open space tipo può accogliere 15-20 collaboratori su un piano di 200 m², con postazioni non assegnate o semi-assegnate. Gli spazi di lavoro sono delimitati da arredi modulari anziché da muri, per una flessibilità di allestimento in base alle esigenze organizzative.
L'evoluzione storica dell'open space mostra una profonda trasformazione degli uffici. Comparso negli anni Sessanta, il concetto ha accelerato la sua diffusione dagli anni Duemila. La superficie per persona è diminuita molto: dai 25 m² per persona degli anni Settanta si è passati a una media di 11-15 m² oggi, secondo le norme francesi AFNOR sulle superfici di lavoro.
Le tendenze post-Covid hanno ulteriormente accelerato questa evoluzione verso spazi ibridi che integrano smart working e flex office. Le aziende ripensano i propri uffici per ottimizzarne l'occupazione e creare ambienti più flessibili.
Le caratteristiche principali di un open space moderno comprendono:
• Assenza di pareti fisse tra le postazioni
• Arredi modulari e riconfigurabili
• Spazi comuni condivisi (cucina, relax)
• Passaggi ottimizzati
• Luce naturale privilegiata
Vantaggi e svantaggi dell'open space
I vantaggi dell'open space
L'open space presenta vantaggi significativi che ne spiegano l'ampia adozione da parte delle aziende. La collaborazione è il primo beneficio: la vicinanza fisica facilita gli scambi informali e accelera le decisioni. I collaboratori possono interagire in modo spontaneo, a vantaggio dell'innovazione e della rapida risoluzione dei problemi.
La flessibilità di allestimento è un punto di forza importante. Le aziende possono riorganizzare facilmente i propri spazi in base all'evoluzione dei team o dei progetti. Questa adattabilità è particolarmente preziosa in un contesto di crescita o di trasformazione organizzativa.
L'ottimizzazione dei costi immobiliari è un argomento economico di peso. Secondo uno studio di Nexity Entreprises, l'open space permette di ridurre del 30% i costi immobiliari rispetto agli uffici individuali. Il risparmio deriva dall'ottimizzazione della superficie e dalla condivisione degli spazi comuni.
Come spiega Estela Sánchez di Seedtag:
"Le cabine hanno migliorato il nostro spazio di lavoro, alleggerendo le grandi sale riunioni e permettendo allo stesso tempo di fare chiamate improvvisate."
Estela Sánchez
Responsable bien-être des personnes et spécialiste de l'intégration chez Seedtag
Questa flessibilità d'uso mostra bene i benefici di un allestimento ben pensato.
Svantaggi e sfide
Il rumore è la sfida principale dell'open space. Il rumore di fondo, le telefonate e le conversazioni informali creano un ambiente a volte poco favorevole alla concentrazione. Questo problema acustico genera stress e può incidere sulla produttività dei dipendenti.
La mancanza di privacy è un altro svantaggio importante. L'assenza di spazi privati limita le possibilità di scambi riservati e può creare una sensazione di sorveglianza continua. Questa situazione penalizza in particolare le attività che richiedono una concentrazione prolungata.
In Francia, i dati DARES rilevano un impatto sulla salute: il 34% dei dipendenti in open space ha avuto un'assenza per malattia, contro il 27% di chi lavora in un ufficio chiuso. La differenza si spiega in particolare con la più facile diffusione dei virus e con lo stress legato all'ambiente sonoro.
Lo studio dell'istituto francese INRS sui rischi psicosociali in open space conferma queste preoccupazioni e sottolinea l'importanza di un allestimento adeguato per limitare questi svantaggi.
Vantaggi
Collaborazione più semplice
Flessibilità di allestimento
Riduzione dei costi (30%)
Svantaggi
Rumore
Mancanza di privacy
Impatto sulla concentrazione
Come allestire un open space: le regole fondamentali
Zonizzazione e distribuzione dei team
La zonizzazione è la base di un allestimento riuscito. Conviene raggruppare i team per funzione per ottimizzare le sinergie, separando le zone tranquille da quelle più dinamiche. Una circolazione fluida tra i diversi spazi garantisce un funzionamento armonioso.
Il layout tipo colloca i team commerciali vicino all'ingresso per facilitare le interazioni con i visitatori, mentre i team creativi o tecnici beneficiano di spazi più tranquilli e appartati. Gli spazi riunione devono essere isolati acusticamente per non disturbare il resto del piano.
L'ergonomia delle postazioni di lavoro richiede un'attenzione particolare. Ogni collaboratore deve disporre di uno spazio personale sufficiente, in genere tra 6 e 10 m² a seconda della propria attività.
Acustica e gestione del rumore
La gestione acustica è la questione centrale di ogni open space. L'installazione di materiali fonoassorbenti (pannelli a parete, pareti acustiche, controsoffitti) permette di ridurre in modo significativo il rumore. Questi interventi possono abbassare il rumore di fondo di 15-20 dB.
Gli spazi di isolamento sono una soluzione efficace per le telefonate riservate e le attività che richiedono concentrazione. La creazione di zone silenziose dedicate al lavoro individuale completa il dispositivo.
La norma ISO 23351-1 sull'acustica degli spazi di lavoro definisce gli standard da rispettare per garantire un ambiente sonoro accettabile. La Classe A assicura un livello di prestazioni acustiche adatto agli uffici aperti.
Illuminazione e comfort ambientale
La luce naturale va privilegiata e ottimizzata. Posizionare le postazioni perpendicolarmente alle finestre evita l'abbagliamento e permette di sfruttare la luce del giorno. Un'illuminazione d'appoggio adeguata completa il dispositivo nelle zone meno esposte.
La temperatura ideale è compresa tra 20 e 24 °C, con una ventilazione che assicuri il ricambio d'aria. La qualità dell'aria interna incide direttamente sul benessere e sulla produttività dei collaboratori.
Le sei regole essenziali di allestimento:
• Zonizzazione funzionale per team
• Trattamento acustico adeguato
• Ottimizzazione della luce naturale
• Arredi ergonomici e modulari
• Spazi di isolamento disponibili
• Regole di convivenza definite
La Island Quattro accoglie 4 persone, con piano in melaminico rovere Vicenza e ventilazione da 800 m³/h.
La scelta degli arredi determina in larga parte il successo di un open space. Le scrivanie bench permettono di ottimizzare lo spazio facilitando gli scambi tra collaboratori. Queste configurazioni modulari si adattano facilmente all'evoluzione dell'organizzazione.
Le sedute ergonomiche sono un investimento essenziale per il comfort dei dipendenti. I contenitori mobili completano il dispositivo offrendo flessibilità e personalizzazione dello spazio di lavoro. Le scrivanie regolabili in altezza permettono di alternare posizione seduta e in piedi, come raccomandato dalle norme ergonomiche europee EN 527.
Gli arredi modulari facilitano le riorganizzazioni frequenti. I sistemi di scrivanie evolutivi si adattano alle esigenze mutevoli dei team senza richiedere investimenti pesanti.
Le soluzioni di isolamento e riservatezza rispondono alle sfide specifiche dell'open space. Le pareti mobili permettono di creare temporaneamente spazi privati. Le cabine acustiche offrono una soluzione permanente per telefonate riservate e videoconferenze.
Queste cabine acustiche da 1 a 4 posti si installano senza lavori e garantiscono un buon isolamento acustico. Le esperienze dei clienti confermano che questi spazi permettono di isolarsi completamente in un'atmosfera tranquilla.
Tipo di arredo
Postazione individuale
Scrivania bench per 4 persone
Cabina acustica monoposto
Zona riunioni per 6 persone
Superficie consigliata
6-8 m²
24-32 m²
Ingombro ridotto
15-20 m²
Uso principale
Lavoro concentrato
Lavoro collaborativo
Telefonate/videochiamate
Riunioni di team
Caratteristiche, peso, opzioni: trovate tutto nella nostra guida prodotto.
Ricevete la nostra guida prodotto con le specifiche tecniche di ogni cabina Work With Island.
I 3,2 milioni di dipendenti francesi che lavorano in open space hanno un profilo specifico. Il 21% ha meno di 30 anni, a conferma dell'attrattività di questa organizzazione per i giovani lavoratori. Il terziario concentra la maggior parte di questi spazi di lavoro aperti.
La distribuzione geografica mostra una concentrazione urbana: il 59% di questi dipendenti lavora in aree urbane con più di 500.000 abitanti. La concentrazione si spiega con il peso delle attività terziarie nelle grandi città, secondo i dati DARES 2023 del Ministero del Lavoro francese.
I settori più coinvolti sono servizi informatici, comunicazione, finanza e servizi alle imprese. Sono ambiti che privilegiano la collaborazione e l'innovazione, valori associati all'open space.
Le condizioni di lavoro in open space sono cambiate in modo significativo. La superficie media di 11-15 m² per persona contrasta con i 25 m² degli anni Settanta. Questa densificazione si accompagna a una maggiore attenzione alla qualità della vita lavorativa.
Il tasso di assenteismo leggermente più alto in open space (34% contro 27% negli uffici chiusi) sottolinea l'importanza di un allestimento adeguato. Le aziende investono ormai di più nel comfort acustico e negli spazi di isolamento per limitare questi effetti.
Gli studi longitudinali sulla qualità della vita lavorativa mostrano un adattamento progressivo dei dipendenti a questo ambiente, soprattutto quando sono disponibili soluzioni di isolamento.
Soluzioni ai problemi più comuni dell'open space
La gestione del rumore è la priorità per migliorare la concentrazione in open space. Le "zone silenziose" dedicate al lavoro individuale offrono gli spazi di isolamento necessari. Le fasce orarie "senza riunioni" permettono di preservare momenti di calma per le attività impegnative.
Le regole collettive hanno un ruolo essenziale: definire orari per le telefonate, incoraggiare l'uso degli spazi dedicati alle discussioni e sensibilizzare al rumore. Queste buone pratiche, applicate da tutti i collaboratori, trasformano l'ambiente di lavoro.
Le soluzioni tecniche completano questo approccio comportamentale. L'installazione di materiali fonoassorbenti, la creazione di spazi di isolamento e l'uso di cabine acustiche riducono in modo significativo il rumore.
Per preservare la privacy e la riservatezza, le cabine acustiche per le telefonate riservate si rivelano particolarmente efficaci. Come spiega Pauline Mielczarek di Hexa:
"L'ufficio è un grande open space, quindi abbiamo bisogno di potersi isolare facilmente e rapidamente. Ad esempio, i nostri fondatori di startup in fase di raccolta fondi hanno chiamate in cui è importante poter parlare in un posto tranquillo senza essere disturbati."
Pauline Mielczarek
Office Manager chez Hexa
Gli spazi relax e le zone informali favoriscono il benessere preservando la collaborazione. Angoli caffè e zone di brainstorming modulabili offrono alternative alle postazioni di lavoro tradizionali.
I 10 errori da evitare in open space:
• Sottovalutare le esigenze di concentrazione
• Trascurare il trattamento acustico
• Mancanza di spazi riservati
• Assenza di spazi di isolamento
• Posizionamento sbagliato dei team rumorosi
• Densità eccessiva di postazioni
• Ventilazione trascurata
• Illuminazione inadeguata
• Assenza di regole di convivenza
• Mancanza di contenitori personali
Alternative ed evoluzioni: flex office e spazi ibridi
Il flex office è l'evoluzione naturale dell'open space tradizionale. Questa organizzazione propone postazioni non assegnate con un sistema di prenotazione degli spazi in base alle esigenze. L'ottimizzazione delle superfici arriva a una riduzione del 20-30% rispetto all'open space classico.
Questo approccio risponde ai nuovi modi di lavorare che integrano smart working e mobilità. Le aziende dimensionano i propri spazi in base al tasso di presenza reale e non a un'occupazione teorica massima.
L'ufficio ibrido combina diversi tipi di spazi: zone di concentrazione, spazi collaborativi, sale riunioni e spazi relax. Questa varietà risponde alle diverse esigenze dei collaboratori in base alle attività.
L'integrazione dello smart working trasforma la progettazione degli uffici. L'alternanza tra presenza e lavoro a distanza (2-3 giorni in presenza) privilegia gli spazi dedicati alla collaborazione nei momenti di presenza comune. Le esperienze post-Covid confermano questa tendenza verso spazi più flessibili e meno densi.
Gli studi sull'impatto dello smart working sull'allestimento degli uffici rilevano una domanda crescente di spazi di qualità, anche se usati in modo meno intensivo. Ormai la qualità conta più della quantità.
Open space tradizionale
Postazioni fisse assegnate
Occupazione 80-90%
Spazi uniformi
Presenza continua
Spazi ibridi
Postazioni flessibili
Occupazione 50-70%
Varietà di zone
Alternanza presenza/smart working
Work With Island vi accompagna nell'ottimizzazione dei vostri open space
Di fronte alle sfide del rumore e della riservatezza in open space, Work With Island propone una gamma di cabine acustiche pensate per integrarsi nei vostri spazi aperti. Le nostre soluzioni Island Solo, Island Duo e Island Quattro offrono spazi di isolamento immediati, senza lavori né modifiche strutturali.
La nostra esperienza si traduce in più di 4.000 aziende clienti, tra cui Siemens, RATP e Qonto. Questa esperienza ci permette di comprendere a fondo le sfide specifiche di ogni ambiente di lavoro.
Le nostre cabine sono progettate e prodotte in Europa con filiere corte e certificate secondo la norma ISO 23351-1 (Classe A per Island Solo e Island Desk, Classe B per Island Duo e Island Quattro). L'installazione semplice in circa 30 minuti senza lavori e la consegna rapida in tutta Europa rispondono ai vincoli operativi delle aziende.
Le nostre cabine rispondono alle esigenze specifiche dell'open space: riduzione del rumore fino a 30,2 dB, spazi per telefonate riservate, riunioni improvvisate e videoconferenze. Per i budget più contenuti, in Francia sono disponibili cabine ricondizionate con il programma "Work With Me Again", con garanzia del produttore. Con la certificazione B Corp uniamo prestazioni acustiche e impegno responsabile.
Volete ottimizzare il vostro open space con soluzioni acustiche efficaci? Contattate Work With Island per un preventivo personalizzato e scoprite le nostre cabine con l'offerta di prova di 100 giorni.
Volete saperne di più?
Compilate questo modulo e ricevete la nostra guida prodotto direttamente nella vostra casella email. Contiene tutte le informazioni chiave sulle nostre cabine acustiche: dimensioni, peso, connettività e altro.
Domande frequenti sull'open space
Che cos'è un open space?
Un open space è uno spazio di lavoro aperto senza pareti fisse, in cui più collaboratori condividono un piano comune. Superficie consigliata: da 11 a 15 m² per persona secondo le norme attuali.
Quali sono i vantaggi di un phone box in open space?
Forte riduzione del rumore, concentrazione nettamente migliore e isolamento fino a 30,2 dB secondo la norma ISO 23351-1. Clienti come Siemens ricevono ottimi riscontri sulla soddisfazione dei collaboratori. Una soluzione immediata, contro diversi mesi di lavori per le pareti fisse.
Quali sono i vantaggi dell'open space?
Migliore collaborazione tra i team, maggiore flessibilità di allestimento, ottimizzazione dei costi immobiliari. Facilita gli scambi informali e l'adattamento all'evoluzione dell'organizzazione. Richiede un allestimento ben pensato per essere sfruttato appieno.
Come proteggersi dal rumore in open space?
Pannelli acustici, zone silenziose, cabine acustiche per le telefonate, regole collettive. Materiali fonoassorbenti e una disposizione ben pensata riducono il rumore di 15-20 dB. Esistono soluzioni senza lavori.
Quale superficie prevedere per un open space?
Tra 11 e 15 m² per persona, compresi passaggi e zone comuni. Prevedete il 20-30% di spazio in più per sale riunioni e spazi relax.
Come allestire un open space moderno?
Sei principi: zonizzazione per funzione, gestione acustica, luce naturale ottimizzata, arredi modulari, spazi di isolamento e regole di convivenza. Spazi di isolamento come le cabine acustiche permettono di conciliare collaborazione e concentrazione.
Si possono installare soluzioni acustiche senza lavori?
Sì, le cabine acustiche moderne si installano in circa 30 minuti senza lavori né modifiche strutturali. Riduzione del rumore certificata e possibilità di spostarle in base alle esigenze. Il comfort acustico migliora subito.
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