Da ricordare
Definire il progetto
Definire una visione condivisa, sostenuta dalla direzione, con obiettivi misurabili che vadano oltre la riduzione delle superfici.
Coinvolgere i team
Coinvolgere i collaboratori fin dalla progettazione con workshop, sondaggi e una rete di ambasciatori.
Testare per qualche mese
Avviare un progetto pilota di 3-6 mesi con un team volontario prima di qualsiasi estensione.
Adeguare la vostra organizzazione
Gestire il progetto con indagini regolari e iterazioni rapide invece di imporre un piano rigido.
1. Definire la visione e i benefici attesi
La transizione parte da una visione condivisa. Riduzione dei costi immobiliari, miglioramento della collaborazione, flessibilità organizzativa: gli obiettivi variano secondo il contesto di ogni azienda. Un progetto di flex office guidato unicamente dalla riduzione delle superfici incontra più resistenze di un progetto che integra anche benefici qualitativi per i collaboratori.
La direzione generale sostiene pubblicamente il progetto. Senza questo impegno visibile ai vertici, i team percepiscono l'iniziativa come una decisione puramente finanziaria e l'adesione resta fragile. Gli obiettivi devono essere misurabili e condivisi: tasso di occupazione target, soddisfazione dei collaboratori, indicatori di collaborazione tra team.
2. Coinvolgere i collaboratori fin dalla progettazione
Coinvolgere i collaboratori fin dalle prime fasi trasforma la resistenza in contributo. I workshop partecipativi permettono di raccogliere i timori, le esigenze specifiche e i suggerimenti sull'allestimento. Un sondaggio preliminare sulle abitudini di lavoro rivela gli usi reali di cui tenere conto.
La co-costruzione delle regole di convivenza favorisce l'accettazione. Politica di prenotazione, clean desk policy, regole acustiche: i team che definiscono da soli queste regole le rispettano più di quelli a cui vengono imposte. La nomina di ambasciatori in ogni reparto crea una rete di referenti che rende più fluida la comunicazione e fa emergere le criticità in modo continuo.
3. Comunicare per tutta la durata del progetto
Una comunicazione tempestiva e regolare disinnesca le voci di corridoio. I team devono conoscere il calendario, gli obiettivi, i benefici attesi e le tappe successive. Il silenzio tra una fase e l'altra alimenta l'inquietudine, in particolare sui temi sensibili come l'eliminazione della scrivania assegnata.
Più canali si completano a vicenda: riunioni di team in presenza per gestire le emozioni, intranet per documentare le decisioni, mailing per ricordare le scadenze, FAQ interne per centralizzare le domande ricorrenti. La trasparenza sulle scelte fatte rafforza la credibilità del progetto.
Sdrammatizzare la perdita della scrivania personale richiede un lavoro specifico. Armadietti individuali, zone personalizzabili, soluzioni di archiviazione nomadi: ogni dispositivo che preserva una forma di appropriazione personale facilita l'accettazione.
4. Avviare un progetto pilota prima dell'estensione a tutta l'azienda
Il progetto pilota limita i rischi e costruisce la prova sul campo. Un team volontario, rappresentativo di più funzioni, testa il nuovo modello per 3-6 mesi. Questa fase rivela i problemi concreti che nessun piano teorico può prevedere: colli di bottiglia nelle ore di punta, regole di prenotazione troppo rigide, mancanza di spazi riservati.
Gli indicatori da monitorare durante il pilota: tasso di occupazione per zona, soddisfazione dei collaboratori, qualità percepita degli strumenti, feedback qualitativi sulle criticità quotidiane. Gli aggiustamenti arrivano rapidamente per correggere i problemi prima dell'estensione.
"I collaboratori ci hanno raccontato che il rumore è logorante e faticoso : hanno bisogno di momenti per ricaricarsi, fermarsi e isolarsi. La cabina permette di staccare completamente e di immergersi in un’atmosfera a zero decibel.”
Jérôme Bourdon
Co-fondatore di WiiSmile
5. Formare i manager e i team
Formare i manager alla gestione ibrida
Il flex office trasforma il ruolo del manager. Senza una visibilità fisica costante sul proprio team, passa da una gestione basata sulla presenza a una gestione per obiettivi. Questa evoluzione richiede nuove competenze: definire obiettivi misurabili, animare i rituali di team in presenza e a distanza, cogliere i segnali deboli senza supervisione visiva.
I manager devono essere formati prima dei team. Una formazione dedicata al management ibrido, incentrata su fiducia e autonomia, prepara questa transizione manageriale.
Formare i team ai nuovi usi
La formazione pratica facilita l'adozione. I collaboratori imparano a usare l'applicazione di prenotazione, a rispettare le regole di convivenza e a scegliere lo spazio adatto a ogni attività. Una sessione breve e concreta al lancio è sufficiente, completata da un supporto tecnico rafforzato nelle prime settimane.
Un accompagnamento personalizzato dei più restii evita che si disimpegnino. Colloqui individuali, affiancamento con un ambasciatore, soluzioni transitorie: ogni caso particolare merita una risposta adeguata invece di una regola uniforme.
6. Monitorare e adeguare in modo continuo
La transizione non si ferma all'implementazione. Le indagini di soddisfazione, mensili nei primi mesi e poi trimestrali, misurano l'evoluzione della percezione. Un comitato di monitoraggio che riunisce HR, direzione e ambasciatori decide gli aggiustamenti sulla base dei dati raccolti.
Le iterazioni rapide alimentano la fiducia. Un problema individuato va risolto in settimane, non in mesi. Comunicare pubblicamente gli aggiustamenti introdotti in risposta ai feedback dal campo rafforza la percezione di un progetto vivo e non statico.
Il successo si misura nel tempo: tasso di adozione degli strumenti, soddisfazione stabile a un livello elevato, calo delle richieste di tornare indietro, indicatori di collaborazione in crescita.
Buono a sapersi:
In una fase di transizione, una decisione sugli arredi richiede flessibilità. Work With Island offre un periodo di prova di 100 giorni, soddisfatti o rimborsati, sulle sue cabine acustiche. Un modo per testare le Island nell'ambito di un progetto pilota di flex office, raccogliere i feedback dei team e adeguare l'ordine prima dell'impegno definitivo.
Le tre resistenze più frequenti
La perdita della scrivania personale
La scrivania assegnata rappresenta un territorio simbolico, non solo uno spazio di lavoro. La sua scomparsa viene vissuta come una perdita di status o di riconoscimento. Le leve efficaci: armadietti individuali sicuri, zone personalizzabili in cui foto e oggetti personali sono ammessi, arredi ergonomici regolabili che conservano una traccia dell'adattamento individuale.
Il timore del rumore e della mancanza di concentrazione
Il timore di un open space permanente e rumoroso è spesso la prima obiezione. Si affronta con la suddivisione in zone (spazi silenziosi per la concentrazione, zone collaborative, aree relax) e con soluzioni acustiche dedicate come le cabine acustiche Work With Island per le attività che richiedono riservatezza o concentrazione profonda.
Il timore del controllo e della perdita di autonomia
Alcuni collaboratori temono che il sistema di prenotazione e i sensori di occupazione servano a sorvegliarli. La trasparenza sull'uso dei dati, un impegno scritto su finalità limitate e un management per obiettivi invece che per presenza disinnescano questo timore.
Cosa cambia con una cabina Work With Island: il rumore
Una scala di riferimento
30 dB
Sussurro / biblioteca
60 dB
Conversazione normale
Esterno
65 dB (conversazione animata)
Interno
37 dB (biblioteca)
La vostra roadmap di transizione in 6 fasi
- Definire la visione e i benefici attesi
Fissare obiettivi misurabili sostenuti dalla direzione generale, oltre la sola riduzione delle superfici.
- Coinvolgere i collaboratori fin dalla progettazione
Workshop partecipativi, sondaggi sugli usi e nomina di ambasciatori in ogni reparto.
- Comunicare per tutta la durata del progetto
Combinare riunioni, intranet, mailing e FAQ per disinnescare voci e timori.
- Avviare un progetto pilota prima dell'estensione a tutta l'azienda
Testare per 3-6 mesi con un team volontario e adeguare prima dell'estensione.
- Formare i manager e i team
Formare prima i manager alla gestione ibrida, poi i team ai nuovi usi.
- Monitorare e adeguare in modo continuo
Indagini regolari, comitato di monitoraggio e iterazioni rapide per consolidare il cambiamento nel tempo.
Work With Island vi accompagna nella transizione al flex office
Il successo di una transizione al flex office dipende tanto dall'aspetto umano quanto dalle soluzioni acustiche che rendono gli spazi condivisi vivibili ogni giorno. Le cabine acustiche Island Solo, Island Desk, Island Duo e Island Quattro creano le bolle di silenzio che facilitano l'adesione dei collaboratori più sensibili al rumore.
La nostra gamma di cabine acustiche
Island Solo
- Per restare concentrati durante una chiamata
- Per isolarsi dal rumore per qualche minuto
- Per riprendere fiato tra due riunioni
Island Desk
- Per preparare una riunione
- Per lavorare su un progetto senza essere disturbati
- Per seguire una formazione a distanza
Island Duo
- Per lavorare in coppia senza disturbare gli altri
- Per colloqui HR riservati
- Per preparare una riunione a due
Island Quattro
- Per le riunioni di team
- Per le videoconferenze di gruppo
- Per sessioni di brainstorming o debriefing
I nostri impegni
Installazione senza opere murarie in circa 30 minuti. A differenza delle pareti divisorie tradizionali, le nostre cabine si installano subito e si spostano seguendo l'evoluzione della vostra organizzazione. Questa mobilità accompagna gli aggiustamenti frequenti di un flex office in fase di rodaggio.
Competenza comprovata. La certificazione B Corp 2025 e più di 4.000 aziende clienti dimostrano la nostra padronanza tecnica. Le cabine certificate ISO 23351-1 garantiscono prestazioni misurate e costanti.
Progettate e prodotte in Europa con filiere corte
100 giorni di prova sulla vostra cabina: soddisfatti o rimborsati
5 anni di garanzia su tutte le nostre cabine, per lavorare in tutta tranquillità.
Un'azienda certificata B Corp dal 2025.
Il vostro progetto di flex office richiede soluzioni acustiche adeguate?
Contattate Work With Island per parlare delle vostre esigenze e scoprite le nostre cabine certificate ISO 23351-1.
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Domande frequenti sulla transizione al flex office
Quanto tempo serve per una transizione al flex office riuscita?
Contate da 6 a 12 mesi a seconda delle dimensioni dell'organizzazione. La fase di audit e progettazione richiede 2-3 mesi, il progetto pilota 3-6 mesi e l'estensione progressiva altri 3-6 mesi. Una transizione affrettata in poche settimane espone a costosi passi indietro.
Come coinvolgere i collaboratori scettici?
L'ascolto e il coinvolgimento a monte disinnescano la maggior parte delle resistenze. Workshop partecipativi, sondaggi sugli usi reali, ambasciatori in ogni reparto: questi strumenti trasformano gli scettici in contributori. Resta necessario un accompagnamento individuale dei casi difficili, con soluzioni transitorie quando è giustificato.
Come misurare il successo della transizione?
Gli indicatori da monitorare combinano aspetti quantitativi e qualitativi: tasso di occupazione degli spazi, soddisfazione dei collaboratori misurata tramite indagine, tasso di adozione degli strumenti di prenotazione, qualità percepita degli spazi, indicatori di collaborazione tra team. La stabilità di questi indicatori per più trimestri conferma il consolidamento del nuovo modello organizzativo.
Bisogna consultare le rappresentanze del personale per una transizione al flex office?
In Francia sì: la consultazione del CSE (comitato sociale ed economico) è obbligatoria per qualsiasi cambiamento nell'organizzazione del lavoro. La negoziazione di un accordo aziendale mette il progetto in sicurezza dal punto di vista giuridico e chiarisce le modalità di applicazione. La nostra guida sull'implementazione del flex office descrive in dettaglio gli aspetti giuridici e procedurali.
Come gestire il rumore durante la fase di transizione?
Il rumore è il primo disturbo segnalato dai collaboratori in flex office. Si affronta con una suddivisione acustica chiara in zone (spazi di concentrazione, zone collaborative), materiali fonoassorbenti e cabine acustiche per le chiamate e le attività che richiedono riservatezza. Le cabine Island, installate in circa 30 minuti, permettono di rispondere rapidamente ai feedback del progetto pilota.
Da dove partire per un progetto pilota di flex office?
Selezionate un team volontario rappresentativo di più funzioni e di diversi profili di utilizzo. Dotate lo spazio pilota di soluzioni acustiche e strumenti di prenotazione fin dal lancio. Prevedete incontri settimanali per raccogliere le criticità e intervenire rapidamente. Il progetto pilota dura 3-6 mesi prima della decisione di estenderlo.
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