Les bruits et les voix en réunion : et si on se plaçait sur écoute (active) ?

Rédigé par

Work With Island

December 17, 2024

Hello, c’est moi, Louis, votre expert en réuniologie. Dans ce nouvel article, j’ai décidé de vous parler de ce qui fait l’une des composantes centrales d’une réunion : les sons, qu’il s’agisse des voix, des bruits extérieurs ou encore de ceux qui émanent des participants. Loin d’être anodins, ils peuvent représenter tout à la fois une source de déconcentration comme une opportunité de se connecter davantage les uns aux autres… si tant est que nous leur prêtions une oreille attentive, aux sons !

Pour les réunions, les miennes comme celles des autres, je fais partie de ceux qui aiment arriver en premier. Non pas pour chiper le siège le plus confortable, mais plutôt pour ouvrir grand mes écoutilles.

Une fois dans la salle, même si elle est virtuelle, je prends pleinement conscience de mon environnement. D’où vient la lumière ? Quelle est la température ? Est-ce qu’il y a courant d’air ? Y-a-t-il du bruit ? D’où vient-il ? De l’intérieur ou bien de l’extérieur ?

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Non, non, je ne suis pas en train de me préparer pour shavasana (posture yogi de relaxation). J’entends plutôt cultiver mon hyper présence et contribuer à établir les meilleures conditions possibles pour la réunion. Et cela passe notamment par la maîtrise des sons : fermer la fenêtre pour éviter que le bruit de la bétonneuse en bas de l’immeuble nous rende tous dingos, mettre de côté une chaise qui grince ou même éteindre la climatisation ou le rétroprojecteur qui fonctionnent pour rien, sauf pour ajouter du bruit
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Des bruits parasites qui nuisent au raisonnement

Croyez-moi, lutter contre ces bruits parasites est loin d’être futile. Ils peuvent maintenir inutilement actif notre cerveau vigilant.

Vous savez, ce cerveau reptilien que l’on se trimballe depuis le début de l’humanité et qui nous servait à entendre venir et éviter le lion des cavernes.

Or, comme a priori nul besoin de chasser le mammouth en réunion (quoi que, il arrive qu’un éléphant soit dans la salle), on lui préfère le cerveau concentré. Celui du raisonnement, de la logique, de l’abstraction. La prochaine fois que vous serez en réunion, je vous invite donc à prendre conscience de tous ces bruits, et de les neutraliser si cela est possible, pour être là, vraiment là.
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Des participants parfois bruyants

Au-delà des bruits de l'environnement, il ne faut pas non plus oublier ceux émanant des participants eux-mêmes. Car avec les nouvelles technologies, autant dire que l’on peut avoir droit aujourd’hui à une symphonie (ou plutôt une cacophonie) : tapotements sur le clavier du téléphone ou du smartphone, bruits de bracelets et autres breloques, ou, plus classiquement, activation frénétique de cliquet de stylo.

Pas plus tard qu’il y a deux semaines, j’assistais à un comité exécutif particulièrement bruyant durant lequel j’ai pu constater à quel point l’assemblée était dispersée. La voix mal assurée de Caroline, venue présenter son projet, était en concurrence avec les cliquetis des souris de toutes celles et ceux qui rattrapaient leurs emails.

Regarder, c’est bien. Écouter, c’est souvent mieux pour tenter de comprendre ce qu’il se passe dans la tête des personnes présentes : sont-elles pleinement attentives à ce qui est en train de se dire ? S’ennuient-elles ? Désapprouvent-elles la prise de parole ? Ou bien préfèrent-elles rester à distance de la discussion en cours ?
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Connectons-nous les uns aux autres

En nous plaçant sur écoute active, nous récoltons une myriade d’informations sur l’assemblée.

C’est également le cas lorsque nous observons le tempo de l’échange : le débit d’un individu, le temps laissé au silence pour laisser émerger la pensée de l’autre…

Tout cela permet de comprendre en partie la manière de raisonner de notre interlocuteur. Est-il en pilote automatique ? Ou en train de réfléchir à haute voix ? On peut s'en référer aux fameux systèmes 1 et 2 du prix Nobel Daniel Kahneman : le système 1, « rapide, intuitif et émotionnel », et le système 2, « plus lent, plus réfléchi, plus contrôlé et plus logique ».

D’ailleurs, tout ce que je dis ici vaut aussi à distance. N’avez-vous jamais saisi cette fraction de seconde qui indique que votre interlocuteur vient de vous lâcher parce qu’il a jeté un œil à son ordinateur ? Peut-être est-il temps de chercher à conclure ?

En somme, il est intéressant et souvent utile de se connecter aux autres via le son, et sans l’image.
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Et les voix dans tout ça ?

Nous avons parlé des différents sons que l’on peut rencontrer en réunion, mais avons omis les incontournables voix. Or, elles nous apprennent beaucoup sur la dynamique de la réunion.

Il y a quelques jours, j'étais à Zurich pour assister à une conférence de Steven Rogelberg, le chercheur américain expert de Meeting Science. Après avoir lancé la conférence, il sollicite les participants pour répondre à la question : « quel est votre premier conseil pour améliorer la qualité des réunions ? ».

Assis seul en fond de salle, j’ai perçu le niveau sonore qui montait instantanément. Moins d’une seconde a suffi pour que l’ambiance dans la salle passe de celle d’un office religieux à celle d’un cocktail de départ en retraite.

Alors, la prochaine fois que vous serez en réunion, prenez le temps d’écouter le bruit des voix.
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Nous avons tous notre part de responsabilité

Au final, outre le fait de neutraliser les sons qui peuvent l’être au travers de certains gestes ou de l'acoustique d’une salle de réunion insonorisée comme le propose Work With Island, j’aimerais que nous soyons tous plus attentifs aux sons de notre environnement, y compris ceux que nous produisons et qui peuvent influencer une réunion.

Que l’on soit en présentiel ou à distance, un petit rappel à l’ordre par le maître ou la maîtresse de cérémonie n’est généralement pas de trop. Pour inviter Lucie à quitter sa chaise couineuse et passer sur une assise moins bavarde. Ou bien rappeler aux roomies que les apartés isolent les participants à distance alors que la réunion est asymétrique. Voire demander à Paul de se mettre sur mute alors qu’il assiste à la réunion depuis un hall de gare (même si, de manière générale, je recommande aux meneurs de réunions à distance d’engager les participants à ouvrir leurs caméras et micros pour éviter toute divagation).
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Une touche de musique pour finir en beauté

J’aimerais terminer cet article par une note musicale et vous faire part de mon expérience personnelle. Il m’arrive fréquemment d’accueillir les participants à des formations sur un fond musical. Je vous promets que l’effet est bluffant (on dit bien que la musique adoucit les mœurs).

Gardez en tête que la musique, ou bien certains sons, peuvent même nous faire entrer dans des états modifiés de conscience, ouvrant des espaces de créativité parce qu’ils nous rappellent des souvenirs, nous font sourire, et boostent les associations d’idées.

Alors le son en réunion, oui, mais pas n’importe lequel s’il-vous-plaît !
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« En réunion, écoutez les sons.
Pour éviter l’ennui, écoutez les bruits.
Pour être complètement là, soyez attentifs aux voix. »

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Heading

Un aménagement réussi commence par une analyse fine des besoins : activités, rythmes de travail, moments de collaboration et besoins d’isolement.

„Es ist entscheidend, zweigleisig zu fahren und die Zeit zwischen den täglichen Aufgaben – wie der Lohnabrechnung am Monatsende – und langfristigen Projekten aufzuteilen."

Rachel Pierre

Freelance Office Manager

„Unsere drei Island-Kabinen wurden vor weniger als einer Woche geliefert und gehören bereits zum Büroalltag dazu. Sie sind ständig in Nutzung. Das Team ist begeistert. Anrufe laufen einfacher ab, die Konzentration ist besser und die Atmosphäre hat sich deutlich verändert. Mehrere Kolleginnen und Kollegen haben mir spontan erzählt, wie nützlich sie die Kabinen finden. Das ist selten."

David Mekkaoui

CEO von All Digital

„Die Work With Island-Kabinen fügen sich harmonisch in unsere Einrichtungsprojekte ein und verbinden zeitgenössische Ästhetik mit Gebrauchskomfort. Die Zusammenarbeit schätzen wir sehr, weil ihr Ansatz vollständig mit unserer Philosophie übereinstimmt: Ressourcen schonen, indem wir langlebiges Mobiliar entwickeln, das in Frankreich aus verantwortungsvollen Materialien hergestellt wird."

Martin Hallégouet

Innenarchitekt und Studioleiter bei Bluedigo

„Es war unsere erste Zusammenarbeit mit der FFF. Von Anfang an wollten wir ein sehr verantwortungsvolles Projekt. Wir haben Work With Island gewählt, weil die Kabinen in Frankreich hergestellt werden. Das war sowohl für uns als auch für den Kunden ein zentrales Kriterium. Darüber hinaus haben das schlichte Design, das in unserer farbenfrohen Einrichtung für Ruhe sorgt, das gute Preis-Leistungs-Verhältnis und die schnelle Lieferung unsere Entscheidung bestätigt."

Müge Sené

Projektleiterin bei Yemanja

„Wir haben uns für die Work With Island-Kabinen entschieden, weil sie ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Das Team zeigte Flexibilität, Agilität und Reaktionsschnelligkeit bei Lieferung und Montage."

Etienne Joly

Projektleiter bei RATP Real Estate

„Wir haben ein Bewertungssystem von 1 bis 5 verwendet. Die Kabinen erhielten eine Bewertung von 4,6/5, was ausgezeichnet ist. Einige Kommentare erwähnen sogar „Zu wenige Kabinen" – was zeigt, dass die Mitarbeitenden mehr davon möchten."

Cyrille Picard

Technischer Leiter bei Siemens

„Die grosse Stärke von Work With Island ist diese Fähigkeit, sowohl auf der kommerziellen Seite als auch in der Logistikkette zu reagieren – um die Kabinen reibungslos und unkompliziert zu installieren."

Maxime Cohendet

Co-founder chez Wefy Group

„Die Kabinen wurden sehr gut aufgenommen, vor allem von den Vertriebs- und Kundenserviceteams, die jetzt in einem ruhigen, abgeschirmten Bereich für ihre Anrufe arbeiten."

Gabriela Sanchez de Buruagua

Workplace Manager bei Personio

„Die Kabinen haben unseren Arbeitsraum verbessert, indem sie unsere grossen Besprechungsräume entlastet und gleichzeitig spontane Anrufe ermöglicht haben."

Estela Sánchez

People Wellbeing Manager & Onboarding-Spezialistin bei Seedtag

„Unser Büro ist ein grosses Grossraumbüro – wir müssen uns daher einfach und schnell zurückziehen können. Unsere Startup-Gründer zum Beispiel, die gerade Finanzierungsrunden durchlaufen, haben Anrufe, bei denen es wichtig ist, in aller Ruhe und ungestört sprechen zu können."

Pauline Mielczarek

Office Manager bei Hexa

„In zwei Stunden aufgebaut, haben die Islands unseren Arbeitsort und unseren Alltag verändert. Die Island ist komfortabel, praktisch und vor allem unverzichtbar für unser Büroleben."

Antoine Loron

Mitgründer & CEO bei Hublo

„Herzlichen Dank an Work With Island, das die Kabinen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis herstellt. Die Ästhetik ist ebenso gelungen – die Kombination aus Holz und Filz passt perfekt in jeden Büroraum, den ich eingerichtet habe."

Anna Dumoulin

Projektleiterin bei Yemanja

„Seit zwei Jahren bestellen wir mehrere Island-Kabinen, und ich kann mir kaum vorstellen, wie wir in unseren ständig belebten Büros ohne sie auskommen würden. Vom ersten Kontakt bis zur Montage durch die technischen Teams ist das Island-Team stets erreichbar, reaktionsschnell, effizient und passt sich kurzfristigen Anforderungen an. Die Nachbetreuung ist zuverlässig, Teile werden nach einem kurzen Anruf von den Teams angepasst, und die Kabinen fügen sich perfekt in unser Grossraumbüro ein. Herzlichen Dank an das gesamte Team."

Juliette Vorsanger

People & Admin Ops bei efounders

„Die Work With Island-Kabinen sind echte Zusatzräume: schallisolierte Rückzugsorte, die Komfort und Vertraulichkeit mitten in unseren Gemeinschaftsbereichen bieten. Sie fügen sich in unsere Einrichtung ein und bringen eine gestalterische Note. Jeder nutzt sie für einen Anruf, eine Videokonferenz oder einen Moment der Konzentration."

Julie Texier

Chief Operating Officer bei Imagin'office

„Die Pandemie hat die Gewohnheiten verändert und die Zahl der Videokonferenzen vervielfacht. Um unseren Coworkers ein hochwertiges Erlebnis zu bieten, haben wir mehrere Hersteller verglichen und uns für Work With Island entschieden – nicht nur wegen der funktionalen und eleganten Kabinen mit perfekter Akustik und sehr schnellem Luftaustausch, sondern auch wegen des aussergewöhnlichen Kundenservices und der Lieferzeiten, die in einer Branche, in der 12 Wochen von allen als schnell gilt, wirklich selten sind."

Amaury de Buchet

Gründer bei Greenspace

„Als Gestalter nachhaltiger und verantwortungsvoller Arbeitsräume freuen wir uns, auf das vollständige Sortiment von Work With Island zählen zu können – das nicht nur Made in France ist, sondern auch auf umweltgerechte Materialien setzt."

Florian Clavel

Mitgründer bei Fairspace

„Bei Luckey haben wir eine Island angeschafft und sind wirklich zufrieden damit. Sie wurde sofort vom Team angenommen und wird seither ständig genutzt."

Aurélien Malfait

Mitgründer & CEO bei Luckey

„Wir brauchten einen Partner, der Produktion und Lieferung in sehr kurzer Zeit sicherstellen und in der Logistik wirklich zuverlässig sein konnte. In dieser Hinsicht war Work With Island wirklich aussergewöhnlich."

Yannick Mangin

Workplace Manager bei Qonto

„Bei Matters haben wir zwei Islands. Wir sind sehr zufrieden mit dem Produkt, das umweltfreundlich und lokal produziert ist – zwei Argumente, die bei unserer Entscheidung ausschlaggebend waren. Das Work With Island-Team ist grossartig und sehr nahbar. Wir empfehlen ihre Kabinen allen Startups, die wir begleiten."

Eric Raffin

Gründer bei Matters

„Ich würde die Kabinen von Work With Island jedem Unternehmen empfehlen, das seinen Raum optimal nutzen, das Büro funktional gestalten und dabei auf moderne Ästhetik und Design nicht verzichten möchte."

Alicia Szczygielska

Workplace Manager bei FEVER

„Was uns die Mitarbeitenden zurückgemeldet haben: Lärm ist anstrengend und ermüdend. Sie brauchen Momente, um sich zu erholen, zur Ruhe zu kommen und sich zurückzuziehen. Die Kabine ermöglicht es, sich vollständig zu isolieren und in einer Atmosphäre ohne Lärm zu sein."