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Das Flex Office erklärt: alles, was Sie vor der Umstellung wissen sollten
Viele Angestellte arbeiten heute hybrid, und das verändert die klassische Büroorganisation grundlegend. Der Wechsel zum Flex Office wirft viele Fragen auf: Wie organisiert man es gut? Was sind die echten Vor- und Nachteile? Wie geht man mit Akustik und Vertraulichkeit um?
Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, was das Flex Office ist, wie es funktioniert, wie Sie es einführen und wie Sie diese Arbeitsorganisation gut nutzen. Mit unserer Erfahrung in der Gestaltung von Arbeitsräumen und der Begleitung von mehr als 4000 Unternehmen zeigen wir Ihnen, worauf es ankommt.
Eine Organisation ohne zugewiesene Arbeitsplätze: Alle wählen ihren Platz je nach Tätigkeit aus mehreren spezialisierten Zonen.
Viele Vorteile
Tiefere Immobilienkosten, mehr Selbstbestimmung, einfachere Zusammenarbeit, attraktiver Arbeitgeber: Das Flex Office passt zur hybriden Arbeit.
Herausforderungen, die zählen
Lärm, fehlende Orientierung, Vertraulichkeit, Zugehörigkeit: Ohne Begleitung kann das Flex Office dauerhaft frustrieren.
Eine methodische Einführung
Analyse der Nutzung, Begleitung der Veränderung, modulare Möbel und Akustikkabinen: Der Erfolg hängt ebenso von der Methode ab wie von der Ausstattung.
Was ist das Flex Office? Definition und Grundsätze
Definition des Flex Office
Das Flex Office ist eine Arbeitsorganisation ohne feste Arbeitsplätze, in der die Mitarbeitenden ihren Platz je nach Tagesbedarf reservieren. Dieser flexible Ansatz verändert das klassische Arbeitsumfeld, weil Räume geteilt werden und sich anpassen lassen.
Die Organisation beruht auf drei Grundsätzen. Erstens: Ohne persönlichen Arbeitsplatz wird die Fläche besser genutzt. Zweitens: Ein Reservierungssystem erleichtert den Zugang zu den Arbeitsplätzen. Drittens: Der Ansatz passt gut zu hybrider Arbeit mit Büro und Home Office.
Unternehmen wie Decathlon setzen bereits darauf: Die Mitarbeitenden reservieren ihren Arbeitsplatz je nach Tagesbedarf über eine App. Diese Flexibilität verbessert den Arbeitsalltag und senkt die Immobilienkosten.
Die verschiedenen Formen des Flex Office
Drei Modelle prägen diese flexible Organisation.
Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Personen Arbeitsplätze nach einem festen Plan.
Activity Based Working bietet eigene Bereiche für jede Tätigkeit: Konzentration, Zusammenarbeit oder Kreativität.
Beim Hot Desking stehen freie Plätze nach dem Prinzip «Wer zuerst kommt, mahlt zuerst» zur Verfügung.
Gut zu wissen:
Mit dem Wechsel zum Flex Office muss oft auch die bestehende Ausstattung überdacht werden. Um Einsparungen und Nachhaltigkeit zu verbinden, bietet Work With Island das Programm «Work With Me Again» an: professionell generalüberholte Kabinen mit Herstellergarantie und erhaltener Zertifizierung nach ISO 23351-1. Anders als bei klassischen Gebrauchtmodellen wird jede Kabine vollständig geprüft, und abgenutzte Teile werden ersetzt. Das Programm ist in der Region Paris verfügbar.
Im Alltag beruht das Flex Office auf klaren Regeln und passenden Werkzeugen. Die Mitarbeitenden wählen ihren Platz über eine Reservierungsplattform je nach geplanter Tätigkeit. Dazu braucht es genaue Regeln zu Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz.
Auch die Ausstattung wird wichtig. Unternehmen setzen auf mobile Lösungen: Laptops, kabellose Headsets und leicht transportierbares Material. So bleibt die Arbeit flexibel und effizient.
Nötige Technik und Werkzeuge
Die technische Infrastruktur bildet die Basis des Flex Office. Software zur Raumverwaltung ermöglicht Reservierung und Belegungsübersicht. Mobile und vernetzte Geräte erleichtern den Wechsel zwischen den Plätzen. Integrierte Videokonferenzlösungen fördern die hybride Zusammenarbeit.
Unverzichtbare Werkzeuge sind:
• Plattform für die Raumreservierung in Echtzeit
• Badge-System für Zugang und Übersicht
• Mobile Apps für die tägliche Organisation
• Integrierte Videokonferenzlösungen
• Mobiler oder digitaler persönlicher Stauraum
Die Vorteile des Flex Office für Unternehmen und Mitarbeitende
Wirtschaftliche Vorteile
Das Flex Office bringt Unternehmen deutliche Einsparungen. Die Immobilienkosten können durch eine bessere Auslastung der Räume stark sinken. Auch die Fixkosten für Möbel und Ausstattung gehen zurück.
Ein Unternehmen kann seine Bürofläche mit einer guten Auslastung deutlich verkleinern. Das setzt Mittel für andere Investitionen frei. Einsparungen bei Energie und Unterhalt kommen dazu.
Die bessere Nutzung der Fläche lohnt sich besonders in Innenstädten mit hohen Quadratmeterpreisen. Das verbessert die Rentabilität direkt.
Nutzen für die Mitarbeitenden
Die Mitarbeitenden gewinnen mehr Flexibilität im Arbeitsalltag. Sie wählen ihr Umfeld je nach Aufgabe und Stimmung. Die Vielfalt der Arbeitsbereiche regt die Kreativität an und bringt Abwechslung.
Die fünf wichtigsten Vorteile für die Mitarbeitenden:
• Freie Wahl des Arbeitsplatzes
• Vielfältige Arbeitsumgebungen
• Flexible Tagesorganisation
• Weniger Pendeln dank Home Office
• Bessere Balance zwischen Beruf und Privatleben
Herausforderungen und Nachteile des Flex Office
Organisatorische Herausforderungen
Der Wechsel zum Flex Office bringt organisatorische Herausforderungen mit sich. Wer an einen eigenen Platz gewöhnt ist, kann die Orientierung verlieren. Auch spontane Zusammenarbeit und Führung aus der Nähe werden schwieriger.
Ein spürbarer Teil der Angestellten möchte weiterhin einen eigenen Arbeitsplatz. Dieser Widerstand braucht passende Begleitung und offene Kommunikation über den erwarteten Nutzen.
Die Führung von Teams wird anspruchsvoller, wenn nicht alle ständig vor Ort sind. Führungskräfte müssen ihren Stil anpassen, damit das Team wirksam bleibt.
Akustik und Vertraulichkeit
Lärm ist eine grosse Herausforderung im Flex Office. Offene Räume erzeugen Geräusche, die die Konzentration stören und den Stress erhöhen. Fehlende Privatsphäre bei Telefonaten wirft zudem Fragen der Vertraulichkeit auf.
Die vier wichtigsten Probleme:
• Hintergrundlärm, der die Konzentration stört
• Zu wenige Räume für vertrauliche Telefonate
• Konzentrationsprobleme im Grossraumbüro
• Akustischer Stress durch die Geräuschkulisse
Fehlen in Ihrem Flex Office vertrauliche Räume?
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Wie führen Sie das Flex Office in Ihrem Unternehmen ein?
Schritte der Umstellung
Die Einführung des Flex Office braucht ein strukturiertes und schrittweises Vorgehen. Die Bedarfsanalyse ist der erste Schritt, um die heutigen Gewohnheiten zu verstehen und die Erwartungen der Mitarbeitenden zu erfassen. Sie leitet die Entscheidungen zu Einrichtung und Organisation.
Die Teams und die Arbeitnehmervertretung sollten bei jeder wesentlichen Änderung der Arbeitsbedingungen einbezogen werden. In Frankreich schreibt der Code du travail die Anhörung des CSE sogar vor. Dieser partizipative Ansatz fördert die Akzeptanz und zeigt, worauf im eigenen Unternehmen zu achten ist.
Ein Vorgehen nach dem Prinzip «Test and Learn» über mehrere Monate vor der vollständigen Einführung erlaubt es, die Organisation nach den Erfahrungen anzupassen. So sinken die Risiken, und die Lösung wird besser.
Einrichtung und Ausstattung
Ein gut eingerichtetes Flex Office bietet verschiedene Bereiche. Zonen für Zusammenarbeit erleichtern die Teamarbeit. Konzentrationsbereiche bieten Ruhe für komplexe Aufgaben. Pausenbereiche fördern den informellen Austausch und die Kreativität.
Akustiklösungen werden unverzichtbar, um Vertraulichkeit zu sichern und Lärm zu begrenzen. Reservierungs- und Kommunikationstools ergänzen das Ganze, damit der Alltag reibungslos läuft.
Checkliste mit 8 Schritten für eine gelungene Umstellung:
• Bedürfnisse und heutige Gewohnheiten analysieren
• Teams und Arbeitnehmervertretung einbeziehen
• Regeln für Nutzung und Teilen festlegen
• Passende Reservierungstools wählen
• Vielfältige Bereiche einrichten
• Akustiklösungen installieren
• Die Organisation in einer Pilotphase testen
• Nach den Erfahrungen anpassen
Langfristig wird sich die Organisation Ihres Flex Office weiterentwickeln. Achten Sie auf Büromöbel, die Sie über mehrere Jahre begleiten können.
Führung im Flex Office verlangt neue Praktiken. Wenn die Teams verteilt arbeiten, wird der Wechsel von Kontrolle zu Vertrauen entscheidend. Führen über Ziele ersetzt Führen über Anwesenheit.
Digitale Kommunikation hält den Kontakt zu den Teams aufrecht. Führungskräfte nutzen Tools für die Zusammenarbeit, um Projekte zu verfolgen und den Teamzusammenhalt zu stärken. Oft braucht es dafür eine gezielte Schulung.
Aus unserer Arbeit mit Unternehmen seit 2018 wissen wir: Der Erfolg hängt stark davon ab, wie sehr sich die Führungskräfte einbringen. Wenn sie überzeugt sind, folgen die Teams leichter.
Den Teamzusammenhalt erhalten
Den Zusammenhalt zu bewahren, ist in einem flexiblen Umfeld zentral. Rituale und gemeinsame Momente gleichen die räumliche Verteilung aus. Sie stärken das Zugehörigkeitsgefühl und erleichtern den informellen Austausch.
Gute Gewohnheiten für den Zusammenhalt:
• Regelmässige Teamsitzungen vor Ort
• Gemeinsame Anlässe und gesellige Momente
• Bereiche für gemeinsame Projekte
• Mehr Kommunikation über gemeinsame Ziele
• Digitale Tools für informellen Austausch
Akustiklösungen für ein besseres Flex Office
Warum akustischer Komfort wichtig ist
Akustischer Komfort entscheidet stark über den Erfolg eines Flex Office. Lärm senkt die Produktivität deutlich. Deshalb lohnt sich die Investition in wirksame Akustiklösungen, damit die Mitarbeitenden gut arbeiten können.
Räume für Konzentration und Vertraulichkeit werden in einem offenen Umfeld unverzichtbar. Modulare Lösungen ohne Umbau bieten eine schnelle und flexible Antwort. Sie passen sich veränderten Organisationen ohne grosse technische Einschränkungen an.
Nach ISO 23351-1 zertifizierte Akustikkabinen (Klasse A oder B je nach Modell) reduzieren den Lärm deutlich. So entsteht ein Umfeld für Konzentration und vertrauliche Gespräche.
Arten von Akustikräumen
Einzelkabinen sind für Telefonate und Videokonferenzen gedacht, ohne andere zu stören. Sie schützen die Vertraulichkeit und bieten akustischen Komfort. Dank schnellem Aufbau passen sie sich sofort dem Bedarf an.
Schallgeschützte Bereiche für Zusammenarbeit erleichtern Besprechungen in kleinen Gruppen, ohne einen klassischen Raum reservieren zu müssen. Diese modularen und demontierbaren Lösungen passen sich häufigen Umstellungen in wachsenden Unternehmen an.
Das Flex Office definieren Eine Organisation ohne zugewiesene Arbeitsplätze: Alle wählen je nach Tätigkeit aus mehreren Bereichen (Konzentration, Zusammenarbeit, Videocalls, Pause).
Flex Office und Desk Sharing unterscheiden Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Personen gleiche Arbeitsplätze. Das Flex Office bietet verschiedene Bereiche, die je nach Tätigkeit gewählt werden.
Die wirtschaftlichen Vorteile nutzen Geteilte Möbel, bessere Nutzung der Fläche, tiefere Immobilienkosten: Das Flex Office verringert den Platzbedarf, ohne auf Komfort zu verzichten.
Den Nutzen für die Mitarbeitenden sehen Freie Wahl des Umfelds, flexible Arbeitszeiten, Balance zwischen Beruf und Privatleben: Das Flex Office entspricht den heutigen Erwartungen.
Organisatorische Herausforderungen vorwegnehmen Kein eigener Platz mehr, schwächeres Zugehörigkeitsgefühl, Umgang mit persönlichen Sachen: Klare Regeln und persönliche Begleitung lösen diese Reibungen.
Lärm und Vertraulichkeit im Griff Lärm bleibt die akustische Herausforderung Nummer 1. Nach ISO 23351-1zertifizierte Akustikkabinen (Klasse A oder B je nach Modell) reduzieren den Lärm um 28,7 bis 31,1 dB, dazu klar markierte Ruhezonen.
Die passende akustische Ausstattung wählen Island Solofür Telefonate,Island Duo für Gespräche zu zweit, Island Quattro für vertrauliche Besprechungen.
Die Einführung gut gestalten Erste Analyse, partizipative Workshops, Reservierungssystem, Begleitung der Veränderung: Der Wechsel zum Flex Office ist ebenso ein menschliches wie ein organisatorisches Projekt.
„Unsere drei Island-Kabinen wurden vor weniger als einer Woche geliefert und gehören bereits zum Büroalltag dazu.
Sie sind ständig in Nutzung. Das Team ist begeistert. Anrufe laufen einfacher ab, die Konzentration ist besser und die Atmosphäre hat sich deutlich verändert. Mehrere Kolleginnen und Kollegen haben mir spontan erzählt, wie nützlich sie die Kabinen finden. Das ist selten."
David Mekkaoui
CEO von All Digital
Work With Island begleitet Ihr Flex-Office-Projekt
Work With Island bietet Akustikkabinen, die auf die Herausforderungen des Flex Office antworten: fehlende Vertraulichkeit, Lärm und der Bedarf an Konzentrationsbereichen. Unsere Modelle Island Solo, Island Desk, Island Duo und Island Quattro sind ohne Umbau in 30 Minuten bis weniger als einer Stunde aufgebaut und reduzieren den Lärm um bis zu 31,1 dB.
Unsere Kabinen werden in Europa gefertigt, mit kurzen Wegen, und wir sind B Corp-zertifiziert (2025). Dieser verantwortungsvolle Ansatz passt zu den Nachhaltigkeitszielen vieler Unternehmen. Unsere Materialien sind langlebig und rezyklierbar.
Seit 2018 vertrauen uns mehr als 4000 Unternehmen, darunter Decathlon, LVMH und Siemens. Dazu gehören 100 Tage Testphase, 5 Jahre Garantie und ein schneller Aufbau. So ist Ihre Investition abgesichert, und die Umstellung fällt leichter.
Möchten Sie mehr über unsere Telefonkabinen für Büros erfahren?
Füllen Sie dieses Formular aus und erhalten Sie unseren Produktratgeber direkt per E-Mail. Ein klares und vollständiges PDF mit Modellen, Maßen, Optionen und Preisen.
Um zu verstehen, zu vergleichen und ohne Zeitverlust voranzukommen.
Häufige Fragen zum Flex Office
Was ist ein Flex Office?
Das Flex Office ist eine Arbeitsorganisation ohne feste Arbeitsplätze, in der die Mitarbeitenden ihren Platz nach Bedarf reservieren. Dieser flexible Ansatz passt zu hybrider Arbeit und nutzt die Räume besser. Er braucht Reservierungstools und verschiedene Bereiche für unterschiedliche Tätigkeiten.
Welche Vorteile hat das Flex Office?
Das Flex Office senkt die Immobilienkosten deutlich, nutzt die Räume besser und gibt den Mitarbeitenden mehr Flexibilität. Es fördert zudem die Zusammenarbeit und passt zu hybrider Arbeit. Es braucht aber eine sorgfältige Organisation und Lösungen für die Vertraulichkeit.
Wie führt man das Flex Office ein?
Die Einführung beginnt mit einer Bedarfsanalyse und dem Einbezug der Teams und der Arbeitnehmervertretung (in Frankreich des CSE), gefolgt von einer Testphase. Es braucht verschiedene Bereiche, Reservierungstools und Akustiklösungen. Empfohlen wird ein schrittweises Vorgehen nach dem Prinzip «Test and Learn» über mehrere Monate vor der vollständigen Einführung.
Passt das Flex Office zu jedem Unternehmen?
Das Flex Office passt besonders zu Unternehmen mit Home Office, mobilen Teams oder vielfältigen Tätigkeiten. Weniger geeignet ist es für Berufe mit spezieller Ausstattung oder ständiger Anwesenheit. Eine Analyse der eigenen Bedürfnisse ist vor der Umstellung unerlässlich.
Wie geht man im Flex Office mit Lärm um?
Lärm ist eine grosse Herausforderung im Flex Office. Lösungen sind Akustikkabinen von Work With Island für Telefonate, schallgeschützte Konzentrationsbereiche und klare Nutzungsregeln. Die modularen Kabinen reduzieren den Lärm ohne Umbau um bis zu 31,1 dB.
Kann man das Flex Office testen, bevor man sich festlegt?
Ja, ein schrittweises Vorgehen ist empfehlenswert. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt in einem Team oder auf einer Etage über mehrere Monate. So erkennen Sie die besonderen Bedürfnisse und passen die Organisation vor der vollständigen Einführung an. Bei den Akustikkabinen von Work With Island gibt es zudem eine Testphase von 100 Tagen.
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