Choose shipping location in order to see the correct pricing, delivery times and shipping costs. Prices of items may vary based on your shipping destination to reflect local market pricing and taxes.
Choose shipping location in order to see the correct pricing, delivery times and shipping costs. Prices of items may vary based on your shipping destination to reflect local market pricing and taxes.
Het flexkantoor uitgelegd: wat u moet weten voordat u de stap zet
Een groot deel van de werknemers werkt vandaag hybride, wat de klassieke kantoororganisatie op zijn kop zet. De overstap naar een flexkantoor roept veel vragen op: hoe organiseert u het goed? Wat zijn de echte voor- en nadelen? Hoe pakt u akoestiek en vertrouwelijkheid aan?
In deze gids leest u alles over de definitie van het flexkantoor, hoe het werkt, hoe u het invoert en welke oplossingen het beter laten werken. Met onze ervaring in de inrichting van werkruimtes en de begeleiding van meer dan 4.000 bedrijven geven we u de sleutels tot een geslaagd flexkantoor.
Een manier van werken zonder vaste werkplekken: elke medewerker kiest zijn plek volgens de activiteit van het moment, uit verschillende gespecialiseerde zones.
Veel voordelen
Besparingen op vastgoed, meer autonomie, makkelijker samenwerken, aantrekkelijker als werkgever: een flexkantoor past bij hybride werken.
Uitdagingen om niet te onderschatten
Geluid, verlies van ankerpunten, vertrouwelijkheid, het gevoel ergens bij te horen: zonder begeleiding kan een flexkantoor blijvende frustratie veroorzaken.
Een methodische invoering
Analyse van het gebruik, begeleiding bij de verandering, modulair meubilair en akoestische cabines: het succes hangt evenveel af van de methode als van de uitrusting.
Wat is een flexkantoor? Definitie en basisprincipes
Definitie van het flexkantoor
Een flexkantoor is een manier van werken zonder vaste bureaus, waarbij medewerkers hun plek reserveren volgens hun dagelijkse behoeften. Deze flexibele aanpak verandert de klassieke werkomgeving: gedeelde ruimtes en aanpasbaarheid staan centraal.
Deze manier van werken steunt op drie principes. Ten eerste zorgt het ontbreken van een eigen bureau voor een beter gebruik van de ruimte. Ten tweede maakt een reserveringssysteem de werkplekken makkelijk toegankelijk. Ten derde past deze aanpak goed bij hybride werken, met afwisselend kantoor en thuiswerk.
Bedrijven zoals Decathlon werken op deze manier: medewerkers reserveren hun werkplek via een app, volgens hun behoeften van de dag. Die flexibiliteit verbetert de werkervaring en verlaagt de vastgoedkosten.
De verschillende vormen van flexwerken
Drie modellen bepalen deze flexibele organisatie.
Desk sharing: meerdere gebruikers delen werkplekken volgens een vaste planning.
Activiteitgerelateerd werken: aparte ruimtes per activiteit, voor concentratie, samenwerking of creativiteit.
Hot desking: vrije bureaus volgens het principe wie eerst komt, eerst maalt.
Goed om te weten:
De overstap naar een flexkantoor betekent vaak dat u de bestaande uitrusting herziet. Om besparingen en verantwoord ondernemen te combineren, biedt Work With Island het programma "Work With Me Again": professioneel opgeknapte cabines, met behoud van de fabrieksgarantie en van de ISO 23351-1-certificering. In tegenstelling tot klassieke tweedehands cabines krijgt elke cabine een volledige inspectie en worden versleten onderdelen vervangen. Het programma is beschikbaar in de regio Parijs.
Een flexkantoor werkt dankzij duidelijke regels en goede tools. Medewerkers gebruiken een reserveringsplatform om hun plek te kiezen volgens hun geplande activiteiten. Er zijn ook duidelijke afspraken nodig over opruimen en netheid van de werkplekken.
Het beheer van de uitrusting wordt belangrijk. Bedrijven kiezen voor mobiele oplossingen: laptops, draadloze headsets en materiaal dat makkelijk mee te nemen is. Zo blijft de organisatie flexibel en efficiënt.
De nodige technologie en tools
De technische infrastructuur is de basis van het flexkantoor. Software voor ruimtebeheer maakt reserveren en bezetting opvolgen mogelijk. Mobiele en verbonden apparatuur maakt het makkelijk om van plek te wisselen. Geïntegreerde videoconferentie ondersteunt hybride samenwerking.
Onmisbare tools zijn:
• Een platform om ruimtes in realtime te reserveren
• Een badgesysteem voor toegang en opvolging
• Mobiele apps voor het dagelijkse beheer
• Geïntegreerde videoconferentie
• Mobiele of digitale persoonlijke opslag
De voordelen van een flexkantoor voor bedrijf en medewerkers
Economische voordelen
Een flexkantoor levert bedrijven flinke besparingen op. De vastgoedkosten kunnen duidelijk dalen, omdat de ruimtes beter bezet zijn. Ook de vaste kosten voor meubilair en uitrusting nemen af.
Met een betere bezettingsgraad kan een bedrijf zijn kantooroppervlakte flink verkleinen. Dat maakt middelen vrij voor andere strategische investeringen. Besparingen op energie en onderhoud komen daar nog bij.
Een beter ruimtegebruik is vooral interessant in stadscentra, waar de vierkante meter duur is. Die efficiëntie verbetert rechtstreeks de rendabiliteit.
Voordelen voor medewerkers
Medewerkers krijgen meer vrijheid in hun dagelijkse organisatie. Ze kiezen hun omgeving volgens hun taken en hun stemming. De afwisseling van werkruimtes stimuleert de creativiteit en doorbreekt de sleur.
De vijf belangrijkste voordelen voor medewerkers:
• Zelf de werkplek kiezen
• Verschillende omgevingen
• Een flexibele dagindeling
• Minder reistijd dankzij thuiswerk
• Een beter evenwicht tussen werk en privé
De uitdagingen en nadelen van een flexkantoor
Organisatorische uitdagingen
De overstap naar een flexkantoor brengt flinke organisatorische uitdagingen mee. Medewerkers die gewend zijn aan een eigen bureau, kunnen zich zonder vaste plek ontheemd voelen. Spontane samenwerking en leidinggeven van dichtbij worden ook moeilijker.
Een flink deel van de werknemers verkiest nog altijd een eigen bureau. Die weerstand vraagt om aangepaste begeleiding en open communicatie over de verwachte voordelen.
Teams aansturen wordt complexer zonder voortdurende fysieke nabijheid. Managers moeten hun manier van leidinggeven aanpassen om het team doeltreffend te houden.
Akoestiek en vertrouwelijkheid
Geluidsoverlast is een grote uitdaging in een flexkantoor. De open space veroorzaakt geluid dat de concentratie schaadt en de stress verhoogt. Het gebrek aan privacy voor telefoongesprekken zorgt ook voor problemen met vertrouwelijkheid.
De vier belangrijkste problemen:
• Omgevingsgeluid dat de concentratie verstoort
• Te weinig plekken voor vertrouwelijke gesprekken
• Moeite om zich te concentreren in de open space
• Stress door de geluidsomgeving
Heeft uw flexkantoor te weinig plekken voor vertrouwelijke gesprekken?
Ontdek onze gecertificeerde akoestische cabines en test ze 100 dagen. Vraag een offerte op maat aan voor uw werkomgeving.
De invoering van een flexkantoor vraagt om een gestructureerde en geleidelijke aanpak. Een analyse van de behoeften is de eerste stap, om de huidige gewoonten en de verwachtingen van medewerkers te begrijpen. Die analyse stuurt de keuzes voor inrichting en organisatie.
Overleg met de teams en de personeelsvertegenwoordiging is nodig bij elke belangrijke verandering van de werkomstandigheden. In Frankrijk legt de Code du travail raadpleging van de CSE op. Die participatieve aanpak zorgt voor draagvlak en brengt specifieke aandachtspunten aan het licht.
Met een "test and learn"-aanpak van enkele maanden vóór de volledige uitrol past u de organisatie aan op basis van de ervaringen. Die geleidelijke aanpak beperkt de risico's en verbetert de uiteindelijke oplossing.
Inrichting en uitrusting
Een geslaagd flexkantoor biedt verschillende soorten ruimtes. Samenwerkingszones maken teamwerk makkelijk. Concentratieruimtes bieden de rust die complexe taken vragen. Ontspanningsruimtes stimuleren informeel contact en creativiteit.
Akoestische oplossingen zijn onmisbaar om de vertrouwelijkheid te bewaren en geluidsoverlast te beperken. Reserverings- en communicatietools maken het geheel compleet, voor een goede gebruikerservaring.
Checklist met de 8 belangrijkste stappen voor een geslaagde overgang:
• De huidige behoeften en gewoonten analyseren
• De teams en de personeelsvertegenwoordiging raadplegen
• Regels voor gebruik en delen vastleggen
• De juiste reserveringstools kiezen
• Verschillende soorten ruimtes inrichten
• Akoestische oplossingen plaatsen
• De organisatie testen tijdens een proefperiode
• Bijsturen op basis van de ervaringen
Op lange termijn kan de organisatie van uw flexkantoor veranderen. Kies daarom kantoormeubilair dat u meerdere jaren kan meenemen.
Leidinggeven in een flexkantoor vraagt om andere gewoonten. Van controle naar vertrouwen gaan wordt essentieel wanneer teams verspreid werken. Managers sturen dan op doelen in plaats van op fysieke aanwezigheid.
Digitale communicatie wordt belangrijker om contact met de teams te houden. Managers gebruiken samenwerkingstools om de voortgang van projecten te volgen en de teamgeest te bewaren. Daarvoor is vaak een specifieke opleiding nodig.
Uit onze ervaring sinds 2018 zien we dat het succes grotendeels afhangt van de betrokkenheid van de managers. Als zij erachter staan, volgen de teams makkelijker.
De teamgeest bewaren
De teamgeest bewaren is een belangrijke uitdaging in een flexibele omgeving. Vaste rituelen en momenten samen compenseren de fysieke spreiding van de medewerkers. Ze versterken het gevoel ergens bij te horen en maken informeel contact makkelijker.
Goede gewoonten om de teamgeest te bewaren:
• Regelmatige teamvergaderingen op kantoor
• Gezamenlijke evenementen en gezellige momenten
• Samenwerkingsruimtes voor gezamenlijke projecten
• Meer communicatie over gedeelde doelen
• Digitale tools die informeel contact stimuleren
Akoestische oplossingen voor uw flexkantoor
Het belang van akoestisch comfort
Akoestisch comfort bepaalt grotendeels of een flexkantoor werkt. Geluid vermindert de productiviteit duidelijk. Daarom loont het om te investeren in goede akoestische oplossingen.
Plekken voor concentratie en vertrouwelijke gesprekken worden onmisbaar in een open omgeving. Modulaire oplossingen zonder verbouwing bieden een snel en flexibel antwoord. Ze passen zich aan als de organisatie verandert, zonder grote technische beperkingen.
Akoestische cabines die gecertificeerd zijn volgens ISO 23351-1, klasse A of klasse B afhankelijk van het model, bieden een gemeten geluidsreductie. Zo ontstaat een omgeving waarin concentratie en vertrouwelijke gesprekken mogelijk zijn.
Soorten akoestische ruimtes
Individuele cabines zijn geschikt voor telefoongesprekken en videogesprekken, zonder de omgeving te storen. Ze bewaren de vertrouwelijkheid en bieden akoestisch comfort. Omdat ze snel geplaatst zijn, past u zich meteen aan nieuwe behoeften aan.
Geluiddichte samenwerkingsruimtes maken vergaderingen in kleine groep mogelijk, zonder een klassieke vergaderzaal te reserveren. Deze modulaire en demonteerbare oplossingen passen bij de regelmatige herindelingen van groeiende bedrijven.
Het flexkantoor definiëren Een manier van werken zonder vaste werkplekken: elke medewerker kiest zijn plek volgens de activiteit, uit verschillende soorten ruimtes voor concentratie, samenwerking, videogesprekken en ontspanning.
Flexkantoor en desk sharing onderscheiden Bij desk sharing delen meerdere mensen identieke werkplekken. Een flexkantoor biedt verschillende ruimtes, die de medewerker kiest volgens zijn activiteit.
De economische voordelen benutten Gedeeld meubilair, beter gebruik van de m², lagere vastgoedkosten: een flexkantoor heeft minder ruimte nodig, zonder in te boeten aan comfort.
De voordelen voor medewerkers Zelf de omgeving kiezen, flexibele uren, evenwicht tussen werk en privé: een flexkantoor stemt de organisatie af op wat medewerkers vandaag verwachten.
Organisatorische uitdagingen voorzien Geen eigen werkplek meer, een kwetsbaarder gevoel ergens bij te horen, persoonlijke spullen: die wrijvingen lost u op met duidelijke regels en menselijke begeleiding.
Geluid en vertrouwelijkheid beheersen Geluid blijft de grootste akoestische uitdaging. Akoestische cabines gecertificeerd volgens ISO 23351-1met 28,7 tot 31,1 dB geluidsreductie, en herkenbare stille zones.
De juiste akoestische uitrusting kiezen Island Solovoor telefoongesprekken,Island Duo voor gesprekken met twee, Island Quattro voor vertrouwelijke vergaderingen.
De invoering laten slagen Een eerste analyse, participatieve workshops, een reserveringssysteem, begeleiding bij de verandering: de overstap naar een flexkantoor is evenveel een menselijk als een organisatorisch project.
"Onze drie telefooncabines van Island zijn minder dan een week geleden geleverd en zijn al een vaste waarde op kantoor geworden.
Ze worden voortdurend gebruikt. Het team is er dol op. Bellen gaat gemakkelijker, de concentratie is beter en de sfeer is merkbaar veranderd. Verschillende collega's vertelden me spontaan hoe nuttig ze zijn. Dat zegt genoeg."
David Mekkaoui
CEO van All Digital
Work With Island begeleidt uw flexkantoorproject
Work With Island biedt akoestische cabines die inspelen op de uitdagingen van het flexkantoor: weinig vertrouwelijkheid, geluidsoverlast en behoefte aan concentratieplekken. De Island Solo, de Island Desk, de Island Duo en de Island Quattro worden geplaatst zonder verbouwing en bieden tot 31,1 dB geluidsreductie.
Onze cabines worden in Europa geproduceerd, en Work With Island is B Corp-gecertificeerd. Die verantwoorde aanpak past bij het MVO-beleid van moderne bedrijven. Onze materialen zijn duurzaam en recyclebaar.
Sinds 2018 werken we voor meer dan 4.000 klanten, zoals Decathlon, LVMH en Siemens. Met een proefperiode van 100 dagen, 5 jaar garantie en een snelle montage zonder verbouwing beschermen we uw investering en maken we de overgang makkelijker.
Island Solo
Prix
€ 3.990
Location
Vanaf
€ 68 per maand
Voor rustig bellen zonder anderen te storen
Voor een moment van stilte tussen twee vergaderingen
Wilt u meer weten over onze telefooncabines voor kantoor?
Vul dit formulier in en ontvang onze productgids rechtstreeks per e-mail. Een duidelijke en volledige PDF met modellen, afmetingen, opties en tarieven.
Om te begrijpen, te vergelijken en vooruit te gaan zonder tijd te verliezen.
Veelgestelde vragen over het flexkantoor
Wat is een flexkantoor?
Een flexkantoor is een manier van werken zonder vaste bureaus, waarbij medewerkers hun plek reserveren volgens hun behoeften. Deze flexibele aanpak past bij hybride werken en benut de ruimtes beter. Er zijn reserveringstools en verschillende soorten ruimtes voor verschillende activiteiten nodig.
Wat zijn de voordelen van een flexkantoor?
Een flexkantoor verlaagt de vastgoedkosten duidelijk, verbetert de bezetting van de ruimtes en geeft medewerkers meer flexibiliteit. Het stimuleert ook samenwerking en past bij hybride werken. Het vraagt wel om een strakke organisatie en oplossingen om de vertrouwelijkheid te bewaren.
Hoe voert u een flexkantoor in?
Begin met een analyse van de behoeften, overleg met de teams en de personeelsvertegenwoordiging, en daarna een testfase. Voorzie verschillende soorten ruimtes, reserveringstools en akoestische oplossingen. Een geleidelijke "test and learn"-aanpak van enkele maanden is aan te raden vóór de volledige uitrol.
Past een flexkantoor bij elk bedrijf?
Een flexkantoor past vooral bij bedrijven met thuiswerk, mobiele teams of uiteenlopende activiteiten. Het is minder geschikt voor beroepen met gespecialiseerde uitrusting of voortdurende aanwezigheid. Een analyse van de specifieke behoeften is nodig vóór de overstap.
Hoe beheert u het geluid in een flexkantoor?
Geluidsoverlast is een grote uitdaging van het flexkantoor. Oplossingen zijn akoestische cabines van Work With Island voor telefoongesprekken, geluiddichte concentratieruimtes en duidelijke gebruiksregels. De modulaire cabines bieden tot 31,1 dB geluidsreductie, zonder verbouwing.
Kunt u een flexkantoor testen voordat u zich vastlegt?
Ja, een geleidelijke aanpak is aan te raden. Begin met een pilot bij één team of op één verdieping, gedurende enkele maanden. Zo ziet u de specifieke behoeften en past u de organisatie aan vóór de volledige uitrol. Voor akoestische cabines biedt Work With Island een proefperiode van 100 dagen.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
