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Secondo l'ANACT, l'agenzia francese per il miglioramento delle condizioni di lavoro, lo spazio ufficio incide direttamente sulla produttività e sul benessere dei collaboratori. Con la crescita del lavoro ibrido e le nuove esigenze di collaborazione, creare uno spazio ufficio adatto diventa una sfida importante per aziende e privati.
Questa guida vi accompagna nella progettazione di uno spazio ufficio funzionale, ergonomico e favorevole alla concentrazione, esplorando le soluzioni di allestimento, gli arredi adatti e le innovazioni acustiche. Forti della nostra esperienza nell'allestimento degli spazi di lavoro e dell'accompagnamento di più di 4.000 aziende, condividiamo le buone pratiche per ottimizzare il vostro ambiente di lavoro.
Esigenze reali, vincoli tecnici, flussi di passaggio: un buon allestimento parte sempre da un'analisi precisa, prima di scegliere le soluzioni.
Attrezzare con criterio
Arredi ergonomici, trattamento acustico, illuminazione adeguata: ogni elemento deve avere una funzione chiara e migliorare la quotidianità.
Adattarsi alla configurazione
Spazio ridotto, open space, flex office: sono le dimensioni e la configurazione a orientare la scelta delle soluzioni, non il contrario.
Anticipare i cambiamenti
Lavoro ibrido, soluzioni connesse, materiali durevoli: uno spazio ufficio ben progettato integra fin da oggi gli usi di domani.
I fondamenti dell'allestimento di uno spazio ufficio
Analisi delle esigenze e dei vincoli
Un buon allestimento dell'ufficio inizia con un'analisi rigorosa delle vostre esigenze specifiche. Tre elementi fondamentali definiscono il progetto: la superficie disponibile, il numero di utenti e i tipi di attività svolte.
In Francia, secondo la norma AFNOR NF X35-102, un open space di 100 m² per 15 collaboratori richiede 6-7 m² a persona. Questa superficie include lo spazio di lavoro individuale, le zone di passaggio e gli spazi condivisi. Per una postazione informatica standard, prevedete una superficie di scrivania di almeno 120x80 cm.
Anche i vincoli tecnici influenzano le scelte: altezza del soffitto, punti di alimentazione elettrica, luce naturale e ventilazione. Individuate questi elementi prima di progettare l'allestimento dell'ufficio, per evitare brutte sorprese.
Zonizzazione funzionale
La zonizzazione funzionale organizza lo spazio ufficio in base alle attività. Distinguete tre zone principali: concentrazione, collaborazione e relax.
Le zone di concentrazione richiedono calma e riservatezza. Posizionatele lontano dai passaggi frequenti e dalle apparecchiature rumorose. Gli spazi di collaborazione favoriscono gli scambi informali e le riunioni spontanee. Le zone relax permettono ai collaboratori di ricaricarsi.
Separate fisicamente gli spazi rumorosi (videoconferenze, telefonate) dalle zone silenziose dedicate al lavoro individuale. Questa separazione migliora in modo significativo la produttività e il benessere dei team.
Tipo di attività
Ufficio individuale
Postazione in open space
Sala riunioni
Area relax
Superficie consigliata
10-12 m²
6-8 m²
2-3 m² / persona
1-2 m² / persona
Livello sonoro consigliato
35-40 dB
45-50 dB
30-35 dB
40-45 dB
Arredi professionali per l'ufficio: scegliere l'attrezzatura adatta
Scrivanie e postazioni di lavoro
La scelta degli arredi professionali determina il comfort e l'efficacia dello spazio di lavoro. Una scrivania professionale adatta rispetta le dimensioni standard e offre possibilità di regolazione.
Per una postazione con schermo da 24 pollici, prevedete una superficie di almeno 120x80 cm. La profondità di 80 cm permette di posizionare lo schermo alla giusta distanza (50-70 cm dagli occhi). L'altezza standard di 72 cm va bene per la maggior parte degli utenti, ma preferite una scrivania regolabile in altezza per adattarvi a tutte le corporature.
Le norme ergonomiche ISO 9241 raccomandano uno spazio libero di 60 cm sotto la scrivania per le gambe. Integrate passacavi per mantenere uno spazio ordinato e sicuro.
Le scrivanie sit-stand sono sempre più diffuse. Permettono di alternare le posizioni di lavoro, riducendo i disturbi muscolo-scheletrici e migliorando la concentrazione.
Sedute e accessori ergonomici
Una sedia da ufficio professionale di qualità è un investimento essenziale per lavorare in modo ergonomico. Cercate queste caratteristiche indispensabili:
• Supporto lombare regolabile per mantenere la curva naturale della schiena
• Braccioli regolabili in altezza e larghezza
• Seduta imbottita con bordo anteriore arrotondato
• Ruote adatte al tipo di pavimento
• Meccanismo sincronizzato per l'inclinazione dello schienale
Completate l'attrezzatura con un poggiapiedi se necessario e un supporto per lo schermo, per portare lo sguardo all'altezza giusta. Questi accessori prevengono le tensioni cervicali e dorsali.
L'illuminazione della postazione merita un'attenzione particolare. Una lampada da scrivania orientabile completa l'illuminazione generale, evitando i riflessi sullo schermo e riducendo l'affaticamento visivo.
Les chiffres clés de la sédentarité au travail
77 %
des répondants se disent favorables à des bureaux mieux pensés pour inciter aux déplacements et aux pauses actives
65%
dichiara di restare seduto almeno metà della giornata
37%
più di cinque ore di fila davanti a uno schermo
71%
vorrebbe lavorare in modo più dinamico (in piedi, camminando).
65%
afferma di fare stretching o di alzarsi regolarmente
Ottimizzare l'acustica del vostro spazio ufficio
Problemi acustici frequenti
L'acustica è una delle sfide principali dell'ambiente di lavoro moderno. Secondo le raccomandazioni dell'INRS, l'istituto francese per la sicurezza sul lavoro, in un open space il livello sonoro può raggiungere 55-60 dB, l'equivalente di una normale conversazione.
Il rumore incide direttamente sulla produttività e sul benessere. Telefonate, conversazioni tra colleghi, apparecchiature da ufficio e climatizzazione creano un ambiente rumoroso. Questo inquinamento acustico genera stress, stanchezza e difficoltà di concentrazione.
Anche la mancanza di riservatezza acustica è un problema per le chiamate riservate, i colloqui HR o le trattative commerciali. Gli uffici aperti offrono poche soluzioni per isolarsi quando serve.
Gli open space amplificano naturalmente i suoni per effetto del riverbero. Le superfici dure (pavimenti, pareti, soffitti) riflettono le onde sonore e peggiorano l'ambiente acustico.
Soluzioni di isolamento e assorbimento
Diverse soluzioni permettono di migliorare l'acustica del vostro spazio ufficio:
Le pareti divisorie acustiche creano separazioni fisiche tra le postazioni e riducono la propagazione del rumore.
I pannelli fonoassorbenti fissati a pareti e soffitti riducono il riverbero. Preferite materiali porosi come la lana di roccia o le schiume acustiche. Queste soluzioni riducono il livello sonoro ambientale di 3-5 dB.
Le cabine acustiche offrono una soluzione completa per l'isolamento acustico. Questi spazi chiusi permettono di isolarsi completamente per chiamate, videoconferenze o attività che richiedono molta concentrazione.
Anche le piante contribuiscono a migliorare l'acustica. Assorbono in parte i suoni e creano un ambiente più rilassante.
Soluzione acustica
Pannelli a parete
Pareti mobili
Cabine acustiche
Riduzione del rumore
3-5 dB
8-12 dB
25-28 dB
Costo indicativo
20-40 €/m²
150-300 €/m²
3.990-9.990 € IVA esclusa
Installazione
Semplice
Media
Professionale
Ce qui change avec une cabine Island : le bruit
Une échelle de référence
30 dB
Sussurro / biblioteca
40 dB
Ufficio tranquillo
60 dB
Conversazione normale
70 dB
Open space animato
80+ dB
Strada rumorosa
Nos cabines
Esterno 65 dB (conversazione animata)
Interno 37 dB (biblioteca)
WWI cabine audio
Allestire gli spazi in base alle dimensioni e alla configurazione
Spazi ridotti e uffici individuali
Allestire un ufficio in uno spazio ridotto richiede di sfruttare al meglio ogni metro quadrato. La prima strategia è lo sviluppo in verticale: mensole a parete, contenitori sospesi e arredi multifunzione liberano spazio a terra.
Sfruttate gli angoli con arredi angolari appositamente progettati. Un angolo ufficio ben organizzato può ospitare una postazione di lavoro completa in meno di 3 m². Preferite colori chiari, che ampliano visivamente lo spazio.
Per una piccola stanza dedicata all'ufficio, scegliete una scrivania a scomparsa o pieghevole. Queste soluzioni liberano spazio quando la scrivania non è in uso. Le scrivanie a muro ribaltabili sono una buona alternativa.
L'illuminazione ha un ruolo importante negli spazi ridotti. Moltiplicate le fonti luminose per evitare zone d'ombra e creare una sensazione di ampiezza. Uno specchio ben posizionato amplifica la luce naturale.
L'allestimento di uffici collaborativi privilegia la flessibilità e la fluidità dei passaggi. Organizzate lo spazio in isole di lavoro con corridoi ampi (almeno 120 cm) per evitare ingorghi.
Create zone per riunioni informali con arredi modulari: pouf, tavolini mobili, sedute facili da spostare. Questi spazi favoriscono il confronto spontaneo e la creatività dei team.
Negli uffici moderni il lavoro integra soluzioni tecnologiche: schermi condivisi, prese elettriche e USB integrate, connessioni wireless. Questa infrastruttura tecnica facilita il lavoro collaborativo e la condivisione delle informazioni.
Prevedete spazi di archiviazione personali anche in open space. Armadietti individuali o cassettiere mobili permettono a ogni collaboratore di riporre oggetti personali e documenti riservati.
Illuminazione e comfort visivo nello spazio di lavoro
Illuminazione naturale e artificiale
L'illuminazione influenza direttamente il comfort al lavoro e la produttività. Posizionate le postazioni perpendicolarmente alle finestre per sfruttare la luce naturale senza abbagliamento diretto. Questo orientamento evita i riflessi sugli schermi dei computer.
La temperatura di colore dell'illuminazione artificiale deve adattarsi alle attività. Per il lavoro al videoterminale preferite 4000 K (bianco neutro). Le aree relax possono usare 3000 K (bianco caldo) per un'atmosfera più rilassante.
In Francia, l'ANSES (l'agenzia francese per la sicurezza sanitaria) raccomanda un illuminamento di 500 lux sul piano di lavoro per le attività d'ufficio. Completate l'illuminazione generale con lampade da scrivania orientabili, che permettono di regolare l'intensità in base alle esigenze.
Evitate contrasti troppo forti tra lo schermo e l'ambiente. Una luce soffusa d'ambiente riduce l'affaticamento visivo durante il lavoro prolungato al computer.
Gestione di riflessi e contrasti
I riflessi sugli schermi sono una delle principali cause di affaticamento visivo. Installate tende o pellicole antiriflesso sulle finestre esposte al sole. Le tende a lamelle orientabili offrono un controllo preciso della luminosità.
Posizionate gli schermi perpendicolarmente alle principali fonti di luce. Uno schermo con la finestra alle spalle crea riflessi, mentre uno schermo rivolto verso la finestra abbaglia l'utente.
Le superfici lucide (tavoli in vetro, arredi laccati) amplificano i problemi di riflesso. Preferite finiture opache o satinate per gli arredi e i rivestimenti murali.
L'illuminazione indiretta limita le ombre e crea un'atmosfera più morbida. Le plafoniere con diffusori o l'illuminazione LED integrata negli arredi migliorano il comfort visivo complessivo.
Archiviazione e organizzazione dello spazio ufficio
Soluzioni di archiviazione integrate
Uno spazio ufficio ben organizzato migliora l'efficienza e riduce lo stress. Le cassettiere mobili sotto la scrivania offrono un contenitore a portata di mano preservando la flessibilità dell'allestimento.
Le mensole a parete sfruttano lo spazio verticale senza ingombrare i passaggi. Adattate la loro altezza alla frequenza d'uso: documenti correnti a portata di mano, archivi in alto.
Integrate soluzioni di archiviazione negli arredi: cassetti con divisori, vani dedicati all'informatica, spazi per la cancelleria. Questo approccio mantiene l'ordine senza moltiplicare i mobili.
Gli armadietti personali rispondono alle esigenze di archiviazione individuale in open space. Ogni collaboratore dispone di uno spazio sicuro per oggetti personali e documenti riservati.
Gestione documentale e digitalizzazione
La digitalizzazione riduce drasticamente il bisogno di archiviazione cartacea. Digitalizzate i documenti correnti e adottate un sistema di classificazione elettronica coerente.
Per i documenti cartacei restanti, organizzate un sistema di archiviazione efficace. Distinguete i documenti attivi (accesso frequente), semi-attivi (consultazione occasionale) e inattivi (conservazione legale).
Utilizzate arredi da ufficio specifici: armadi a serranda per le cartelle sospese, armadi alti per gli archivi, vaschette per la posta in arrivo.
Elementi indispensabili per un ufficio ordinato:
Vaschette di smistamento (posta, documenti da gestire, da archiviare)
Organizer per cassetti per la cancelleria
Portadocumenti verticali per le pratiche attive
Sistema di etichettatura coerente
Cestino da ufficio e contenitore per il riciclo
Supporto per materiale informatico (dischi, cavi)
Buono a sapersi:
Attrezzare uno spazio ufficio con soluzioni acustiche e arredi ergonomici è un investimento che può pesare sulla liquidità. Work With Island propone un leasing da 24 a 60 mesi con riscatto al prezzo simbolico di 1 € a fine contratto. Il canone parte da 107 € + IVA/mese su 60 mesi per una Island Solo e arriva a 270 € + IVA/mese per una Island Quattro. La cabina è trattata come un costo operativo, senza immobilizzare capitale.
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Le nostre cabine sono disponibili in leasing con contratti da un minimo di 24 mesi fino a 60 mesi.
L'ufficio moderno diventa più flessibile per adattarsi ai nuovi modi di lavorare. L'hot-desking permette ai collaboratori di scegliere la postazione in base alle attività del giorno. Questo approccio ottimizza l'occupazione dello spazio e favorisce le interazioni tra i team.
Gli spazi modulari utilizzano arredi su ruote e pareti amovibili. Questa flessibilità permette di riconfigurare rapidamente lo spazio di lavoro in base alle esigenze: riunione di team, formazione, evento aziendale.
La tecnologia si integra naturalmente in questi spazi ibridi. Schermi touch mobili, totem di prenotazione degli spazi e app di gestione dei flussi ottimizzano l'uso dei locali.
Gli spazi polivalenti combinano più funzioni: sala riunioni trasformabile in aula di formazione, angolo relax modulabile in zona di brainstorming. Questa polivalenza aumenta il ritorno sull'investimento immobiliare.
Soluzioni connesse e intelligenti
L'ufficio intelligente utilizza sensori per ottimizzare l'ambiente di lavoro. I sensori di occupazione analizzano i flussi e individuano le zone sottoutilizzate. Questi dati orientano le future decisioni di allestimento.
L'illuminazione automatica si adatta alla presenza e alla luce naturale. Questa tecnologia migliora il comfort al lavoro riducendo i consumi energetici del 20-30%.
La qualità dell'aria viene monitorata di continuo. Sensori di CO2, polveri sottili e umidità segnalano quando è necessario arieggiare o regolare la ventilazione. Un'aria di qualità migliora la concentrazione e riduce i rischi per la salute.
Le nostre oltre 10.000 installazioni mostrano una domanda crescente di queste soluzioni intelligenti. Le aziende cercano ambienti adattivi che si regolano automaticamente sulle esigenze degli utenti.
Benessere e sviluppo sostenibile
L'ufficio moderno integra materiali ecologici e soluzioni sostenibili. Legno certificato FSC, pitture senza COV e arredi riciclabili riducono l'impatto ambientale degli spazi.
Le piante depurative migliorano la qualità dell'aria e creano un ambiente rilassante. Pothos, sansevieria e ficus eliminano gli inquinanti più comuni degli uffici: formaldeide, benzene, xilene.
Le aree relax incoraggiano pause regolari. Angolo caffè accogliente, spazio relax con poltrone comode, terrazza verde contribuiscono al benessere dei collaboratori.
Gli 8 pilastri di uno spazio ufficio ben progettato:
Analizzare le esigenze prima di allestire Tipo di attività, numero di collaboratori, vincoli tecnici: una diagnosi iniziale evita errori costosi e guida tutte le scelte successive.
Suddividere in base agli usi Concentrazione, collaborazione, relax, videoconferenze: ogni attività merita uno spazio dedicato, con circa 10-12 m² a persona in configurazione aperta.
Scegliere arredi ergonomici Scrivania regolabile in altezza (72-76 cm), sedia con supporto lombare, schermo a 50-70 cm all'altezza degli occhi: la postazione è alla base della prevenzione dei disturbi muscolo-scheletrici.
Controllare l'acustica Pannelli fonoassorbenti (coefficiente αw > 0,9), cabine acustiche certificate ISO 23351-1 (Classe A e B) che riducono il rumore da 28,7 a 31,1 dB.
Sfruttare la luce naturale Postazioni a meno di 7 metri dalle finestre, illuminazione generale a 300 lux, illuminazione localizzata a 500-1000 lux in base alla precisione richiesta.
Organizzare l'archiviazione Armadietti individuali, contenitori verticali a parete, politica clean desk in flex office: l'ordine visivo riduce il carico cognitivo quotidiano.
Integrare le tendenze ibride Flex office, cabine attrezzate per le videoconferenze, prenotazione integrata: lo spazio ufficio deve seguire i nuovi modi di lavorare.
Scegliere soluzioni durevoli e modulari Materiali certificati, arredi riconfigurabili, soluzioni evolutive: anticipare le riorganizzazioni evita costi nascosti nel medio periodo.
"Raccomanderei le cabine Work With Island a qualsiasi azienda che desideri ottimizzare il proprio spazio, organizzare l'ufficio in modo funzionale senza rinunciare all'estetica e al design moderno."
Alicia Szczygielska
Workplace Manager chez FEVER
Work With Island vi accompagna nel vostro progetto di allestimento
Specialista delle cabine acustiche e delle soluzioni di allestimento per l'ufficio, Work With Island propone una gamma completa di spazi di lavoro insonorizzati. Island Solo per il lavoro individuale concentrato, Island Desk per le sessioni di lavoro prolungate, Island Duo per le riunioni a due e Island Quattro per i team rispondono a tutte le vostre esigenze di isolamento acustico.
Le nostre cabine offrono fino a 31,1 dB di riduzione del rumore, con luce automatica e ventilazione silenziosa. Queste prestazioni acustiche, certificate in Classe A secondo la norma ISO 23351-1:2020, garantiscono un ambiente di lavoro adatto alla concentrazione e alla riservatezza.
La nostra progettazione e produzione in Europa con filiere corte assicura una qualità controllata. Questa vicinanza facilita la manutenzione e riduce l'impronta di carbonio delle nostre soluzioni.
Con oltre 10.000 cabine installate per più di 4.000 aziende come Engie, Decathlon, LVMH e L'Oréal, conosciamo a fondo le sfide dell'allestimento degli spazi di lavoro. La nostra certificazione B Corp testimonia il nostro impegno per un business responsabile.
I nostri clienti scelgono le nostre cabine per le prestazioni, il design e la durata.
15.000+
cabine acustiche consegnate in tutta Europa
4.000+
aziende che hanno scelto i nostri prodotti per i loro uffici
12
cabine restituite dopo i 100 giorni di prova dall'inizio della nostra attività
4,9/5
valutazione Google su diverse centinaia di recensioni
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Domande frequenti sull'allestimento di uno spazio ufficio
Quali sono le dimensioni giuste per un ufficio?
In Francia, la normativa prevede almeno 10 m² per un ufficio individuale. Per una postazione informatica, prevedete una superficie di lavoro di almeno 120x80 cm. Lo spazio deve consentire un passaggio agevole e l'installazione di una sedia ergonomica. Adattate le misure alle vostre attività e attrezzature specifiche.
Dove posizionare la scrivania in una stanza?
Posizionate la scrivania perpendicolarmente alla finestra per sfruttare la luce naturale senza abbagliamento. Evitate di dare le spalle alla porta, per una questione di comfort psicologico. In open space, preferite le zone tranquille lontano dai passaggi frequenti e dalle apparecchiature rumorose.
Come allestire un ufficio in uno spazio ridotto?
Sfruttate la verticalità con mensole a parete e gli angoli con arredi angolari. Scegliete mobili multifunzione e colori chiari per ampliare visivamente lo spazio. Una scrivania a scomparsa o pieghevole può essere la soluzione per gli spazi molto limitati.
Come separare uno spazio ufficio in soggiorno?
Utilizzate pareti amovibili, paraventi o librerie per delimitare visivamente lo spazio. Le cabine acustiche offrono una soluzione completa che unisce separazione e isolamento acustico. Differenziate l'illuminazione o il pavimento per segnare il passaggio da uno spazio all'altro.
Quale budget prevedere per allestire uno spazio ufficio?
Prevedete da 1.500 a 3.000 € per postazione per un allestimento professionale completo (arredi, illuminazione, acustica). Per un ufficio individuale, un budget da 800 a 1.500 € permette un'attrezzatura di qualità. Le cabine acustiche Work With Island rappresentano un investimento da 3.990 € a 9.990 € IVA esclusa a seconda del modello.
Come migliorare l'acustica di un open space?
Installate pannelli acustici a soffitto e sulle pareti divisorie, utilizzate separatori tra le postazioni e create spazi chiusi per le attività rumorose. Le cabine acustiche permettono di isolare completamente chiamate e riunioni. Sensibilizzate i team alle buone pratiche sul volume della voce.
Studio empirico di Harvard che mostra come gli uffici aperti riducano di circa il 70% le interazioni faccia a faccia, contrariamente all'effetto ricercato.
Dossier dell'Inserm, l'istituto francese per la salute e la ricerca medica, sull'impatto del rumore sulla salute: udito, sistema cardiovascolare, sonno, progetti di ricerca in corso.
Scheda pratica dell'Assurance Maladie, il servizio sanitario pubblico francese, sulle conseguenze del rumore (affaticamento uditivo, disturbi del sonno, stress) e sulle soglie da conoscere.
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