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10 consejos para acondicionar una oficina productiva y eficaz
¿Sabías que el acondicionamiento de la oficina influye directamente en la productividad y el bienestar en el trabajo? Entre teletrabajo, flex office y espacios colaborativos, acondicionar una oficina funcional y agradable se ha convertido en un verdadero reto. Mala ergonomía, falta de organización, ruido: obstáculos que afectan a tu eficacia diaria.
Gracias a nuestra experiencia en el acondicionamiento de espacios de trabajo para cerca de 4.000 empresas desde 2018, compartimos aquí las mejores prácticas para acondicionar bien tu oficina.
Acústica controlada, luz adecuada, biofilia integrada: las tres palancas de una oficina donde se preserva la concentración y se reduce el estrés.
Equipar bien el puesto
Silla ergonómica, pantalla a la altura de los ojos, teclado en posición natural: un puesto bien ajustado previene los trastornos musculoesqueléticos en el día a día.
Optimizar el espacio
Almacenaje por zonas, verticalidad aprovechada, mobiliario multifunción: cada m² tiene un uso concreto, sobre todo en los espacios pequeños.
Crear un ambiente coherente
Paleta de colores adaptada a la actividad, toques personales medidos: el ambiente visual influye directamente en la productividad y el bienestar.
10 consejos esenciales para acondicionar un open space agradable
Consejo 1: Controlar la acústica de tu entorno de trabajo
El nivel sonoro influye directamente en la productividad. Por encima de 60 dB, la concentración disminuye claramente. La norma ISO 3382 define los estándares acústicos para oficinas.
Identificar las fuentes de ruido
Mide el nivel sonoro de tu entorno de trabajo. Lo ideal se sitúa entre 45 y 55 dB para el trabajo intelectual. El ruido de circulación, las conversaciones y los equipos perturban la concentración. La reverberación amplifica este ruido en los open space.
Haz un mapa de las fuentes de ruido según la hora. Las impresoras generan picos sonoros puntuales. Las zonas de paso crean un ruido de fondo constante. Este análisis orienta la elección de las soluciones de aislamiento acústico.
Aplicar soluciones de aislamiento
Los materiales absorbentes reducen la reverberación. Los paneles acústicos de pared o de techo tratan eficazmente los espacios abiertos. Las plantas combinan estética y absorción sonora natural.
Las cabinas acústicas crean burbujas de silencio para las llamadas y la concentración. Estas soluciones modulares se instalan sin obras importantes. Responden a las necesidades del flex office y de los espacios colaborativos actuales.
Crear espacios de concentración
Las zonas silenciosas dedicadas preservan la concentración. Instalar cabinas acústicas para llamadas y videoconferencias evita molestar al equipo. Estos espacios de retiro mejoran el bienestar colectivo.
La confidencialidad se vuelve clave con la multiplicación de los intercambios digitales. Las phone box garantizan la discreción de las conversaciones profesionales. Esta serenidad en la oficina impulsa la productividad individual y colectiva.
Niveles sonoros recomendados por actividad (soluciones Work With Island, clase A ISO 23351-1)
Trabajo de concentración: Island Solo o Desk, reducción sonora de 30,2 a 31,1 dB para una burbuja de concentración individual
Trabajo colaborativo: Island Quattro, reducción de 29,8 dB para sesiones de brainstorming a 4
Reuniones formales: Island Duo (2 pers.) o Quattro (4 pers.), confidencialidad certificada
Llamadas y videollamadas: Island Solo como phone box, reducción de 30,2 dB para proteger al equipo de alrededor
Zonas de descanso: espacios abiertos a propósito, alejados de las zonas de concentración para favorecer los intercambios informales
Consejo 2: Elegir la ubicación adecuada para tu espacio de trabajo
La elección de la ubicación es determinante para acondicionar bien tu oficina. Dos criterios esenciales guían esta decisión para optimizar tu productividad.
1. Priorizar la luz natural
La orientación norte o este ofrece una luz natural ideal sin deslumbramiento directo. Coloca la pantalla perpendicular a una ventana o cristalera para evitar los reflejos y aprovechar la luz natural. Según el INRS, una iluminación insuficiente afecta directamente a la concentración y al confort visual de los empleados.
Completa esta luz natural con una iluminación artificial regulable. Una lámpara de escritorio orientable permite ajustar la intensidad según las tareas. Las pantallas LED reducen la fatiga ocular en comparación con los antiguos modelos fluorescentes.
2. Reducir el ruido al mínimo
En un open space, elige un lugar tranquilo alejado de las impresoras y de las zonas de reunión informales. Identifica las fuentes de ruido: circulación, conversaciones, equipos. La cercanía a una fuente de luz no debe comprometer la calma necesaria para la concentración.
Prevé un aislamiento acústico adecuado. Las paredes vegetales absorben el sonido de forma natural y aportan un toque estético. En los espacios reducidos, los paneles acústicos de pared reducen eficazmente la reverberación.
La ergonomía previene los trastornos musculoesqueléticos y mejora claramente el confort diario. Según la ANACT, una parte importante de los TME relacionados con el trabajo con pantalla puede evitarse con un acondicionamiento ergonómico adecuado.
Ajustar bien tu silla
Tu silla ergonómica debe respetar la regla de los ángulos rectos: 90° para los codos y las rodillas. Los reposabrazos regulables en altura sostienen tus antebrazos sin crear tensión en los hombros. El soporte lumbar se adapta a la curvatura natural de tu espalda.
Tus pies deben apoyarse planos en el suelo o en un reposapiés. La altura estándar de un escritorio varía entre 72 y 75 cm, pero los escritorios regulables se adaptan a tu morfología. La norma EN 1335 garantiza la conformidad ergonómica de las sillas profesionales.
Elegir los accesorios ergonómicos
Un reposapiés compensa las diferencias de morfología cuando tus pies no tocan el suelo. El atril para documentos evita las rotaciones repetidas del cuello. Una iluminación de apoyo elimina las zonas de sombra en tu superficie de trabajo.
Bon à savoir
Estos accesorios convierten un puesto de trabajo estándar en un entorno personalizado. La inversión es modesta comparada con los beneficios para tu salud y tu eficacia a largo plazo.
Consejo 4: Colocar bien la pantalla y el teclado
La posición de la pantalla y del teclado determina tu confort visual y previene los dolores cervicales y de muñeca.
Distancia y altura de la pantalla
Mantén una distancia de 50 a 70 cm entre tus ojos y la pantalla. La parte superior de la pantalla debe quedar a la altura de la mirada o ligeramente por debajo. Utiliza un soporte de pantalla para ajustar la altura sin elevar todo el portátil.
Esta posición reduce la fatiga visual y las tensiones en la nuca. Con varias pantallas, coloca la pantalla principal justo delante de ti.
Un teclado independiente permite una posición más natural de los brazos. Tus muñecas se mantienen rectas al escribir, sin flexión hacia arriba ni hacia abajo. Esta ergonomía del puesto de trabajo reduce mucho el riesgo de tendinitis.
Coloca el teclado a una distancia que te permita mantener los codos cerca del cuerpo. El ratón debe estar al mismo nivel que el teclado para evitar torsiones de la muñeca.
Consejo 5: Organizar bien el almacenaje
Una organización metódica del almacenaje de oficina maximiza la eficacia y reduce el estrés diario. El método 5S, procedente del lean management, se adapta muy bien a las oficinas.
Aplicar la regla de las zonas de uso
Divide tu espacio en tres zonas concéntricas. La zona primaria, al alcance del brazo extendido, contiene tus herramientas diarias. Los documentos activos se guardan en los cajones del escritorio, al alcance de la mano. La zona secundaria, accesible de pie, acoge los recursos semanales.
La zona terciaria sirve para guardar archivos y material de oficina. Esta organización lógica evita gestos inútiles y mantiene despejada la superficie de trabajo. Una oficina ordenada reduce la carga cognitiva y favorece la concentración en las tareas prioritarias.
Elegir los muebles de almacenaje adecuados
Los cajones extraíbles ofrecen acceso total al contenido, a diferencia de los cajones tradicionales. Las estanterías regulables se adaptan a tus necesidades cambiantes. Una cajonera con ruedas para documentos activos se desplaza fácilmente según tus necesidades.
El mobiliario de oficina modular acompaña las reorganizaciones. Elige materiales duraderos y acabados fáciles de mantener. Los sistemas de archivo verticales optimizan el espacio en el suelo.
Implantar un sistema de clasificación
El código de colores agiliza la identificación de las carpetas. Un etiquetado claro evita búsquedas tediosas. Una revisión periódica mantiene la utilidad de tu sistema. Digitaliza los documentos que consultas de forma puntual para liberar espacio físico.
Los 7 tipos de almacenaje imprescindibles:
Cajones para el material de uso habitual
Archivadores para documentos activos
Estanterías para documentación de referencia
Bandejas para la clasificación diaria
Cajonera móvil para proyectos
Armario para archivos
Espacios personales delimitados
Consejo 6: Aprovechar la verticalidad en los espacios pequeños
Optimizar una oficina pequeña exige creatividad y método. Cada m² cuenta para crear un rincón de trabajo funcional incluso en un espacio reducido.
Usar las paredes y la altura
Las estanterías de pared liberan espacio en el suelo y ofrecen almacenaje visible. El almacenaje suspendido aprovecha el espacio bajo las estanterías. Un escritorio de pared abatible se pliega tras su uso en una habitación multifunción.
Un escritorio de esquina maximiza la superficie útil en una habitación de 8 m². Esta configuración ofrece dos superficies de trabajo distintas: una para el ordenador y otra para las tareas manuales. El rincón muerto se convierte en espacio aprovechado.
Optimizar cada centímetro
Los espacios en altura, a menudo olvidados, ofrecen un gran potencial de almacenaje. Instala estanterías hasta el techo para los archivos y el material poco utilizado. Los muebles altos crean volumen de almacenaje sin invadir la circulación.
Esta optimización vertical libera el suelo y da una sensación de oficina más amplia y despejada.
En los espacios reducidos, una cabina Island Solo es una solución eficaz: solo ocupa 1 m² de suelo y ofrece un espacio de concentración totalmente aislado acústicamente, mientras que un tabique tradicional requiere obras.
Consejo 7: Elegir mobiliario multifunción y modular
El mobiliario multifunción reúne varios usos en un mismo mueble y optimiza el espacio y el presupuesto.
Priorizar los muebles 2 en 1
Un mueble de oficina con almacenaje integrado reúne varias funciones. El asiento baúl guarda el material poco utilizado. Una librería sirve de separación entre la zona de trabajo y el salón en un estudio.
Estas soluciones reducen el desorden y mantienen todas las funciones necesarias para tu trabajo diario.
Optar por soluciones acústicas modulares
En los espacios pequeños, elige soluciones modulares que se instalen sin obras. Las cabinas acústicas compactas como la Island Solo (1 m² de suelo) crean zonas de concentración eficaces sin restar flexibilidad a tu acondicionamiento.
Estas cabinas acústicas se adaptan bien a las limitaciones del teletrabajo y de los espacios reducidos. Su instalación rápida (unos 30 minutos) y su movilidad permiten reorganizar el espacio según tus necesidades. La reducción sonora de 31,1 dB garantiza un buen aislamiento para las llamadas y el trabajo concentrado.
La delimitación visual estructura el espacio, incluso cuando es reducido. Una iluminación específica señala la actividad profesional. Estos marcadores psicológicos mejoran la concentración en casa.
Un puesto informático funcional requiere unos 4 m² teniendo en cuenta el escritorio, la silla y una zona de circulación. Esta superficie de referencia sirve tanto para el acondicionamiento profesional como para el teletrabajo en casa.
Soluciones para ganar espacio según la superficie disponible:
Superficie
2-4 m²
4-6 m²
6-8 m²
Soluciones prioritarias
Escritorio de pared, almacenaje vertical
Escritorio de esquina, mobiliario 2 en 1
Zonas dedicadas, cabinas acústicas
Mobiliario recomendado
Mesa abatible, estanterías
Cajonera móvil, librería
Escritorio con ala, cabina Solo
Consejo 8: Controlar la iluminación natural y artificial
La iluminación influye directamente en el confort en el trabajo y en la productividad. Una combinación bien pensada de luz natural y artificial optimiza tu entorno visual.
Colocar los puestos de trabajo
Coloca los puestos de trabajo perpendiculares a las ventanas para aprovechar la luz natural sin deslumbramiento directo. Esta orientación evita los reflejos en las pantallas.
Los estores de lamas orientables permiten un control preciso de la luminosidad. Una pantalla de espaldas a la ventana genera reflejos, mientras que una pantalla frente a la ventana deslumbra al usuario.
Adaptar la temperatura de color
La temperatura de color de la iluminación artificial debe adaptarse a las actividades. Para el trabajo con pantalla, elige 4000K (blanco neutro). Las zonas de descanso pueden usar 3000K (blanco cálido) para un ambiente más relajado.
La ANSES recomienda una iluminancia de 500 lux en el plano de trabajo para las tareas de oficina. Completa la iluminación general con lámparas de escritorio orientables que permitan ajustar la intensidad según las necesidades.
Gestionar reflejos y contrastes
Los reflejos en las pantallas son una fuente importante de fatiga visual. Instala estores o láminas antirreflejo en las ventanas expuestas al sol.
Las superficies brillantes (mesas de vidrio, mobiliario lacado) amplifican los reflejos. Elige acabados mate o satinados para el mobiliario de oficina y los revestimientos de pared.
Evita los contrastes demasiado fuertes entre la pantalla y el entorno. Una iluminación ambiental suave reduce la fatiga visual durante el trabajo prolongado con ordenador.
Bon à savoir :
Las cabinas Work With Island integran de serie una iluminación LED de 3500K con detector de presencia, una luz neutra adecuada para el trabajo prolongado, sin cableado adicional.
Consejo 9: Integrar plantas y elementos naturales
La personalización mejora el bienestar y la motivación. Un entorno agradable estimula la creatividad y respeta la armonía colectiva de los espacios de trabajo.
Elegir las plantas de oficina adecuadas
Las plantas de oficina purifican el aire y reducen el estrés. Elige especies purificadoras poco exigentes: potus, sansevieria o ficus. Los trabajos de la Universidad de Exeter demuestran que la presencia de plantas en la oficina mejora la productividad y el bienestar de los empleados.
Estas plantas requieren poco mantenimiento y se adaptan a las condiciones de luz variables de las oficinas. Crean un entorno vivo y relajante.
Integrar materiales naturales
Los materiales naturales como la madera aportan calidez y autenticidad. Una vista al exterior, aunque sea parcial, conecta con la naturaleza. Estos elementos compensan el carácter artificial de los entornos tecnológicos.
Las texturas naturales (madera, piedra, textil) crean un ambiente más cálido y acogedor que un entorno puramente sintético.
Plantas adecuadas para oficinas con poca luz:
• Potus: resistente, crecimiento rápido
• Sansevieria: muy poco mantenimiento
• Zamioculcas: tolera el aire seco
• Filodendro: follaje decorativo
• Ficus elastica: purificación eficaz
• Espatifilo: floración regular
La presencia de plantas mejora la calidad del aire percibida y reduce la sensación de estrés en la oficina. En un open space alejado de las ventanas, elige especies tolerantes a la sombra como la sansevieria, el potus o la zamioculca: robustas, de poco mantenimiento y eficaces incluso con poca luz.
Consejo 10: Personalizar con una paleta de colores adecuada
Los colores influyen sutilmente en el estado de ánimo, la concentración y el rendimiento. Elegir una paleta adecuada mejora tu bienestar en el trabajo.
Elegir los colores según la actividad
El azul favorece la concentración y la reflexión. El verde reduce la fatiga ocular al trabajar con pantalla. Evita los contrastes demasiado marcados, que generan fatiga visual. La coherencia cromática calma el entorno.
Los colores cálidos estimulan la energía, pero pueden alterar. Los tonos neutros ofrecen una base tranquila que puedes personalizar con toques de color. Esta decoración de oficina influye sutilmente en el estado de ánimo y el rendimiento.
Añadir toques personales con moderación
Algunas fotos inspiradoras crean un vínculo emocional positivo. Los objetos personales, con moderación, humanizan el espacio de trabajo. Una iluminación ambiental completa la iluminación funcional para los momentos de descanso.
Respeta la identidad visual de la empresa y permite a la vez que cada persona haga suyo su espacio. Esta personalización equilibrada mejora el sentimiento de pertenencia y la motivación diaria.
“Son como salas extra. Las cabinas de Work With Island son burbujas insonorizadas que ofrecen confort y privacidad en medio de nuestras zonas comunes. Se integran muy bien en la decoración y añaden un toque de diseño. Todos las usan para una llamada, una videollamada o un momento de concentración.”
Julie Texier
Director de operaciones en Imagin'office
10 consejos esenciales para acondicionar un open space agradable
Work With Island te acompaña en tu proyecto de acondicionamiento
¿Quieres crear espacios de concentración y confidencialidad en tu oficina? Work With Island ofrece soluciones acústicas adaptadas a los retos actuales del acondicionamiento de oficinas.
Nuestras cabinas acústicas Island Solo, Island Desk, Island Duo e Island Quattro transforman tus open space creando burbujas de serenidad. Reducción sonora de hasta 31,1 dB, ventilación automática de 400 a 800 m³/h con renovación del aire cada 15 a 20 segundos, iluminación LED con detector de presencia: cada detalle está pensado para tu confort y tu productividad.
Fabricación europea con cadenas de suministro cortas y certificación B Corp para un impacto ambiental controlado. Nuestra experiencia se apoya en más de 15.000 cabinas instaladas en Europa en 4.000 empresas, entre ellas LVMH, Decathlon y SNCF. Instalación en menos de 1 hora, sin obras ni molestias, con 100 días de prueba con devolución del dinero para validar tu elección.
Nos cabines sont certifiées B Corp, labellisées Origine France Garantie et conformes à la norme ISO 23351-1.
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Controlar la acústica Cabinas acústicas, paneles absorbentes (coeficiente αw > 0,9), zonas de silencio identificadas: el ruido es la primera causa de pérdida de concentración.
Elegir una buena ubicación Puestos a menos de 7 metros de las ventanas, lejos de las zonas de paso y de las principales fuentes de ruido.
Optimizar la ergonomía de la silla Altura de asiento regulable, soporte lumbar, reposabrazos ajustables: la silla es la primera inversión ergonómica.
Colocar pantalla y teclado Pantalla a la altura de los ojos, a 50-70 cm de distancia. Teclado plano, muñecas en posición neutra.
Organizar el almacenaje por zona de uso Zona de trabajo activa, zona de referencia, zona de archivo: cada documento accesible según la frecuencia de uso.
Aprovechar la verticalidad Estanterías de pared, almacenaje en altura, módulos apilables: la verticalidad libera el suelo en los espacios pequeños.
Elegir mobiliario multifunción y modular Escritorios escamoteables, tabiques móviles, asientos convertibles: el mobiliario debe adaptarse a usos que cambian.
Controlar la iluminación Iluminación general a 300 lux, iluminación de tarea a 500-1000 lux según la precisión requerida. Temperatura de color de 4000K (blanco neutro).
Integrar plantas y materiales naturales Potus, sansevierias y ficus para los espacios con poca luz: la biofilia mejora el aire y reduce el estrés de forma medible.
Cuidar la paleta de colores Tonos sobrios para la concentración, toques de color para las zonas colaborativas: el color influye en el estado de ánimo y el rendimiento.
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Preguntas frecuentes sobre cómo acondicionar una oficina productiva
¿Cómo acondicionar una oficina en un espacio pequeño?
Aprovecha la verticalidad con estanterías de pared y elige mobiliario multifunción. Un escritorio de esquina optimiza el espacio disponible. Superficie mínima recomendada: 4 m² para un puesto informático según el Code du travail francés.
¿Cuál es la mejor orientación para una oficina?
La orientación norte o este es ideal para aprovechar la luz natural sin deslumbramiento. Coloca la pantalla perpendicular a la ventana para evitar los reflejos directos.
¿Cómo elegir una silla de oficina ergonómica?
Comprueba los ajustes: altura del asiento, reposabrazos regulables, soporte lumbar. La norma EN 1335 garantiza la conformidad ergonómica. Pruébala antes de comprarla para validar el confort.
¿Qué plantas poner en una oficina?
Elige plantas purificadoras poco exigentes: potus, sansevieria, ficus o filodendro. Mejoran la calidad del aire y reducen el estrés, según la Universidad de Exeter.
¿Cómo organizar tu oficina para ser más productivo?
Una oficina ordenada reduce el estrés cognitivo y favorece la concentración en el día a día.
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