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Salas de reuniones: elegir bien el espacio de trabajo adecuado
Entre open space ruidosos, salas tradicionales a veces infrautilizadas y nuevas necesidades ligadas al trabajo híbrido, dimensionar los espacios de reunión se ha convertido en un reto concreto para las empresas.
Esta guía detalla los criterios de elección, los tipos de espacios disponibles y las soluciones complementarias como las cabinas acústicas.
Desde 2018, Work With Island acompaña a más de 4.000 empresas en Europa en el acondicionamiento de sus espacios colaborativos.
El tipo de reunión, la duración y el número de participantes determinan el formato adecuado. Empieza por el uso, no por los m².
Combinar formatos
Cabinas acústicas para los formatos cortos y confidenciales, salas tradicionales para las grandes reuniones formales, espacios informales para la creatividad.
Acústica: mínimo 25 dB
Para garantizar la confidencialidad y evitar molestias, apunta a una reducción sonora de al menos 25 dB (clase B a A según ISO 23351-1).
Probar antes de invertir
Las cabinas acústicas se instalan en unos 30 minutos y se prueban durante 100 días antes de comprometerte.
Tipos de salas de reuniones y sus usos
El tipo de espacio adecuado depende de las necesidades y de la organización. Hoy las empresas diversifican sus espacios para responder a las distintas formas de colaboración.
Salas de reuniones tradicionales
Las salas de conferencias clásicas siguen siendo la referencia para las reuniones formales. Suelen acoger de 6 a 20 personas y cuentan con un equipamiento estándar: mesa central, sillas ergonómicas y pantalla de presentación. Estos espacios sirven para comités de dirección, presentaciones a clientes y formaciones.
Una sala de 15 m² puede acoger cómodamente a un equipo de 8 personas con una pantalla de 65 pulgadas. La disposición en U favorece los intercambios, mientras que la disposición en teatro maximiza la capacidad para las presentaciones.
Los lugares de reunión informales transforman la colaboración tradicional. Mobiliario modular, sofás cómodos y mesas bajas móviles crean un ambiente relajado que estimula la creatividad. Estos espacios favorecen el brainstorming espontáneo y los intercambios entre equipos.
Espacios de reunión informales
Los rincones lounge permiten reconfigurar rápidamente el espacio según las necesidades. Esta flexibilidad responde a las expectativas de las nuevas generaciones, que prefieren entornos menos rígidos.
Cabinas acústicas y phone box
Las cabinas acústicas ofrecen un nuevo enfoque de los espacios de reunión en la empresa. Estas soluciones compactas acogen de 1 a 4 personas y ofrecen un alto aislamiento acústico sin necesidad de obras. Su instalación rápida y su movilidad las convierten en herramientas adecuadas para las organizaciones ágiles.
Una cabina de 2 plazas como la Island Duo, con una reducción sonora de 28,7 dB (clase B ISO 23351-1), garantiza la confidencialidad de las conversaciones incluso en open space. Este rendimiento acústico permite atender llamadas de clientes o hacer entrevistas de RR. HH. sin perturbar el entorno de trabajo.
Comparativa de los tres formatos:
Tipo de espacio
Sala tradicional
Espacio informal
Cabina acústica
Capacidad
6-20 personas
4-8 personas
1-4 personas
Uso principal
Reuniones formales
Brainstorming
Confidencialidad
Ventajas
Equipamiento completo
Flexibilidad
Instalación rápida
Criterios para elegir tus salas de reuniones
Elegir espacios de reunión adecuados exige evaluar varios criterios. Estos elementos determinan la eficacia de las reuniones y el confort de los empleados en el día a día.
Capacidad y configuración
El cálculo de la capacidad de una sala de reuniones sigue una regla sencilla: prever unos 2,5 m² por persona para garantizar el confort (buena práctica del sector, incluidos la circulación y los equipos técnicos).
Las configuraciones varían según el objetivo de la reunión. La disposición en U favorece la participación activa con un máximo de 8 a 12 participantes. La configuración en teatro maximiza la capacidad para las presentaciones, mientras que las islas favorecen el trabajo en grupos pequeños.
Una sala modular puede pasar de 8 a 16 personas según la configuración elegida. Esta flexibilidad optimiza el uso de los espacios y se adapta a los distintos formatos de reunión.
Acústica y confidencialidad
El aislamiento acústico es un criterio determinante para la calidad de los intercambios. Se recomienda una reducción sonora de al menos 25 dB para garantizar la confidencialidad y evitar las molestias exteriores. La norma ISO 23351-1 define los métodos de medición de la reducción del habla para los espacios de trabajo y los recintos acústicos.
Los materiales absorbentes integrados en tabiques y techos mejoran la acústica interior. Esta optimización reduce la fatiga auditiva y mejora la comprensión en los intercambios, sobre todo en videoconferencia.
“Las cabinas han mejorado nuestro espacio de trabajo. Liberan nuestras salas grandes y permiten hacer llamadas improvisadas cuando hace falta.”
Estela Sánchez
People wellness manager y Onboarding specialist at Seedtag
Equipos tecnológicos
La conectividad actual requiere una infraestructura completa: wifi de calidad, varias tomas eléctricas y puertos USB integrados. Estos equipos básicos acompañan a los dispositivos personales y profesionales que se usan a diario.
Los equipos audiovisuales (pantallas de alta definición, sistemas de audio, soluciones de videoconferencia) facilitan las reuniones híbridas con participantes presenciales y a distancia. Ya es un estándar habitual en la organización del trabajo.
Reunión interna
Pantalla, wifi, tomas eléctricas
Presentación a clientes
Proyector, sistema de audio, iluminación regulable
Soluciones de acondicionamiento según tus limitaciones
Cada empresa se enfrenta a limitaciones que influyen en la elección de sus espacios de reunión. Adaptar la solución al contexto garantiza una inversión pertinente y duradera.
Espacios reducidos
Optimizar el espacio es estratégico en las oficinas urbanas, donde cada metro cuadrado cuenta. Las soluciones compactas y modulares aprovechan al máximo la superficie disponible sin restar funcionalidad a los espacios.
Las cabinas acústicas de 1 a 2 plazas son una alternativa compacta a las salas tradicionales. Una cabina de 1 plaza como la Island Solo o la Island Desk ocupa alrededor de 1 m² de suelo y garantiza el aislamiento necesario para las llamadas confidenciales y la concentración individual.
Open space ruidosos
Los entornos abiertos exigen un aislamiento acústico reforzado para crear zonas de calma. Las soluciones sin obras se integran en el acondicionamiento existente sin perturbar la actividad diaria.
Los comentarios de los clientes confirman que el ruido desgasta y cansa, y que las cabinas permiten aislarse por completo. Este problema afecta especialmente a los equipos comerciales y de atención al cliente, que hacen muchas llamadas al día.
¿Qué formato según tu tipo de reunión?
Tipo de reunión
Llamada de cliente o concentración
Entrevista de RR. HH., videollamada 1:1
Reunión de equipo reducido
Presentación formal
Brainstorming creativo
Duración habitual
15 a 30 min
30 a 60 min
45 a 60 min
1 a 2 h
1 a 3 h
Formato recomendado
Cabina Solo o Desk
Cabina Duo
Cabina Quattro
Sala tradicional
Espacio informal modular
5 criterios para dimensionar tus salas de reuniones
Capacidad y configuración Prever 2,5 m² por persona en una sala tradicional, de 1 a 4 personas en una cabina. Elegir la disposición según el objetivo (U, teatro, islas).
Acústica y confidencialidad Mínimo 25 dB de reducción sonora. Norma ISO 23351-1 para las cabinas, NF S31-080 para las oficinas.
Equipos tecnológicos Wifi, tomas, USB, pantalla, cámara HD y micrófonos omnidireccionales para la videoconferencia.
Flexibilidad y modularidad Mobiliario reconfigurable, cabinas desplazables, reserva digital para optimizar la ocupación.
Presupuesto global Sumar sala tradicional, cabinas complementarias y equipos tecnológicos desde el presupuesto inicial.
¿Quieres que te acompañemos en el acondicionamiento de tu oficina?
Desde hace 8 años, Work With Island ha acompañado a más de 4.000 empresas. Hablemos de tu proyecto.
El acondicionamiento de salas de reuniones debe respetar un marco normativo. Estas obligaciones garantizan la seguridad y la accesibilidad de los espacios de trabajo.
Seguridad contra incendios
En Francia, los materiales utilizados en los establecimientos que reciben público (ERP) deben tener una clasificación M1 o M0 para limitar la propagación del fuego. Esta normativa se aplica a los revestimientos de pared, los suelos y el mobiliario instalados en los espacios de reunión (Arrêté du 25 juin 1980 modificado).
Las salidas de emergencia deben permanecer despejadas en todo momento, con una iluminación de emergencia operativa en caso de corte eléctrico.
Calidad del aire
La ventilación debe asegurar una renovación de aire de 25 m³/h por persona como mínimo (Code du travail francés, artículo R4222-6 para los locales sin contaminación específica). Esta exigencia mantiene una calidad del aire suficiente y evita la acumulación de CO2, que perjudica la concentración.
Los sistemas de ventilación automática, como los que equipan las cabinas actuales, garantizan una renovación regular. Combinada con el uso de materiales sin COV, esta ventilación crea un entorno saludable.
Principales normas aplicables:
• Seguridad contra incendios: Arrêté du 25 juin 1980 modificado (ERP)
• Ventilación: Code du travail, artículo R4222-6
• Acústica de oficinas: NF S31-080
• Reducción del habla (cabinas): ISO 23351-1
Conviene saber:
Las cabinas acústicas no sustituyen a las salas tradicionales, las descongestionan. Las empresas que se equipan con cabinas Work With Island liberan sus salas grandes para las reuniones formales y reducen los conflictos de reserva para los formatos de 1 a 4 personas. La inversión en cabinas se suma a lo existente en lugar de reemplazarlo.
Tendencias e innovaciones en los espacios de reunión
La evolución de los espacios de reunión refleja las transformaciones del mundo laboral. Estas innovaciones responden a las expectativas de los empleados y a las limitaciones organizativas actuales.
Trabajo híbrido y flexibilidad
El trabajo híbrido redefine el uso de los espacios de reunión. Las soluciones modulares permiten una reconfiguración rápida según las necesidades diarias, mientras que los sistemas de reserva en tiempo real optimizan la ocupación de las salas.
Combinar teletrabajo y presencialidad exige equipos de videoconferencia de calidad en cada espacio. Esta evolución tecnológica facilita la participación de los empleados a distancia y mantiene la cohesión de los equipos.
Bienestar y biofilia
Una luz natural bien aprovechada mejora el confort visual y reduce la fatiga en las reuniones largas. Integrar plantas y materiales naturales crea un ambiente relajante que favorece la creatividad y los intercambios constructivos.
La ergonomía del mobiliario y de los equipos previene las tensiones posturales. La iluminación adaptativa mantiene unas condiciones visuales cómodas durante toda la jornada.
Desarrollo sostenible
La fabricación europea con cadenas de suministro cortas y el uso de materiales reciclados responden a las preocupaciones ambientales. Certificaciones como B Corp aportan garantías verificables de compromiso responsable.
Work With Island obtuvo la certificación B Corp en 2025 y fabrica sus cabinas acústicas en Europa con cadenas de suministro cortas.
¿Por qué elegir las cabinas acústicas Work With Island?
Work With Island ofrece una gama de cabinas acústicas: Island Solo e Island Desk para la concentración individual, Island Duo para las conversaciones a dos, Island Quattro para las reuniones de hasta 4 personas. Estas soluciones complementan las salas de reuniones tradicionales para los usos que requieren confidencialidad, flexibilidad y rapidez de implantación.
Algunas funciones clave:
• Reducción sonora: Island Solo 30,2 dB, Island Desk 31,1 dB, Island Duo 28,7 dB, Island Quattro 29,8 dB
• Instalación en unos 30 minutos sin obras
• Ventilación automática (renovación del aire cada 15 a 20 segundos según el modelo)
• Conectividad completa (tomas de 220 V, puertos USB-A y USB-C)
Nuestra certificación B Corp 2025 y nuestra fabricación europea con cadenas de suministro cortas reflejan un compromiso responsable que responde a las exigencias de RSC.
Más de 4.000 clientes confían en nuestra experiencia desde 2018. Empresas como LVMH, L'Oréal y SNCF utilizan nuestras cabinas para optimizar sus espacios y reducir los conflictos de reserva de salas.
¿Buscas una solución de reunión con buen rendimiento acústico? Contacta con Work With Island para descubrir nuestras cabinas y aprovechar una prueba de 100 días.
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Preguntas frecuentes sobre las salas de reuniones
¿Cómo elegir una sala de reuniones?
Evalúa las necesidades: número de usuarios, frecuencia y tipo de reuniones. Ten en cuenta la acústica (se recomienda una reducción de al menos 25 dB), el equipamiento tecnológico y la accesibilidad. Las cabinas acústicas ofrecen una solución compacta para los formatos de 1 a 4 personas. Para las salas tradicionales, prevé unos 2,5 m² por persona.
¿Qué equipos son útiles en una sala de reuniones?
Lo básico: pantalla o proyector, wifi estable, tomas eléctricas, iluminación regulable y ventilación conforme. Para la videoconferencia: cámara HD, micrófonos omnidireccionales y altavoces. Las cabinas actuales integran estos equipos de serie.
¿Cuál es el precio medio del alquiler de una sala de reuniones?
Las tarifas de alquiler van de 25 €/h para una sala básica a más de 150 €/h para un espacio premium en el centro de la ciudad. En compra, una cabina acústica cuesta entre 3.990 € sin IVA (Island Solo) y 9.990 € sin IVA (Island Quattro). El programa Work With Me Again también ofrece cabinas reacondicionadas a precio reducido.
¿Cuánto tiempo lleva instalar una cabina acústica?
La instalación completa lleva unos 30 minutos, sin obras. Las cabinas Work With Island se entregan en kit premontado con instrucciones. Sin modificar el edificio: basta con una conexión eléctrica estándar. Su diseño desmontable permite mudarlas o reconfigurarlas.
¿Puedo probar una cabina antes de comprarla?
Sí. Work With Island ofrece una prueba de 100 días con devolución del dinero para todas las cabinas. Este periodo permite evaluar la adopción por parte de los equipos y el impacto en la productividad en condiciones reales.
¿Una cabina acústica sustituye a una sala de reuniones?
Para las reuniones de 2 a 4 personas, sí. El aislamiento acústico (Duo 28,7 dB y Quattro 29,8 dB, clase B ISO 23351-1) garantiza la confidencialidad, y el equipamiento integrado asegura el confort. Muchas empresas como LVMH, L'Oréal y SNCF utilizan las cabinas como complemento de sus salas tradicionales para optimizar sus espacios y reducir los conflictos de reserva.
Nuestros clientes eligen nuestras cabinas por su rendimiento, su diseño y su durabilidad.
15.000+
cabinas acústicas entregadas en toda Europa
4.000+
clientes que han adoptado nuestros productos en sus oficinas
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cabinas devueltas tras la prueba de 100 días desde nuestros inicios
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